Modifications pour le document Gérer les étapes essentielles d’un évènement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Gérer les étapes essentielles d’un évènement
	1	+Étapes essentielles de gestion d’un évènement

Auteur du document

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1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.JDT

Contenu

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1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2	2	(% class="box" %)
3	3	(((
4		-Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un **cycle de vie structuré**, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
5		-Ce cycle articule le suivi **administratif** et la **traçabilité physique des biens**, depuis la préparation jusqu’à la clôture.
	4	+Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
	5	+Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
6	6	)))
7	7
8		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Étape|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action principale|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Objectif
9		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**1. Créer l’évènement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Définir le type, les dates, les responsables et les informations administratives.|(% style="border-color:#cbcbea" %)Poser le cadre de l’opération.
10		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**2. Rattacher les biens**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Sélectionner les œuvres ou objets concernés et enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
11		-Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement.
	8	+(((
	9	+= Cycle de gestion d'un événement =
	10	+
	11	+L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	12	+
	13	+//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
	14	+
	15	+
	16	+
	17	+= Création de l’événement =
	18	+
	19	+C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
	20	+
	21	+(% class="box successmessage" %)
	22	+(((
	23	+**Bonnes pratiques :**
	24	+
	25	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	26	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
12	12	)))
13		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**3. Planifier les mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Créer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, lieux, transport, assurance).|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser les déplacements des biens.
14		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**4. Rattacher les biens aux mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Associer chaque bien au mouvement correspondant.|(% style="border-color:#cbcbea" %)Suivre individuellement chaque objet et préciser ses conditions de transport.
15		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**5. Exécuter les mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Valider les déplacements pour mettre à jour automatiquement la localisation et l’historique des biens.|(% style="border-color:#cbcbea" %)Marquer les mouvements comme réalisés.
16		-|(% style="border-color:#cbcbea" %)**6. Suivre et clôturer l’évènement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Contrôler l’état des biens (parti, revenu, en transit) et clôturer l’opération.|(% style="border-color:#cbcbea" %)Finaliser le suivi et archiver l’évènement.
17	17
	29	+= Rattachement des œuvres =
18	18
	31	+Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
19	19
20		-= Planifier les mouvements =
	33	+Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
21	21
22		-Créer ou générer une ou plusieurs notices de mouvement (sortie, entrée, transfert).
23		-Renseigner les données logistiques : transporteur, assurance, dates, lieux de départ et d’arrivée.
	35	+* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
	36	+* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
24	24
25		-= Associer et gérer les biens dans les mouvements =
	38	+= Planification des mouvements =
26	26
27		-Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants.
	40	+On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
28	28
29		-La notice //Bien dans le mouvement// permet de :
	42	+= Rattachement des œuvres aux mouvements =
30	30
31		-* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
32		-* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).
	44	+Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
33	33
34		-= Exécuter et suivre les mouvements =
	46	+* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
	47	+* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
35	35
36		-Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation et de contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).
	49	+= Suivi des mouvements =
37	37
38		-= Suivre un évènement =
	51	+Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
39	39
40		-Contrôler l’avancement global de l’opération avec la mise à jour de l’état de l’évènement (en cours, terminé).
	53	+* **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
	54	+* **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
	55	+* **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
41	41
	57	+Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
42	42
43		-(((
44		-[[image:1757418005766-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+= Suivi de l’événement =
	60	+
	61	+Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
	62	+
	63	+* **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
	64	+* **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
	65	+* **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
	66	+
	67	+Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
45	45	)))
46	46	)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
47	47	(((
48	48	**Sommaire**
49		-
50		-* [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]]
51		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement>>doc:.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome]]
52		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
53		-* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements>>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome]]
54		-* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome]]
55		-* [[Suivre et valider un événement>>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
	72	+
56	56	)))
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Auteur

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1		-XWiki.admin

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