L'aide en ligne : un appui à la saisie dans Flora

L’aide en ligne accompagne les utilisateurs dans la compréhension et l’utilisation des champs présents dans les différentes tables de Flora.
Elle contribue à garantir une saisie homogène, cohérente et conforme aux pratiques définies par votre institution. Elle complète les documents de référence internes et les procédures métiers du musée.
Son objectif est de traduire concrètement ces règles directement dans l’interface de Flora, au plus près des champs utilisés par les équipes au quotidien.

Concrètement, l’aide en ligne permet de :

• Expliquer le contenu attendu dans un champ.
• Formaliser les règles de saisie propres à l’institution (abréviations autorisées, vocabulaire contrôlé, conventions d’écriture, etc.).
• Donner accès à des ressources externes de référence (textes réglementaires, chartes internes, normes, guides méthodologiques).
• Harmoniser les pratiques et éviter les erreurs d’interprétation, notamment dans les équipes élargies ou en cas de renouvellement des agents.

Par défaut, l’aide en ligne est redirigée vers l’aide disponible sur le wiki officiel. Cette documentation est actuellement en cours de rédaction et d’enrichissement par l’équipe de Flora Software.

Elle constitue une base commune de référence pour l’ensemble des utilisateurs.

Toutefois, chaque institution a la possibilité d’adapter cette aide à ses propres pratiques.

Personnaliser l'aide en ligne

Lorsqu’un musée crée une aide en ligne personnalisée pour un champ :

• le contenu standard issu du wiki est automatiquement masqué
• seul le contenu rédigé localement est affiché

Si cette personnalisation est supprimée, l’aide du wiki réapparaît automatiquement.

Cette personnalisation est strictement locale : elle s’applique uniquement à la base de données de l’institution qui l’a créée.
Elle ne modifie pas le contenu du wiki et n’a aucun impact sur les autres institutions.

Identifier le nom interne du champ ou du bloc

Pour retrouver le fichier d’aide correspondant, vous devez d’abord identifier le nom interne du champ ou du bloc de champs.

Pour cela : 

1. Faites un clic droit sur le libellé du champ
2. Choisir Afficher informations
3. Copiez le nom interne du champ (ligne name)

Accéder à l'éditeur d'aide en ligne

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Administration, menu Paramétrage, Aide en ligne
2. Dépliez la rubrique Aide à la saisie
3. Choisir la source et la table
4. Utilisez le raccourci clavier Ctrl + F pour ouvrir la barre de recherche
5. Collez le nom interne que vous avez récupéré
6. Cliquez sur l’élément trouvé pour ouvrir l’éditeur

Rédiger l'aide en ligne

L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte (type Word) et vous permet d’appliquer différents outils :

L’exemple ci-dessous illustre le champ Numéro d’inventaire avec une aide en ligne enrichie :

un tableau décrivant les différentes règles d’attribution,

Cet exemple montre comment exploiter les fonctionnalités de l’éditeur (mise en forme, insertion de tableaux, ajout de liens et de couleurs) pour rendre l’aide plus claire et adaptée aux besoins de l’institution.

Contrôler le rendu dans Flora

Une fois votre aide personnalisée sauvegardée, il est essentiel de vérifier son affichage dans les grilles de saisie. Cette étape vous permet de contrôler que le contenu rédigé apparaît bien en contexte et qu’il remplace correctement, le cas échéant, l’aide du wiki.

Faites un clic droit sur le libellé du champ ou du bloc > Afficher aide. 

L’ouverture de l’aide, qu’il s’agisse d’un fichier html local ou d’une page du wiki, se fait toujours dans une fenêtre pop-up.

Rétablir l’aide par défaut du wiki

Si vous ne souhaitez plus conserver une aide en ligne personnalisée et préférez retrouver l’aide générique fournie par le wiki, procédez comme suit :

1. Repérez le nom interne du champ ou du bloc à partir de la grille de saisie. 
2. Accédez à l’éditeur d’aides en ligne : Administration > Paramétrage > Aide en ligne.
3. Dépliez la rubrique « Aide à la saisie » pour afficher la liste des champs.
4. Choisissez la source (ex. Musées, Bibliothèque, Archives).
5. Sélectionnez la table dans laquelle se trouve le champ ou le bloc.
6. Recherchez le champ ou le bloc avec le raccourci clavier Ctrl + F, puis cliquez sur son nom.
7. Ouvrez l’éditeur HTML associé au champ ou au bloc.
8. Cliquez sur Delete pour supprimer l’aide personnalisée.

Résultat : l’aide en ligne personnalisée disparaît et l’aide générique du wiki réapparaît automatiquement pour ce champ ou ce bloc.