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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
... ... @@ -11,32 +11,10 @@
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
15 += Associer des biens à l'évènement =
15 15  
16 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
17 +Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
17 17  
18 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
19 -
20 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
21 -
22 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
23 -
24 -== Cas d'usage ==
25 -
26 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
27 -
28 -(((
29 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
30 -
31 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
32 -
33 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
36 -)))
37 -
38 -= Comment lier des biens à l'évènement ? =
39 -
40 40  == Depuis une recherche ==
41 41  
42 42  1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
... ... @@ -107,64 +107,65 @@
107 107  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 109  
110 -= Comment ajouter des biens empruntés ? =
89 +== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
111 111  
112 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
113 113  
114 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
93 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
115 115  
116 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
117 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
118 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
119 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
95 +Ces notices permettent :
120 120  
121 -== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ==
97 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
122 122  
123 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
101 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
124 124  
125 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
126 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
127 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
103 +* typés //Prêts pour exposition//,
104 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 +* et le prêteur mentionné dans la notice.
128 128  
129 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
107 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
130 130  
131 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -== Comment saisir des biens empruntés ? ==
134 134  
135 -=== Création directe depuis un évènement ===
112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
138 138  
139 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
140 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
141 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
142 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
115 += Comprendre les notices biens dans l'évènement =
143 143  
144 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
145 145  
119 +* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 +* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
146 146  
147 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
148 148  
124 +Elle contient notamment :
149 149  
150 -=== Création depuis la table Biens ===
126 +* le lien vers la notice principale du bien,
127 +* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 +* des informations logistiques ou scénographiques,
129 +* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
151 151  
152 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
153 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
154 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
155 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
131 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
156 156  
157 -* soit depuis la **notice de bien**,
158 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
133 +En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
159 159  
160 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +== Cas d'usage ==
161 161  
137 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
162 162  
163 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +(((
140 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
164 164  
142 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
165 165  
166 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
167 167  
146 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
147 +)))
168 168  
169 169  = Gérer les biens liés à l'évènement =
170 170  
... ... @@ -172,34 +172,55 @@
172 172  
173 173  [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
155 +== Basculer en mode liste de résultats ==
175 175  
176 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
177 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
178 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
179 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
180 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
157 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
181 181  
159 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
162 +
163 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
164 +
165 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +== Modifier le tri ==
168 +
182 182  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
183 -)))
184 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
185 -Ouvre la notice du bien.
186 186  
171 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
172 +
173 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
176 +
187 187  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
188 -)))
189 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
178 +
179 +Bascule sur la notice du bien lié.
180 +
181 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +
183 +== Refuser un bien ==
184 +
185 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
186 +
190 190  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
191 191  
192 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
193 -)))
194 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
195 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
196 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
197 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
198 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
199 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
189 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
191 +== Réintégrer un bien refusé ==
202 202  
193 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
194 +
195 +
196 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
197 +
198 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
199 +
200 +(% class="box infomessage" %)
201 +(((
202 +**Supprimer ou refuser ?**
203 +
203 203  Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
204 204  
205 205  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
... ... @@ -207,7 +207,7 @@
207 207  (% style="text-align: center;" %)
208 208  **Refuser un bien**
209 209  
210 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
211 +[[image:1756195997656-173.png]]
211 211  )))|(% style="width:264px" %)(((
212 212  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
213 213  
... ... @@ -217,53 +217,39 @@
217 217  (% style="text-align: center;" %)
218 218  **Supprimer un bien **
219 219  
220 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
221 +[[image:1756195931471-890.png]]
221 221  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
222 222  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
223 223  
224 224  
225 225  )))
227 +)))
226 226  
229 +[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
231 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
228 228  
229 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
233 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
230 230  
231 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
235 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 -Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
237 +== Editer les suites à donner ==
234 234  
235 -Chaque ligne affiche au minimum :
239 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
236 236  
237 -* **le lieu,**
238 -* **le titre,**
239 -* **les dates,**
240 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
241 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
243 243  
245 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
244 244  
245 -= Retrouver tous les biens liés aux évènements =
247 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
249 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
248 248  
249 -Pour y accéder :
251 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
250 250  
251 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
252 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
253 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
254 -
255 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 -
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
262 -
263 -
264 -
265 -
266 -
253 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 267  )))
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280 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
281 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
282 282  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
283 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
268 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
269 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
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286 286  
287 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
273 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
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