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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Gérer les étapes essentielles d’un évènement
	1	+Étapes essentielles de gestion d’un évènement

Auteur du document

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1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.JDT

Contenu

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1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2	2	(% class="box" %)
3	3	(((
4		-Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un **cycle de vie structuré**, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
5		-Ce cycle articule le suivi **administratif** et la **traçabilité physique des biens**, depuis la préparation jusqu’à la clôture.
	4	+Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
	5	+Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
6	6	)))
7	7
8		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Étape|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action principale|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Objectif
9		-|**1. Créer l’évènement**|Définir le type, les dates, les responsables et les informations administratives.|Poser le cadre de l’opération.
10		-|**2. Rattacher les biens**|Sélectionner les œuvres ou objets concernés.|(((
11		-Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement.
	8	+(((
	9	+= Cycle de gestion d'un événement =
12	12
13		-Enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
	11	+L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	12	+
	13	+//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
	14	+
	15	+
	16	+
	17	+= Création de l’événement =
	18	+
	19	+C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
	20	+
	21	+(% class="box successmessage" %)
	22	+(((
	23	+**Bonnes pratiques :**
	24	+
	25	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	26	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
14	14	)))
15		-|**3. Planifier les mouvements**|Créer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, lieux, transport, assurance).|Organiser les déplacements des biens.
16		-|**4. Rattacher les biens aux mouvements**|Associer chaque bien au mouvement correspondant.|Suivre individuellement chaque objet et préciser ses conditions de transport.
17		-|**5. Exécuter les mouvements**|Valider les déplacements pour mettre à jour automatiquement la localisation et l’historique des biens.|Marquer les mouvements comme réalisés.
18		-|**6. Suivre et clôturer l’évènement**|Contrôler l’état des biens (parti, revenu, en transit) et clôturer l’opération.|Finaliser le suivi et archiver l’évènement.
19	19
20		- Sélectionner les œuvres ou objets impliqués dans l’opération.
	29	+= Rattachement des œuvres =
21	21
22		-La notice //Bien dans l’évènement// est générée automatiquement pour :
	31	+Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
23	23
24		-* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
25		-* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
	33	+Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
26	26
27		-= Planifier les mouvements =
	35	+* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
	36	+* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
28	28
29		-Créer ou générer une ou plusieurs notices de mouvement (sortie, entrée, transfert).
30		-Renseigner les données logistiques : transporteur, assurance, dates, lieux de départ et d’arrivée.
	38	+= Planification des mouvements =
31	31
32		-= Associer et gérer les biens dans les mouvements =
	40	+On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
33	33
34		-Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants.
	42	+= Rattachement des œuvres aux mouvements =
35	35
36		-La notice //Bien dans le mouvement// permet de :
	44	+Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
37	37
38		-* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
39		-* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).
	46	+* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
	47	+* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
40	40
41		-= Exécuter et suivre les mouvements =
	49	+= Suivi des mouvements =
42	42
43		-Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation et de contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).
	51	+Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
44	44
45		-= Suivre un évènement =
	53	+* **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
	54	+* **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
	55	+* **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
46	46
47		-Contrôler l’avancement global de l’opération avec la mise à jour de l’état de l’évènement (en cours, terminé).
	57	+Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
48	48
	59	+= Suivi de l’événement =
49	49
50		-(((
51		-[[image:1757418005766-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
	62	+
	63	+* **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
	64	+* **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
	65	+* **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
	66	+
	67	+Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
52	52	)))
53	53	)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
54	54	(((
55	55	**Sommaire**
56		-
57		-* [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]]
58		-* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement>>doc:.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome]]
59		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
60		-* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements>>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome]]
61		-* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome]]
62		-* [[Suivre et valider un événement>>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
	72	+
63	63	)))
64	64
65	65

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1		-XWiki.admin

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