Les autorités Emplacements permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être conservés, exposés, déplacés ou traités.
Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus Emplacements afin de garantir une traçabilité complète des localisations tout au long de la vie des biens.
Cette structuration hiérarchique facilite la recherche, le suivi logistique, les relocalisations groupées et l’exploitation des historiques de localisation.
À quoi servent les autorités Emplacements ?
Les autorités Emplacements permettent de documenter de manière centralisée et normalisée tous les lieux physiques, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être conservés, exposés, déplacés ou traités.
Il s’agit d’emplacements matériels, identifiables et localisables, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la traçabilité logistique et conservatoire des biens tout au long de leur cycle de vie.
Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus vaste au plus précis :
Conservatoire : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
Muséographique : lieu d’exposition permanente ou temporaire
Opérationnel : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
Transitoire : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
Externe : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)
Dès qu’un objet est localisé, exposé ou en mouvement, une autorité Emplacement doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.
Exemples d’usage Une peinture actuellement exposée dans la Salle 1 : liée à « Salle 1 » Une statuette entreposée dans la Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3 : liée à cet emplacement complet Un objet en traitement dans l’Atelier de restauration : lié à « Atelier de restauration » Une œuvre en attente de retour, placée dans une Salle de quarantaine : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au Musée d’Art Moderne de Lyon : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »
Comment sont gérés les emplacements dans Flora ?
Les Emplacements dans Flora sont gérés sous forme de thésaurus hiérarchique, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : Bâtiment A > Niveau -1 > Réserve 3 > Rayonnage B > Étagère 2).
Cette structuration hiérarchique présente plusieurs avantages :
représenter fidèlement la géographie physique des lieux,
faciliter les relocalisations groupées en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,
garantir une traçabilité complète des localisations tout au long du parcours des objets,
permettre l’analyse statistique des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,
et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un emplacement donné ou dans ses sous-niveaux.
Comment créer un nouvel emplacement ?
La création d’un emplacement s’effectue depuis la vue arborescente du thésaurus Emplacements, en le rattachant à son niveau supérieur dans la hiérarchie spatiale (ex. : Bâtiment > Niveau > Salle > Vitrine > Tiroir).
Deux champs structurants doivent être renseignés :
Niveau : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),
Type : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).
Recommandations:
Un libellé préférentiel peut être ajouté pour afficher un nom plus lisible que le code technique,
Les anciens emplacements doivent être conservés dans une branche dédiée, même s’ils ne sont plus utilisés,
Les emplacements externes (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou à statut particulier (volé, non localisé, disparu…) sont regroupés dans une branche spécifique.
Bonnes pratiques
Respecter la hiérarchie spatiale Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct ex. : Étagère 3 → Rayonnage B → Réserve sculpture → Niveau -1
Utiliser des codes explicites et uniques Éviter les doublons (ex. plusieurs Tiroir 1) en adoptant des codifications claires (ex. T1-RB-R1 pour Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1).
Ne pas détourner l’usage des Emplacements Ne pas utiliser cette autorité pour désigner des lieux géographiques ou des institutions (relèvent respectivement des autorités Lieux/Sites et Personnes).
Ne jamais supprimer un ancien emplacement Même s’il est obsolète, il est essentiel de le conserver pour préserver l’historique des localisations passées.
Bien renseigner les champs Niveau et Type Ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora.
Vérifier avant de créer Toujours s’assurer qu’un emplacement équivalent n’existe pas déjà dans la base, pour éviter les doublons.
Ajouter un nouveau terme
Accéder à la table Emplacements
Ouvrir le module Autorités, puis accéder à la table Emplacements.
Basculer en vue arborescente pour visualiser le thésaurus hiérarchique.
Choisir le niveau d’insertion
Se positionner sur le niveau hiérarchique parent (ex. Réserve, Salle, Meuble…).
Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le nom du thésaurus lui-même.
Ajouter le terme
Cliquer sur « Ajouter un terme » dans le panneau d’arborescence.
