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Version 2.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/03 17:23
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Joséphine Ducruet 2.1 1 |(% style="width:840px" %)(((
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4 Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
5 Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
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9 = Cycle de gestion d'un événement =
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11 L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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13 //Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
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17 = Création de l’événement =
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19 C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
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23 **Bonnes pratiques :**
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25 * Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
26 * Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
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29 = Rattachement des œuvres =
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31 Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
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33 Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
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35 * De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
36 * D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
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38 = Planification des mouvements =
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40 On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
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42 = Rattachement des œuvres aux mouvements =
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44 Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
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46 * De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
47 * D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
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49 = Suivi des mouvements =
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51 Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
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53 * **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
54 * **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
55 * **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
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57 Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
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59 = Suivi de l’événement =
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61 Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
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63 * **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
64 * **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
65 * **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
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67 Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
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71 **Sommaire**
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