Les autorités Emplacements

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

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9

Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.

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11

Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.

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)))

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= À quoi servent les autorités Emplacements ? =

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Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

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Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.

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20

Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus vaste au plus précis :

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* **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)

23

* **Niveaux** (étages, sous-sols…)

24

* **Salles** (exposition, restauration…)

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* **Réserves** (générales ou spécialisées)

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* **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)

27

* **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)

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Un **emplacement** peut être :

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31

* **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)

32

* **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire

33

* **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)

34

* **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)

35

* **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

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37

Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.

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39

>(% class="small" %)**Exemples d’usage**

40

>(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »

41

>(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet

42

>(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »

43

>(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

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= Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =

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47

Les **Emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau -1 > Réserve 3 > Rayonnage B > Étagère 2//).

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49

Cette structuration hiérarchique présente plusieurs avantages :

50

51

* représenter fidèlement la **géographie physique des lieux**,

52

* faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,

53

* garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,

54

* permettre l’**analyse statistique** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,

55

* et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.

56

57

= Comment créer un nouvel emplacement ? =

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59

La création d’un emplacement s’effectue depuis la **vue arborescente du thésaurus Emplacements**, en le rattachant à son **niveau supérieur** dans la hiérarchie spatiale (ex. : //Bâtiment > Niveau > Salle > Vitrine > Tiroir//).

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61

Deux champs structurants doivent être renseignés :

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63

* **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),

64

* **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).

Recommandations:

* Un **libellé préférentiel** peut être ajouté pour afficher un nom plus lisible que le code technique,

69

* Les **anciens emplacements** doivent être conservés dans une **branche dédiée**, même s’ils ne sont plus utilisés,

70

* Les **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou à **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) sont regroupés dans une **branche spécifique**.

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Respecter la hiérarchie spatiale**

79

Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct

80

ex. : //Étagère 3// → //Rayonnage B// → //Réserve sculpture// → //Niveau -1//

81

* **Utiliser des codes explicites et uniques**

82

Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).

83

* **Ne pas détourner l’usage des Emplacements**

84

Ne pas utiliser cette autorité pour désigner des **lieux géographiques** ou des **institutions** (relèvent respectivement des autorités //Lieux/Sites// et //Personnes//).

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* (((

86

**Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

87

Même s’il est obsolète, il est essentiel de le conserver pour **préserver l’historique des localisations passées**.

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)))

89

* (((

90

**Bien renseigner les champs Niveau et Type**

91

Ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora.

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)))

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* (((

94

**Vérifier avant de créer**

95

Toujours s’assurer qu’un emplacement équivalent **n’existe pas déjà dans la base**, pour éviter les doublons.

)))

)))

== Ajouter un nouveau terme ==

101

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1. (((

103

**Accéder à la table Emplacements**

)))

* (((

Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.

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)))

109

* (((

110

Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.

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)))

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(% start="2" style="list-style-type:decimal" %)

114

1. (((

115

**Choisir le niveau d’insertion**

)))

* (((

Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).

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)))

121

* (((

122

Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.

)))

(% start="3" %)

1. (((

**Ajouter le terme**

)))

* (((

Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

132

)))

133

* (((

134

Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).

)))

(% start="4" %)

1. (((

**Valider**

)))

* (((

le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**

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)))

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146

[[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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149

[[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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151

[[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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153

154

== Documenter la notice ==

155

156

1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).

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158

[[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Renseigner les champs disponibles :

163

164

* **Libellé préférentiel** (si besoin),

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* **Niveau** (type physique du lieu),

166

* **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),

167

* autres champs selon les besoins.

168

169

(% start="2" %)

170

1. **Enregistrer** la notice.

171

172

[[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Focus =

== La gestion du libellé préférentiel ==

178

179

Dans Flora, chaque **emplacement** peut être défini par **deux types de libellé** distincts :

180

181

* **Le nom du terme** dans le thésaurus Emplacements utilisé pour organiser l’arborescence et assurer la hiérarchie logique des lieux

182

* **Le libellé préférentiel **affiché dans les interfaces de saisie et les notices liées (Biens, Mouvements, Événements, etc.)

183

184

[[Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

185

186

[[Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

188

189

**À quoi sert ce libellé préférentiel ?**

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191

Il permet de **dissocier le code ou nom structurant** du thésaurus d’un **nom usuel plus lisible** pour les utilisateurs.

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193

**Pourquoi utiliser cette dissociation ?**

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195

* **Conserver une structuration claire** et codée dans le thésaurus

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* **Faciliter la lecture pour les utilisateurs** au quotidien

197

* **Permettre des évolutions de vocabulaire usuel** sans toucher à la structure technique

198

199

**Comment procéder ?**

200

201

* Lors de la **création ou modification** d’un emplacement, renseigner le champ **Libellé préférentiel**

202

203

[[Champ Libellé préférentiel>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* (((

Choisir un libellé :

* Plus clair ou plus complet que le code du terme

210

* Aligné avec les usages internes ou les habitudes des équipes

211

)))

212

* Ne pas modifier le nom du terme thésaurus en cas de changement de nom courant : **modifier uniquement le libellé préférentiel**

213

214

== Gestion des anciens emplacements (réaménagements, renommages, suppressions) ==

215

216

Dans le cadre d’un **réaménagement des locaux**, d’un **déménagement**, ou simplement d’un **changement de nom**, certains anciens emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement. Pour autant, ils **doivent impérativement être conservés dans Flora** pour assurer la **traçabilité des biens**.

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218

**Que faire dans ces cas ?**

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220

* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

221

Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement. Supprimer l’emplacement casserait cette traçabilité.

222

* **Créer une branche dédiée dans le thésaurus Emplacements** pour regrouper ces lieux.

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224

[[Branche dédiée aux anciens emplacements>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

* **Conserver le nom original** utilisé à l’époque

227

Si un nouveau lieu porte le même nom après réorganisation, **éviter toute confusion** en le plaçant dans une autre branche et en utilisant un nom distinct.

228

* **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus pour lier deux emplacements ayant changé de nom

229

Cela permet d’indiquer qu’un emplacement a été remplacé ou renommé, sans rompre la continuité historique.

230

231

[[Modifier un terme du thésaurus>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

232

233

[[Champ Voir aussi>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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235

236

**Pourquoi c’est important ?**

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238

* Pour conserver un **référentiel complet et cohérent** des lieux dans lesquels les objets ont transité

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* Pour faciliter les **recherches rétroactives**

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* Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué

241

242

== Gestions des emplacements extérieurs et des statuts particuliers (disparu, volé...) ==

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244

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir **localiser les objets même lorsqu’ils ne sont plus physiquement dans les murs du musée** ou qu’ils ont un **statut exceptionnel**. Ces situations doivent être gérées de manière rigoureuse, via des **emplacements spécifiques** organisés dans une branche dédiée.

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**Que recouvrent ces cas ?**

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* (((

249

**Emplacements extérieurs au musée**

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* Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)

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* Dépôt long ou court terme

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* En traitement chez un restaurateur ou un photographe

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* Transport ou transit chez un prestataire

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)))

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* (((

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**Statuts particuliers ou incertains**

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* Objet **volé**

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* Objet **non localisé**

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* Objet **disparu**

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* Objet **en mouvement**

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)))

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La mise en œuvre recommandée est de **créer une branche spécifique dans le thésaurus Emplacements**, intitulée par exemple Régie.

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267

[[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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270

Cette structure permet de :

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272

* Regrouper tous les **lieux hors-site** dans une même arborescence cohérente

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* **Identifier rapidement** les objets concernés par ces cas

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* Maintenir la **traçabilité complète** dans le système

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