Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ?

Des modèles de publication standards sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux pratiques, usages ou exigences de chaque institution.

C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent adapter ou créer des modèles personnalisés, afin de répondre à ces besoins spécifiques.

Ils peuvent notamment :

• choisir les champs exportés,
• définir la mise en page (logos, styles, structuration),
• créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).

Cette personnalisation permet d’obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes et les contraintes de chaque institution.

Créer et mettre en forme un nouveau modèle

Créer un nouveau modèle sur Flora

1. Dans Administration > Impressions > Modèles de publication, cliquez sur Nouveau modèle.

2. Donnez un nom au modèle :

   • Jusqu’à 255 caractères pour la version 4.5.60
   • Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
   • Remplacez les espaces par un underscore.
3. Sélectionnez la source de données ainsi que la table concernée par le modèle (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur Suivant..
4. Sélectionnez le modèle de données adapté, celui ci conditionne :
   • le nombre de champs disponibles
   • la présence ou non de regroupements de champs
   • la configuration des formats d’images
5. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.

mus_bien_complete ou mus_bien_complete2 ?

Les modèles mus_bien_complete et mus_bien_complete2 reposent sur les mêmes données, mais proposent des logiques d’organisation et de restitution différentes.
Leur choix influe principalement sur la structure des champs, le niveau de détail accessible et la liberté de mise en page dans les modèles de publication.

mus_bien_complete à privilégier si vous recherchez :

• une saisie exhaustive et structurée
• des regroupements de champs organisés par blocs
• une plus grande sélection de champs disponibles
• un cadre de mise en page plus contraint mais homogène

mus_bien_complete2 à privilégier si vous recherchez :

• une mise en page plus libre
• un placement souple des données
• une structure allégée, avec moins de champs disponibles
• des champs parfois concaténés pour simplifier l’affichage

Intégrer les données dans le nouveau modèle

Télécharger le modèle pour modification

1. Ouvrez le modèle de publication.

2. Téléchargez le fichier .odt depuis Flora :

   • en cliquant sur le bouton de téléchargement,
   • ou en double-cliquant sur l’aperçu disponible à droite de l’écran

   Erreur fréquente – Origine du fichier LibreOffice

   Lors de la création ou de la modification d’un modèle de publication, n’ouvrez jamais un document LibreOffice vierge pour travailler dessus.

   Le modèle doit toujours être téléchargé depuis Flora, puis ouvert et modifié à partir de ce fichier.
   Cela garantit la présence des champs, variables et structures attendues par Flora lors de la génération des documents.

   Un modèle créé directement dans LibreOffice ne pourra pas être exploité correctement dans Flora.

Intégrer les champs

Une fois le fichier du modèle téléchargé et ouvert dans LibreOffice, utilisez l’onglet Regroupements et champs de Flora pour construire votre document.

Depuis cet onglet, faites glisser les champs souhaités et déposez-les dans le document LibreOffice, à l’emplacement voulu.

Selon le modèle de données sélectionné, vous pouvez :

• travailler avec des regroupements de champs, pour une structure organisée par blocs ;
• ou travailler sans regroupements, en plaçant les champs de manière plus libre dans le document.

Avec regroupement de champs

1. Glissez d’abord le regroupement de champs : Depuis l’onglet Regroupements et champs, faites glisser le regroupement (cadre vert) dans le document LibreOffice.
   Ce regroupement sert de conteneur pour les champs associés.
2. Ajoutez ensuite les champs du regroupement : Une fois le regroupement en place, glissez-déposez les champs qu’il contient à l’intérieur de ce cadre, à l’emplacement souhaité.

Sans regroupement de champs

Glissez-déposez les champs dans le document : Faites glisser chaque champ directement depuis l’onglet vers le document LibreOffice, à l’emplacement souhaité.

En l’absence de regroupement, la cohérence de la mise en page repose entièrement sur le positionnement des champs dans le document.

Intégrer les images

L’intégration des images dans un modèle suit un principe proche des champs, mais avec des réglages spécifiques.

