A quoi servent les matériels scénographiques et les colis ?

Dans Flora, matériels scénographiques et colis sont deux types d’éléments logistiques aux usages distincts. Le tableau ci-dessous présente leurs principales caractéristiques pour mieux comprendre leur rôle et leur mode d’utilisation.

Exemples d'usages des matériels scénographiques :
Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

Exemples d'usages des colis :Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​Suivre l’historique des mouvements logistiques​Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

Gérer les matériels scénographiques

Matériels pérennes

Créer et associer un matériel pérenne à un bien

1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
2. Créer un nouveau matériel : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
3. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
4. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
5. Le matériel est automatiquement associé au bien.

Associer de façon pérenne un matériel existant à un bien

1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
2. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
   • type,
   • numéro d’inventaire,
   • Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
3. Sélectionner le matériel : cliquez sur l'élément à associer.
4. Valider l’association.
5. Le matériel est automatiquement associé au bien.

Compléter une notice de matériel

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du matériel. 
2. Dans la notice du matériel, cliquez sur Modifier : 

• Renseignez les champs souhaités. 
• Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

3. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.

Matériels temporaires

Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
3. Créer un nouveau matériel temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
4. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
5. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
6. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
3. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
   • type,
   • numéro d’inventaire,
   • Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
4. Sélectionner le matériel temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
5. Valider l’association
6. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Où retrouver les matériels ?

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer
2. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
3. Pour accéder à la liste des matériels : Cliquez sur Matériels pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

Gérer les colis

Colis pérennes

Créer et associer un colis pérenne à un bien

1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
2. Créer un nouveau colis : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
3. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
4. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
5. Le colis est automatiquement associé au bien.

Associer de façon pérenne un colis existant à un bien

1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
2. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
   • numéro de colis,
   • ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
3. Sélectionner le colis : cliquez sur l'élément à associer.
4. Valider l’association. 
5. Le colis est automatiquement associé au bien.

Compléter une notice de colis

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du colis. 
2. Dans la notice du colis, cliquez sur Modifier : 

• Sélectionnez la grille de saisie appropriée.
• Renseignez les champs souhaités. 
• Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

3. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.

Colis temporaires

Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
3. Créer un nouveau colis temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
4. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
5. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
6. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Associer temporairement un colis existant depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
3. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
   • numéro de colis,
   • ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
4. Sélectionner le colis temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
5. Valider l’association.
6. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Où retrouver les colis ?

Pour accéder à l’ensemble des colis :

1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer.
2. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
3. Pour accéder à la liste des colis : Cliquez sur Colis pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.