Les autorités Personnes dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections. Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une notice dédiée dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
À quoi servent les autorités Personnes dans Flora ?
Les autorités Personnes permettent de documenter de manière centralisée et normalisée toutes les entités nommées relevant du type « personne » :
personnes physiques réelles (artistes, restaurateurs, collectionneurs…),
personnes morales (institutions, musées, galeries…),
Administratif : régisseur, documentaliste, conservateur…
Économique ou commercial : entreprise fabricante, marque déposée…
Représenté(e) : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
Évoqué(e) ou mentionné(e) dans un document, une notice ou un objet.
Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit acteur, cité ou représenté —, une autorité Personne est nécessaire pour garantir la traçabilité documentaire.
Exemples d’usage : Un bien représentant Zeus : lié à “Zeus (personnage mythologique)”. Une estampe figurant Don Quichotte : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”. Un objet donné par Madame X : lié à "Madame X (donatrice). Une exposition organisée avec un musée : liée à “Musée Carnavalet (institution)”. Un constat d'état réalisé par le conservateur du musée : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
Comment créer une autorité Personne ?
Bonnes pratiques
Indiquer précisément le type de personne,
Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
Ajouter des liens vers des sources fiables (permalien),
Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
Depuis la table Personnes
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table personne
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice personne depuis le tableau de bord
À la volée depuis une notice principale
Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien
Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale
Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille (nom, prénom, type, etc.)
Champ obligatoire : Nom usuel Il peut être généré automatiquement à partir du nom/prénom en cliquant sur l'engrenage à droite du champ.
Enregistrer la notice
Une fois enregistrée, la notice devient disponible dans tous les formulaires liés.
Grille de saisie d'une notice Personne
Générer un nom usuel
Version 4.7.1 et ultérieures
La grille de saisie a été entièrement repensée, avec le déplacement de champs, l’introduction de nouveaux champs et de regroupements, pour enrichir la documentation des autorités personnes.
Nouvelle grille de saisie d'une notice Personne
Cas particuliers à connaitre
Documenter les formes rejetées
Version 4.7.1 et ultérieures
Lier un emplacement de prêt ou dépôt
Pour toute personne morale impliquée dans un prêt, dépôt ou emprunt (musée, ambassade...) :
Renseigner le champ Emplacement de prêt ou dépôt
Permet une liaison automatique lors d’un mouvement si la personne est désignée comme organisme du lieu de destination.
Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt
version 4.7.1 et ultérieures
Le champ Emplacement de prêt-dépôt est désormais intégré au regroupement de champs Adresse.
Exemple de saisie du champ dans le regroupement de champ Adresse
Documenter le cursus de formation d'une personne
Version 4.7.1 et ultérieures
Le regroupement de champ Formation – Thème étudié permet de :
retracer le parcours de formation d’un artiste, d’un chercheur ou d’un professionnel (écoles ou académies fréquentées, professeurs, diplômes obtenus),
documenter les concours et distinctions qui jalonnent une carrière (prix officiels, concours thématiques, concours d'architecture, etc.),
conserver la trace des domaines d’étude privilégiés (périodes historiques, styles, aires géographiques, techniques, corpus d’artistes ou de biens étudiés).
Ces informations enrichissent le profil intellectuel et professionnel des autorités Personnes et apportent un contexte précieux à l’interprétation des collections et à la recherche scientifique.
Exemple de formation
Exemple de concours
Exemple de thème étudié
Gérer les relations entre personnes
Dans la grille, un bloc spécifique permet d’ajouter des relations :
Type de relation (fondateur, partenaire, filiale, successeur...)
Identité de l’autre personne (via une autorité Personne)
Dates de la relation si connues.
Ce bloc est répétable, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
Pensez à renseigner manuellement le lien inverse dans la fiche correspondante., afin d'assurer la réciprocité de l'information.
Blocs relations entre personnes (dupliqués)
Version 4.7.1 et ultérieures
Le bloc de champs Relations est désormais intégré au regroupement de champs portant le même nom.
Légende
Bon à savoir
Le bloc Relations entre personnes est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une marque commerciale et l'entreprise qui la détient.
Exemple : La marque La Vache qui rit est liée à la société Fromagerie Bel
Notice personne de La Vache qui rit
Gérer les changements de nom d’une personne morale
Dans le cadre d'une évolution de la raison sociale, il est essentiel de conserver l’historique des dénominations successives, sans écraser les anciennes données, afin de garantir une traçabilité complète et de respecter une logique archivistique
En cas de renommage d'une entité morale
Dupliquer la notice dans la table Personnes pour créer une autorité correspondant au nouveau nom de l’entité.
Conserver la notice d’origine, pour les événements, les mouvements et les documents passés.
Ajouter une relation entre entre les deux notices (avec dates d’activité respectives)
Pour les lieux, garder le même emplacement physique dans l'autorité Emplacement et changer simplement le libellé
Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
: Créer
: Créer une personne