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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,69 +3,241 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 +
8 +On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
9 +
10 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
11 11  
16 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
12 12  
13 -= Comment créer un évènement ? =
18 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
14 14  
15 -== Depuis la table des évènements ==
20 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
16 16  
17 -Cliquez sur l'icône de **création**
22 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
18 18  
19 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 +== Cas d'usage ==
20 20  
21 -== Depuis le tableau de bord ==
26 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
22 22  
23 -Cliquez sur l'icône de **création**
28 +(((
29 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
24 24  
25 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
26 26  
27 -== Depuis une notice de bien ==
33 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
28 28  
29 -Cliquez sur l'icône de **création**
35 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
36 +)))
30 30  
31 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 += Associer des biens à l'évènement =
32 32  
33 -= Choisir une grille de saisie =
40 +Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
34 34  
35 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
42 +== Depuis une recherche ==
36 36  
37 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
44 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
45 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
46 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
47 +1. (((
48 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
38 38  
50 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
51 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
52 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
53 +)))
54 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
39 39  
40 -(% class="box infomessage" %)
56 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +
58 +
59 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +
61 +
62 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +
64 +
65 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +
67 +
68 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +
71 +== Depuis un panier ==
72 +
73 +(% class="box warningmessage" %)
41 41  (((
42 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
75 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
43 43  )))
44 44  
45 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
78 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
79 +1. **Sélectionnez le panier** :
80 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
81 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
82 +1. (((
83 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
46 46  
47 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
48 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
49 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
50 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
85 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
86 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
87 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
88 +)))
89 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
51 51  
52 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
91 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -= Renseigner et enregistrer la notice =
55 55  
56 -= Lier des biens à l'évènement =
94 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
59 59  
97 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
100 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
102 +
103 +== Depuis une notice de bien ==
104 +
105 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
106 +
107 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
108 +
109 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
111 +
112 +== Biens empruntés pour exposition ==
113 +
114 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
115 +
116 +Ces notices permettent :
117 +
118 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
119 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
120 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
121 +
122 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
123 +
124 +* typés //Prêts pour exposition//,
125 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
126 +* et le prêteur mentionné dans la notice.
127 +
128 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
129 +
130 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 +
132 +
133 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +
135 +
136 += Gérer les biens liés à l'évènement =
137 +
138 +Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
139 +
140 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
144 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
145 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
146 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
147 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
148 +
149 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
150 +)))
151 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
152 +Ouvre la notice du bien.
153 +
154 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
155 +)))
156 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
157 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
158 +
159 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
160 +)))
161 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
162 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
163 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
164 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
165 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
166 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
167 +
168 +== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
169 +
170 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
171 +
172 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
173 +|(((
174 +(% style="text-align: center;" %)
175 +**Refuser un bien**
176 +
177 +[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
178 +)))|(% style="width:264px" %)(((
179 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
180 +
181 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
182 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
183 +|(((
184 +(% style="text-align: center;" %)
185 +**Supprimer un bien **
186 +
187 +[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
188 +)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
189 +Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
190 +
63 63  
64 64  )))
193 +
194 +
195 +
196 += Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
197 +
198 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
199 +
200 +Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
201 +
202 +Chaque ligne affiche au minimum :
203 +
204 +* **le lieu,**
205 +* **le titre,**
206 +* **les dates,**
207 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
208 +
209 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 +
211 +
212 += Retrouver tous les biens liés aux évènements =
213 +
214 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
215 +
216 +Pour y accéder :
217 +
218 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
219 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
220 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
221 +
222 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +
224 +
225 +
226 +
227 +
228 +
229 +
230 +
231 +
232 +
233 +
234 +)))
65 65  )))|(% style="width:300px" %)(((
66 66  (% class="box" %)
67 67  (((
68 68  **Sommaire**
239 +
240 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
69 69  )))
70 70  
71 71  (% class="box" %)
... ... @@ -72,46 +72,58 @@
72 72  (((
73 73  **Aller plus loin**
74 74  
75 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
76 -* Planifier et suivre les mouvements associés
77 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
247 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
248 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
249 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
250 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
251 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
252 +
253 +
254 +
255 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
78 78  )))
79 79  
80 80  (% class="box" %)
81 81  (((
82 82  **Icônes principales **
83 -)))
84 84  
85 -(((
86 -
87 -)))
88 -)))
262 +* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
89 89  
90 90  
91 91  
266 +* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
92 92  
93 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
94 94  
95 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
96 96  
97 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
270 +* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
98 98  
99 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
100 100  
101 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
102 102  
274 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
275 +
276 +* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
277 +
278 +* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
279 +
280 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
281 +
282 +* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
283 +
284 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
285 +
286 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
287 +
288 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
103 103  
104 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
290 +
291 +)))
105 105  
106 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
293 +(((
294 +
295 +)))
296 +)))
107 107  
108 -[[image:1748002396864-933.png]]
109 109  
110 110  
111 111  
112 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
113 -
114 -[[image:1748002474366-246.png]]
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117 117  
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