1. Dans l’onglet Regroupement de champs, sélectionnez le bloc image en fonction du rendu souhaité :

   • Images consultation ou doc : utilise les images de consultation, ou à défaut les photos documentaires.
   • Première image : n’affiche que la première image de consultation.
   • Toutes les images : affiche toutes les images liées (consultation + documentaires).
2. Glissez-déposez ce regroupement dans le document LibreOffice.

3. Dans l'onglet Images du modèle, sélectionnez le format d’image souhaité :

   • Original : taille native (souvent très lourde).
   • Medium (~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
   • Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.

4. Configurez le rendu :

   • Indiquez le mode : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
   • Saisissez la taille en pixels si besoin.
   • Sauvegardez les réglages si besoin.
5. Copiez-collez le format d’image dans LibreOffice (le glisser-déposer ne fonctionne pas pour ce bloc).

Mettre en page le modèle

Choisir l'orientation du modèle

Lors de la conception d’un modèle de publication, vous pouvez définir l’orientation du document directement dans LibreOffice.

L’orientation choisie (portrait ou paysage) sera appliquée lors de la génération du document depuis Flora.

1. Ouvrez le modèle téléchargé dans LibreOffice
2. Accédez au menu Format puis Style de page

3. Dans l’onglet Page, sélectionnez l’orientation souhaitée :

   • Portrait : format vertical
   • Paysage : format horizontal
4. L’orientation définie sera alors respectée lors du réimport dans Flora.

Personnaliser le contenu

En complément des champs issus de Flora, vous pouvez enrichir votre modèle dans LibreOffice avec des éléments de mise en page et de contenu fixes.

Il est notamment possible d’ajouter :

• du texte libre (titre, sous-titre, mentions complémentaires, encadrés explicatifs, etc.) ;
• des images fixes, comme un logo institutionnel ;
• des en-têtes et pieds de page (nom de l’institution, pagination, date d’édition, mentions légales, etc.) ;
• des éléments de structuration (lignes, tableaux, séparateurs, styles de titres).

Ces éléments sont intégrés directement dans le modèle et seront automatiquement présents dans chaque document généré depuis Flora.

Mettre en forme les données

Les champs insérés depuis Flora ne sont pas figés : vous pouvez appliquer une mise en forme directement dans LibreOffice afin d’adapter l’apparence des données dans le document généré.

Il est possible de modifier :

• la taille du texte
• le gras, l’italique ou le soulignement
• la couleur
• l’alignement ou les espacements

Pour cela :

1. Sélectionnez le champ inséré dans le document (glissé-déposé depuis l’onglet Regroupements et champs).
2. Appliquez la mise en forme souhaitée via la barre d’outils ou les styles de LibreOffice.
3. Enregistrez le modèle.

La mise en forme définie sera reprise automatiquement lors de la génération du document dans Flora.

Présenter les données sous forme de tableau

Pour améliorer la lisibilité et obtenir un rendu structuré, il est possible d’organiser les champs issus de Flora dans un tableau.

1. Insérez d’abord le regroupement de champs dans le document (si le modèle en comporte).
2. À l’intérieur de ce regroupement, créez un tableau LibreOffice (menu Tableau → Insérer un tableau).
3. Glissez-déposez ensuite les champs dans les cellules du tableau.
4. Ajustez la largeur des colonnes et l’alignement si nécessaire.

Éviter l’affichage des champs vides

Il est possible d’éviter l’affichage de lignes inutiles dans le document généré lorsque certaines données ne sont pas renseignées dans Flora.

Cette fonctionnalité permet :

• d’éviter les espaces vides ;
• d’obtenir un document plus propre et lisible ;
• de ne faire apparaître que les informations réellement présentes.

Masquer une ligne simple

Pour masquer une ligne isolée, il suffit d’encadrer la ligne complète avec des accolades.

Si la donnée n’est pas présente dans la notice exportée, la ligne entière ne sera pas affichée dans le document final.

