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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les étapes essentielles d’un évènement
1 +Étapes essentielles de gestion d’un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,51 +1,75 @@
1 1  |(% style="width:840px" %)(((
2 2  (% class="box" %)
3 3  (((
4 -Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un **cycle de vie structuré**, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
5 -Ce cycle articule le suivi **administratif** et la **traçabilité physique des biens**, depuis la préparation jusqu’à la clôture.
4 +Lorsqu’une opération logistique nécessite la création d’un évènement, sa gestion dans Flora suit un **cycle structuré**.
5 +Celui-ci assure la **cohérence entre l'évènement, les biens rattachés et la planification des mouvements**.
6 6  )))
7 7  
8 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Étape|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Action principale|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)Objectif
9 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**1. Créer l’évènement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Définir le type, les dates, les responsables et les informations administratives.|(% style="border-color:#cbcbea" %)Poser le cadre de l’opération.
10 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**2. Associer et gérer les biens à l'évènement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
11 -Sélectionner les œuvres ou objets concernés
8 +(((
9 += Cycle de gestion d'un événement =
12 12  
13 -Enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).
14 -)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
15 -Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement.
16 -)))
17 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**3. Planifier les mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Créer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, eux de départ et d’arrivée, transport, assurance).|(% style="border-color:#cbcbea" %)Organiser les déplacements des biens.
18 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**4. Associer et gérer les biens dans les mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
19 -Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants
11 +L’illustration ci-dessous présente ce cheminement, depuis la création de l’évènement jusqu’au suivi des biens en mouvement.[[image:1756124115975-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
20 20  
21 -Consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).
22 -)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
23 -Suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,
24 -)))
25 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**5**. **Exécuter et suivre les mouvements**|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
26 -Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation
13 +//Schéma du cycle de gestion d'un évènement//
27 27  
28 -Contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).
29 -)))|(% style="border-color:#cbcbea" %)Marquer les mouvements comme réalisés.
30 -|(% style="border-color:#cbcbea" %)**6. Suivre et clôturer l’évènement**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Finaliser le suivi et archiver l’évènement.|(% style="border-color:#cbcbea" %)(((
31 -Contrôler l’avancement global de l’opération
32 -)))
15 +
33 33  
17 += Création de l’événement =
34 34  
19 +C’est l’étape initiale où l’on saisit les informations générales sur l’exposition.
35 35  
21 +(% class="box successmessage" %)
36 36  (((
37 -[[image:1757418005766-636.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +**Bonnes pratiques :**
24 +
25 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
26 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
38 38  )))
28 +
29 += Rattachement des œuvres =
30 +
31 +Une fois l’événement créé, on rattache les œuvres sélectionnées.
32 +
33 +Cette opération génère automatiquement une notice « Bien dans l’événement », qui permet :
34 +
35 +* De garantir la traçabilité de l’objet dans le contexte de l’évènement,
36 +* D’enrichir sa notice avec des données spécifiques à l’événement (dimensions de présentation, modalités de montage, etc.).
37 +
38 += Planification des mouvements =
39 +
40 +On crée ensuite **une ou plusieurs notices de mouvement **à partir de l’événement, pour planifier les déplacements nécessaires (transport aller-entrée, itinérance…). Chaque notice contient des informations logistiques : transporteurs, assurances, dates, lieux de départ et d’arrivée.
41 +
42 += Rattachement des œuvres aux mouvements =
43 +
44 +Les œuvres de l’exposition sont alors associées à un ou plusieurs mouvements. Cela génère une notice « Bien dans le mouvement », qui permet :
45 +
46 +* De suivre individuellement chaque objet au cours de son déplacement,
47 +* D’enregistrer les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, etc.).
48 +
49 += Suivi des mouvements =
50 +
51 +Une fois créés, les mouvements passent par plusieurs statuts :
52 +
53 +* **Planifié** : le mouvement est enregistré mais pas encore exécuté.
54 +* **En cours** : le mouvement a été validé comme parti, les biens sont signalés comme en déplacement.
55 +* **Effectué** : le mouvement est exécuté, les biens ont atteint leur destination.
56 +
57 +Le statut du mouvement met automatiquement à jour les notices de biens (localisation temporaire, historique des déplacements).
58 +
59 += Suivi de l’événement =
60 +
61 +Le statut de l’événement évolue lui aussi au fil du cycle :
62 +
63 +* **En préparation** : l’événement est en cours de saisie, sans mouvement exécuté.
64 +* **En cours** : dès qu’un premier mouvement de sortie est exécuté, l’événement est considéré comme actif.
65 +* **Terminé** : lorsque tous les mouvements associés ont été clôturés et que les biens sont revenus à leur emplacement de référence.
66 +
67 +Le suivi des événements permet ainsi de savoir à tout moment si l’opération est encore en préparation, en cours de déroulement, ou bien achevée.
68 +)))
39 39  )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
40 40  (((
41 41  **Sommaire**
42 -
43 -* [[Créer un évènement>>doc:.C'est quoi un évènement.WebHome]]
44 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement>>doc:.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome]]
45 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
46 -* [[Associer et gérer les biens dans les mouvements>>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome]]
47 -* [[Exécuter et suivre un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome]]
48 -* [[Suivre et clôturer un événement>>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome]]
72 +
49 49  )))
50 50  
51 51  
1757418005766-636.png
Auteur
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1 -XWiki.admin
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