Modifications pour le document Gérer les étapes essentielles d’un évènement

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

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1		-Étapes essentielles de gestion d’un évènement
	1	+Gérer les étapes essentielles d’un évènement

Auteur du document

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1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.admin

Contenu

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1	1	|(% style="width:840px" %)(((
2	2	(% class="box" %)
3	3	(((
4		-Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
5		-Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
6		-)))
	4	+La gestion d’un évènement dans Flora suit un cycle de vie commun, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, mission de marquage, chantier, etc.). Ce cycle s’appuie sur une logique en plusieurs étapes qui assurent à la fois le suivi administratif et la traçabilité physique des biens
7	7
8		-(((
9		-= Cycle de gestion d'un événement =
	6	+De manière générale, la gestion d’un évènement suit les étapes suivantes :
10	10
11		-L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
12		-
13		-//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
14		-
15		-
16		-
17		-= Création de l’événement =
18		-
19		-C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
20		-
21		-(% class="box successmessage" %)
22		-(((
23		-**Bonnes pratiques :**
24		-
25		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
26		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	8	+1. **Créer l’évènement**
	9	+Définir le type d’évènement, ses dates, ses responsables et ses informations administratives principales.
	10	+1. **Rattacher les biens concernés**
	11	+Sélectionner les biens impliqués dans l’opération (prêt, dépôt, exposition, etc.).
	12	+1. **Planifier les mouvements**
	13	+Créer les mouvements de sortie et/ou d’entrée correspondant aux déplacements des biens, avec leurs localisations précises.
	14	+1. **Rattacher les biens aux mouvements**
	15	+Associer chaque bien au bon mouvement.
	16	+1. **Exécuter les mouvements**
	17	+Valider les opérations de régie pour que les informations de localisation et d’historique soient mises à jour.
	18	+1. **Suivre et clôturer l’évènement**
	19	+Vérifier l’avancement et clôturer l’évènement une fois terminé.
27	27	)))
28	28
29		-= Rattachement des œuvres =
	22	+= Comment gérer les évènements dans Flora ? =
30	30
31		-Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
	24	+La gestion suit un **cycle structuré**, garantissant cohérence et traçabilité :
32	32
33		-Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
	26	+1. **Créer l’évènement**
34	34
35		-* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
36		-* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
	28	+* Saisir les informations générales (exposition, commission, prêt, etc.).
37	37
38		-= Planification des mouvements =
	30	+1. **Rattacher les œuvres à l’évènement**
39	39
40		-On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
	32	+* Sélectionner les biens concernés.
41	41
42		-= Rattachement des œuvres aux mouvements =
	34	+* Générer automatiquement une notice //Bien dans l’évènement// pour :
	35	+* garantir la traçabilité des objets dans ce contexte,
	36	+* enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, modalités de montage…).
43	43
44		-Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
	38	+1. **Planifier les mouvements**
45	45
46		-* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
47		-* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
	40	+* Créer une ou plusieurs notices de mouvement à partir de l’évènement.
	41	+* Renseigner les informations logistiques (transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée).
48	48
49		-= Suivi des mouvements =
	43	+1. **Rattacher les œuvres aux mouvements**
50	50
51		-Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
	45	+* Associer chaque bien à un ou plusieurs mouvements.
52	52
53		-* **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
54		-* **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
55		-* **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
	47	+* Générer automatiquement une notice //Bien dans le mouvement// permettant de :
	48	+* suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
	49	+* consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination…).
56	56
57		-Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
	51	+1. **Suivre les mouvements et l’évènement**
58	58
59		-= Suivi de l’événement =
	53	+* Exécuter les mouvements pour marquer les déplacements comme réalisés.
	54	+* Suivre l’état de chaque bien (parti, revenu, en transit…).
	55	+* (((
	56	+Mettre à jour l’état de l’évènement (en cours, terminé).
	57	+)))
60	60
61		-Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
62	62
63		-* **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
64		-* **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
65		-* **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
66	66
67		-Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
	61	+(((
	62	+[[image:1757418005766-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68	68	)))
69	69	)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
70	70	(((
71	71	**Sommaire**
72		-
	67	+
	68	+* [[Saisir un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]]
	69	+* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement>>doc:.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome]]
	70	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
	71	+* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements>>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome]]
	72	+* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome]]
	73	+* [[Suivre et valider un événement>>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
73	73	)))
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	1	+XWiki.admin

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