Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un cycle de vie structuré, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
Ce cycle articule le suivi administratif et la traçabilité physique des biens, depuis la préparation jusqu’à la clôture.
| Étape | Action principale | Objectif |
|---|
| 1. Créer l’évènement | Définir le type, les dates, les responsables et les informations administratives. | Poser le cadre de l’opération. |
| 2. Rattacher les biens | Sélectionner les œuvres ou objets concernés. | Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement. |
| 3. Planifier les mouvements | Créer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, lieux, transport, assurance). | Organiser les déplacements des biens. |
| 4. Rattacher les biens aux mouvements | Associer chaque bien au mouvement correspondant. | Suivre individuellement chaque objet et préciser ses conditions de transport. |
| 5. Exécuter les mouvements | Valider les déplacements pour mettre à jour automatiquement la localisation et l’historique des biens. | Marquer les mouvements comme réalisés. |
| 6. Suivre et clôturer l’évènement | Contrôler l’état des biens (parti, revenu, en transit) et clôturer l’opération. | Finaliser le suivi et archiver l’évènement. |
Sélectionner les œuvres ou objets impliqués dans l’opération.
La notice Bien dans l’évènement est générée automatiquement pour :
- garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
- enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
Planifier les mouvements
Créer ou générer une ou plusieurs notices de mouvement (sortie, entrée, transfert).
Renseigner les données logistiques : transporteur, assurance, dates, lieux de départ et d’arrivée.
Associer et gérer les biens dans les mouvements
Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants.
La notice Bien dans le mouvement permet de :
- suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
- consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).
Exécuter et suivre les mouvements
Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation et de contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).
Suivre un évènement
Contrôler l’avancement global de l’opération avec la mise à jour de l’état de l’évènement (en cours, terminé).