Masquer des lignes dans un tableau (tableau dynamique)

Dans le cas d’un tableau contenant des données, il est nécessaire de le rendre dynamique :

1. Faites un clic droit dans le tableau.
2. Sélectionnez Propriétés du tableau.
3. Dans le champ Nom, modifiez le nom du tableau en l’encadrant avec des crochets
4. Validez

Mettre une image et du texte côte à côte

Il est possible d’afficher une image et un bloc de texte sur la même ligne en utilisant un tableau.

1. Insérez le regroupement de champs (si nécessaire).
2. Créez un tableau à deux colonnes (Tableau → Insérer un tableau).
3. Dans la cellule de gauche, glissez-déposez les champs souhaités.
4. Dans la cellule de droite, glissez-déposez le regroupement du type d'image souhaité
5. Copier-coller le type d'image dans son regroupement

Aligner les images

Lorsque plusieurs images sont liées à une notice, elles s’affichent par défaut les unes en dessous des autres.

Pour les afficher côte à côte et correctement alignées, il est nécessaire d’utiliser un séparateur.

1. Dans Flora, repérez l'image souhaitée
2. Faites un clic droit sur le nom de l'image.
3. Cliquez sur Copier.
4. Collez le nom dans un fichier texte temporaire.
5. Ajoutez la syntaxe : [$…]{}
6. Copiez cette ligne
7. Collez la ligne dans le modèle LibreOffice, à l’endroit souhaité.
8. Cliquez sur Copier l’image depuis Flora.
9. Collez l’image entre les accolades {}
10. Supprimez l’espace ajouté avant la dernière accolade

Réintégrer le modèle dans Flora

Une fois vos modifications réalisées dans LibreOffice, vous devez réintégrer le modèle dans Flora pour pouvoir l'utiliser.

Pour cela :

1. Enregistrez et fermez votre fichier LibreOffice (.odt)
2. Dans l’éditeur de modèles Flora, cliquez sur Modifier le fichier modèle et sélectionnez le fichier
3. L'aperçu se met à jour pour visualiser le modèle

Gérer les accès au modèle

Les modèles de publication peuvent être configurés afin de contrôler les utilisateurs autorisés à les utiliser.

Cette gestion permet :

• de limiter l’accès à certains modèles sensibles (documents réglementaires, arrêtés, décisions, etc.)
• d’adapter les modèles aux différents profils (gestionnaires, régisseurs, administrateurs, etc.)

Lorsqu’un nouveau modèle est créé, il est en accès privé par défaut.

Cela signifie que seul l’utilisateur qui a créé le modèle peut le voir et l’utiliser.

Pour rendre le modèle accessible aux autres utilisateurs :

1. Ouvrez le modèle dans l’administration
2. Accédez à l’onglet Gestion des accès
3. Décochez la case “Accès privé”
4. Définissez les rôles autorisés
5. Enregistrez.

Si cette case n’est pas décochée, le modèle restera invisible pour les autres utilisateurs.

Modifier un modèle

Modifier un modèle personnalisé

Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.

1. Dans l’éditeur de modèles, ouvrez le modèle personnalisé souhaité.
2. Téléchargez le fichier .odt en local.
3. Ouvrez-le dans LibreOffice Writer et effectuez vos modifications.
4. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via Modifier le fichier modèle.

Dupliquer un modèle standard

1. Dans l’éditeur, ouvrez le modèle standard à dupliquer.
2. Téléchargez le fichier .odt en local.

3. Créez un nouveau modèle spécifique (S_) en reprenant :

   1. la même table que le modèle standard,
   2. le même modèle de données.
4. Ouvrez le fichier téléchargé dans LibreOffice, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
5. Réimportez le fichier modifié dans le nouveau modèle (et non dans le standard).
6. Rendez le modèle accessible en définissant les droits d’accès.

Supprimer un modèle

La suppression ne concerne que les modèles personnalisés devenus obsolètes ou créés par erreur.
Cette opération est définitive et doit être réalisée avec précaution.

1. Dans l’espace Administration > Impressions > Modèles de publication, repérez le modèle à supprimer.
2. Sélectionnez-le dans la liste.
3. Cliquez sur l’icône Supprimer et confirmez l’opération.