A quoi servent les autorités Emplacements ?

Documenter de manière centralisée et normalisée tous les lieux physiques internes ou externes dans lesquels les objets d’une collection peuvent être conservés, exposés ou déplacés au sein de l’institution.

Il s’agit d’emplacements matériels et localisables au sein d’un musée, d’un centre de conservation ou d’un bâtiment, qui permettent de gérer la localisation, les mouvements et la traçabilité des biens.

Les autorités Emplacements couvrent toute forme de localisation interne, du plus vaste au plus précis :

• Bâtiments (principal, annexe, entrepôt…)
• Étages, niveaux (rez-de-chaussée, niveau -1…)
• Salles d’exposition (Galerie Est, Salle 2…)
• Réserves (Réserve peinture, Photothèque …)
• Mobilier de rangement (Armoire 14, Rayonnage A, Tiroir 5…)
• Dispositifs d’exposition (vitrine, socle, cimaise…)

Les autorités Emplacements concernent tout lieu interne ou externe au musée, ayant un lien logistique ou conservatoire ou opérationnel avec les objets ou documents des collections, que ce lien soit :

• Conservatoire : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
• Muséographique : lieu d’exposition temporaire ou permanente (salle, vitrine, socle…)
• Opérationnel : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
• Transitoire : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
• Externe : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

Exemples d’usage :
Une peinture actuellement exposée dans la Salle 1 : liée à « Salle 1 »
Une statuette entreposée dans la Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3 : liée à cet emplacement complet
Un objet en traitement dans l’Atelier de restauration : lié à « Atelier de restauration »
Une œuvre en attente de retour, placée dans une Salle de quarantaine : liée à « Salle de quarantaine »

Une œuvre prêtée pour exposition au Musée d’Art Moderne de Lyon :  liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

Les Emplacements dans Flora ont la particularité d’être gérés comme un thésaurus hiérarchique. Cela permet de :

• De représenter l’organisation spatiale précise du musée (ex. : Bâtiment A > Niveau -1 > Réserve 3 > Rayonnage B > Étagère 2)
• De faciliter les relocalisations groupées
• D’assurer la traçabilité complète des objets sur toute leur durée de présence dans la collection
• D’exploiter les statistiques de présence, de rotation ou d’occupation des biens dans les espaces
• Rechercher tous les objets présents à un emplacement

Comment créer un nouvel Emplacement ?

Ajouter un nouveau terme

1. Ouvrir le module Autorités puis accéder à la table Emplacements.
2. Ouvrir la vue en arborescence (thésaurus hiérarchique).
3. Se positionner sur le niveau hiérarchique souhaité (réserves, salle etc.).

4.  Cliquer sur « Ajouter un terme » dans le panneau d’arborescence.

5. Saisir le nom de l’emplacement dans le champ prévu.
6. Valider, l’emplacement est alors ajouté à la hiérarchie, mais pas encore documenté.

Documenter la notice

1. Cliquer sur le crayon de la notice

2. Renseigner les champs disponibles

3. Enregistrer la notice une fois complète.

Cas particuliers à connaitre

La gestion du libellé préférentiel

Dans Flora, chaque emplacement peut être défini par deux types de libellé distincts :

• Le nom du terme dans le thésaurus Emplacements utilisé pour organiser l’arborescence et assurer la hiérarchie logique des lieux
• Le libellé préférentiel affiché dans les interfaces de saisie et les notices liées (Biens, Mouvements, Événements, etc.)

À quoi sert ce libellé préférentiel ?

Il permet de dissocier le code ou nom structurant du thésaurus d’un nom usuel plus lisible pour les utilisateurs.

Pourquoi utiliser cette dissociation ?

• Conserver une structuration claire et codée dans le thésaurus
• Faciliter la lecture pour les utilisateurs au quotidien
• Permettre des évolutions de vocabulaire usuel sans toucher à la structure technique

Comment procéder ?

• Lors de la création ou modification d’un emplacement, renseigner le champ Libellé préférentiel

• Choisir un libellé :

  • Plus clair ou plus complet que le code du terme
  • Aligné avec les usages internes ou les habitudes des équipes
• Ne pas modifier le nom du terme thésaurus en cas de changement de nom courant : modifier uniquement le libellé préférentiel

Gestion des anciens emplacements (réaménagements, renommages, suppressions)

Dans le cadre d’un réaménagement des locaux, d’un déménagement, ou simplement d’un changement de nom, certains anciens emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement. Pour autant, ils doivent impérativement être conservés dans Flora pour assurer la traçabilité des biens.

Que faire dans ces cas ?

• Ne jamais supprimer un ancien emplacement
  Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement. Supprimer l’emplacement casserait cette traçabilité.
• Créer une branche dédiée dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.

• Conserver le nom original utilisé à l’époque
  Si un nouveau lieu porte le même nom après réorganisation, éviter toute confusion en le plaçant dans une autre branche et en utilisant un nom distinct.
• Utiliser le champ "Voir aussi" du thésaurus pour lier deux emplacements ayant changé de nom
  Cela permet d’indiquer qu’un emplacement a été remplacé ou renommé, sans rompre la continuité historique.

Pourquoi c’est important ?

• Pour conserver un référentiel complet et cohérent des lieux dans lesquels les objets ont transité
• Pour faciliter les recherches rétroactives
• Pour garantir la lisibilité de l’historique même si l’aménagement des lieux a évolué

Gestions des emplacements extérieurs et des statuts particuliers (disparu, volé...)

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils ne sont plus physiquement dans les murs du musée ou qu’ils ont un statut exceptionnel. Ces situations doivent être gérées de manière rigoureuse, via des emplacements spécifiques organisés dans une branche dédiée.

Que recouvrent ces cas ?

• Emplacements extérieurs au musée

  • Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
  • Dépôt long ou court terme
  • En traitement chez un restaurateur ou un photographe
  • Transport ou transit chez un prestataire

• Statuts particuliers ou incertains

  • Objet volé
  • Objet non localisé
  • Objet disparu
  • Objet en mouvement

La mise en œuvre recommandée est de créer une branche spécifique dans le thésaurus Emplacements, intitulée par exemple Régie.

Cette structure permet de :

• Regrouper tous les lieux hors-site dans une même arborescence cohérente
• Identifier rapidement les objets concernés par ces cas
• Maintenir la traçabilité complète dans le système