Modifications pour le document Gérer les étapes essentielles d’un évènement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Étapes essentielles de gestion d’un évènement
	1	+Gérer les étapes essentielles d’un évènement

Auteur du document

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1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.admin

Contenu

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1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2	2	(% class="box" %)
3	3	(((
4		-Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
5		-Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
	4	+Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un **cycle de vie structuré**, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
	5	+Ce cycle articule le suivi **administratif** et la **traçabilité physique des biens**, depuis la préparation jusqu’à la clôture.
6	6	)))
7	7
8		-(((
9		-= Cycle de gestion d'un événement =
	8	+|=Étape|=Action principale|=Objectif
	9	+|**1. Créer l’évènement**|Définir le type, les dates, les responsables et les informations administratives.|Poser le cadre de l’opération.
	10	+|**2. Rattacher les biens**|Sélectionner les œuvres ou objets concernés.|(((
	11	+Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement.
10	10
11		-L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
12		-
13		-//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
14		-
15		-
16		-
17		-= Création de l’événement =
18		-
19		-C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
20		-
21		-(% class="box successmessage" %)
22		-(((
23		-**Bonnes pratiques :**
24		-
25		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
26		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	13	+Enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
27	27	)))
	15	+|**3. Planifier les mouvements**|Créer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, lieux, transport, assurance).|Organiser les déplacements des biens.
	16	+|**4. Rattacher les biens aux mouvements**|Associer chaque bien au mouvement correspondant.|Suivre individuellement chaque objet et préciser ses conditions de transport.
	17	+|**5. Exécuter les mouvements**|Valider les déplacements pour mettre à jour automatiquement la localisation et l’historique des biens.|Marquer les mouvements comme réalisés.
	18	+|**6. Suivre et clôturer l’évènement**|Contrôler l’état des biens (parti, revenu, en transit) et clôturer l’opération.|Finaliser le suivi et archiver l’évènement.
28	28
29		-= Rattachement des œuvres =
	20	+ Sélectionner les œuvres ou objets impliqués dans l’opération.
30	30
31		-Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
	22	+La notice //Bien dans l’évènement// est générée automatiquement pour :
32	32
33		-Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
	24	+* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
	25	+* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
34	34
35		-* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
36		-* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
	27	+= Planifier les mouvements =
37	37
38		-= Planification des mouvements =
	29	+Créer ou générer une ou plusieurs notices de mouvement (sortie, entrée, transfert).
	30	+Renseigner les données logistiques : transporteur, assurance, dates, lieux de départ et d’arrivée.
39	39
40		-On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
	32	+= Associer et gérer les biens dans les mouvements =
41	41
42		-= Rattachement des œuvres aux mouvements =
	34	+Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants.
43	43
44		-Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
	36	+La notice //Bien dans le mouvement// permet de :
45	45
46		-* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
47		-* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
	38	+* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
	39	+* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).
48	48
49		-= Suivi des mouvements =
	41	+= Exécuter et suivre les mouvements =
50	50
51		-Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
	43	+Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation et de contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).
52	52
53		-* **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
54		-* **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
55		-* **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
	45	+= Suivre un évènement =
56	56
57		-Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
	47	+Contrôler l’avancement global de l’opération avec la mise à jour de l’état de l’évènement (en cours, terminé).
58	58
59		-= Suivi de l’événement =
60	60
61		-Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
62		-
63		-* **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
64		-* **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
65		-* **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
66		-
67		-Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
	50	+(((
	51	+[[image:1757418005766-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68	68	)))
69	69	)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
70	70	(((
71	71	**Sommaire**
72		-
	56	+
	57	+* [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]]
	58	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement>>doc:.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome]]
	59	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
	60	+* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements>>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome]]
	61	+* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome]]
	62	+* [[Suivre et valider un événement>>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
73	73	)))
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Auteur

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	1	+XWiki.admin

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