Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés à l'évènement

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -1,5 +1,6 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
++(% class="table-striped" %)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -11,32 +11,10 @@
  )))
  (((
--= A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
++= Associer des biens à l'évènement =
--Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
++Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
--Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
--
--Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
--
--En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
--
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
--
--(((
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
--
-->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
--
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
--
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
--)))
--
--= Comment lier des biens à l'évènement ? =
--
  == Depuis une recherche ==
 . **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
@@ -100,69 +100,72 @@
  == Depuis une notice de bien ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
++
  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Comment ajouter des biens empruntés ? =
++== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
--Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
--Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
++Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
--* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
--* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
--* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
--* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
++Ces notices permettent :
--== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ==
++* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
++* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
++* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
--Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
++Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
--* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
--* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
--* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
++* typés //Prêts pour exposition//,
++* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
++* et le prêteur mentionné dans la notice.
--Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
++Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
--[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Comment saisir des biens empruntés ? ==
--=== Création directe depuis un évènement ===
++[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
--1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
--1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
--1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
--1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
++= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
--[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
++* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
++* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
--[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
++Elle contient notamment :
--=== Création depuis la table Biens ===
++* le lien vers la notice principale du bien,
++* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
++* des informations logistiques ou scénographiques,
++* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
--1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
--1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
--1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
--1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
++Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
--* soit depuis la **notice de bien**,
--* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
++En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
--[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Cas d'usage ==
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
--[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
++)))
  = Gérer les biens liés à l'évènement =
@@ -171,18 +171,36 @@
  [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Basculer en mode liste de résultats ==
++
++Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
++
++== Exporter un évènement au format GAM3 ==
++
++Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
++
++== Modifier le tri ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
++
++**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
++
++== Ouvrir la notice du bien lié ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
++
  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
++|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)
++|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
--Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
++
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
++
  )))
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
  Ouvre la notice du bien.
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
++
  )))
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
@@ -275,10 +275,15 @@
  (((
  **Aller plus loin**
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
++* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++
++
++
++* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)

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