Cycle de gestion d'un événement

L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.

Schéma du cycle de gestion d'un évènement

Création de l’événement

C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.

Rattachement des œuvres

Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.

Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :

• De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
• D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).

Planification des mouvements

On crée ensuite une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.

Rattachement des œuvres aux mouvements

Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :

• De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
• D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).

Suivi des mouvements

Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :

• Planifié : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
• En cours : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
• Effectué : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.

Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).

Suivi de l’événement

Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :

• En préparation : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
• En cours : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
• Terminé : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.

Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.