Saisir le nom du nouvel emplacement (ce nom servira à organiser l’arborescence).
Valider
le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice n’est pas encore documentée.
Ajout d'un terme dans le thésaurus
Saisie du terme
Terme ajouté dans l'arborescence
Documenter la notice
Cliquer sur l’icône crayon associée à la notice (et non celui du thésaurus).
Modifier la notice
Renseigner les champs disponibles :
Libellé préférentiel (si besoin),
Niveau (type physique du lieu),
Type (usage : exposition, réserve, traitement...),
autres champs selon les besoins.
Enregistrer la notice.
Exemple de champs disponibles
Focus
La gestion du libellé préférentiel
Dans Flora, chaque emplacement peut être défini par deux types de libellé distincts :
Le nom du terme dans le thésaurus Emplacements utilisé pour organiser l’arborescence et assurer la hiérarchie logique des lieux
Le libellé préférentiel affiché dans les interfaces de saisie et les notices liées (Biens, Mouvements, Événements, etc.)
Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel
Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel
À quoi sert ce libellé préférentiel ?
Il permet de dissocier le code ou nom structurant du thésaurus d’un nom usuel plus lisible pour les utilisateurs.
Pourquoi utiliser cette dissociation ?
Conserver une structuration claire et codée dans le thésaurus
Faciliter la lecture pour les utilisateurs au quotidien
Permettre des évolutions de vocabulaire usuel sans toucher à la structure technique
Comment procéder ?
Lors de la création ou modification d’un emplacement, renseigner le champ Libellé préférentiel
Champ Libellé préférentiel
Choisir un libellé :
Plus clair ou plus complet que le code du terme
Aligné avec les usages internes ou les habitudes des équipes
Ne pas modifier le nom du terme thésaurus en cas de changement de nom courant : modifier uniquement le libellé préférentiel
Gestion des anciens emplacements (réaménagements, renommages, suppressions)
Dans le cadre d’un réaménagement des locaux, d’un déménagement, ou simplement d’un changement de nom, certains anciens emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement. Pour autant, ils doivent impérativement être conservés dans Flora pour assurer la traçabilité des biens.
Que faire dans ces cas ?
Ne jamais supprimer un ancien emplacement Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement. Supprimer l’emplacement casserait cette traçabilité.
Créer une branche dédiée dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.
Branche dédiée aux anciens emplacements
Conserver le nom original utilisé à l’époque Si un nouveau lieu porte le même nom après réorganisation, éviter toute confusion en le plaçant dans une autre branche et en utilisant un nom distinct.
Utiliser le champ "Voir aussi" du thésaurus pour lier deux emplacements ayant changé de nom Cela permet d’indiquer qu’un emplacement a été remplacé ou renommé, sans rompre la continuité historique.
Modifier un terme du thésaurus
Champ Voir aussi
Pourquoi c’est important ?
Pour conserver un référentiel complet et cohérent des lieux dans lesquels les objets ont transité
Pour faciliter les recherches rétroactives
Pour garantir la lisibilité de l’historique même si l’aménagement des lieux a évolué
Gestions des emplacements extérieurs et des statuts particuliers (disparu, volé...)
Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils ne sont plus physiquement dans les murs du musée ou qu’ils ont un statut exceptionnel. Ces situations doivent être gérées de manière rigoureuse, via des emplacements spécifiques organisés dans une branche dédiée.
Que recouvrent ces cas ?
Emplacements extérieurs au musée
Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
Dépôt long ou court terme
En traitement chez un restaurateur ou un photographe
Transport ou transit chez un prestataire
Statuts particuliers ou incertains
Objet volé
Objet non localisé
Objet disparu
Objet en mouvement
La mise en œuvre recommandée est de créer une branche spécifique dans le thésaurus Emplacements, intitulée par exemple Régie.
Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers
Cette structure permet de :
Regrouper tous les lieux hors-site dans une même arborescence cohérente
Identifier rapidement les objets concernés par ces cas
: Ajouter un terme
: Modifier