Comprendre les autorités Archives

Les autorités Archives permettent de structurer et normaliser les données associées aux notices archivistiques dans Flora, en conformité avec les principes de la norme ISA-G (Norme générale internationale pour la description archivistique des entités – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families).

Elles permettent de décrire :

• l’origine des fonds : Provenance,
• la forme des documents :Typologie
• leurs contenus : Thesaurus-matières
• les lieux ou objets concernés : Thesaurus géographique, Thesaurus figuré
• les activités associées : Action
• l’organisation logique du fonds : Cadre de classement.

Certaines autorités sont structurées sous forme de liste simple (sans hiérarchie), d'autres adoptent une forme thésaurique hiérarchisée, avec des relations générique/spécifique entre les termes.

autorités à liste simple

Provenance

L’autorité Provenance permet d’identifier l’origine institutionnelle, familiale ou personnelle des documents.

Elle est essentielle pour reconstituer l’historique de conservation ou de production d’un fonds. Elle permet de regrouper tous les documents issus d’un même producteur ou donateur.

Exemples Direction des archives départementales, Famille Martin, École des Beaux-Arts de Lyon.

Typologie

L’autorité Typologie définit la forme matérielle ou fonctionnelle des documents (lettre, procès-verbal, affiche, plan…).

Elle sert à normaliser la désignation des types documentaires, quel que soit le fonds d’origine.

Exemples Lettre manuscrite, Affiche de propagande, Plan cadastral, Relevé d'observations.

Thesaurus-matières

Cette autorité permet d’indexer les contenus thématiques abordés dans les documents.

Elle regroupe les sujets ou domaines traités, selon une nomenclature structurée.

Exemples : Résistance, Éducation, Agriculture biologique, Droit du travail.

Thésaurus géographique

Le thesaurus géographique rassemble les lieux mentionnés ou concernés par les documents. Il peut s’agir de villes, régions, pays ou sites particuliers.

Exemples : Marseille, Île-de-France, Algérie.

Thésaurus figuré

Cette autorité permet de décrire les éléments représentés dans les documents visuels (dessins, photos, cartes, etc.). Elle est utile pour indexer les objets, personnes ou symboles figurés.

Exemples : Croix de Lorraine, Portrait de Napoléon, Monument aux morts, Machine à vapeur.

Action

L’autorité Action permet de qualifier l’activité ou la fonction liée à la production ou à l’usage du document. Elle facilite une lecture fonctionnelle des archives, souvent utile dans les cadres administratifs.

Exemples : Recensement, Construction, Censure, Enseignement

Cadre de classement

Cette autorité correspond au plan de classement archivistique utilisé pour organiser les documents d’un fonds. Elle structure les séries, sous-séries et rubriques selon des logiques hiérarchiques.

Exemples : Série A – Administration générale, Série E – Affaires militaires, Sous-série 1M – Police, Série W – Archives contemporaines.

Comment créer une autorité Archives ?

Autorités sous forme de liste simple

Les autorités Provenance, Typologie et Action sont organisées en liste plate, sans hiérarchie entre les termes. Chaque entrée est autonome.

1. Accéder à la table d’autorité souhaitée via l'espace de travail Archives et le menu Autorités Archives et sélectionner le type

2. Créer une nouvelle notice en cliquant sur Créer une notice.

   

3. Remplir les champs.
4. Enregistrer la notice.

   

La notice devient alors disponible pour être liée à des notices archives.

L’autorité Provenance peut être alignée avec une autorité Personne côté musée grâce au champ « Alignement Personnes musée 2 ».

Cela permet de créer un lien explicite entre le producteur ou détenteur du fonds d’archives (ex. : une famille, un service, une institution) et la personne physique ou morale déjà référencée dans la base muséale.
 

Ce lien est ensuite visible dans la notice de l’autorité Personne, dans l’encart « Liens » en bas de la notice.

Autorités sous forme de thésaurus

Certains types d’autorités comme le Thesaurus géographique, le Thesaurus figuré, le Thesaurus-matières ou le Cadre de classement sont structurés en arborescence hiérarchique. Cela permet d’organiser les termes selon des relations de type générique/spécifique.

Ex : Europe > France > Occitanie > Toulouse)

1. Depuis l'espace de travail Archives puis l'Autorités Archives puis accéder au type d'autorité voulue.
2. Ouvrir la vue en arborescence (thésaurus hiérarchique).
3. Se positionner sur le niveau hiérarchique souhaité

4.  Cliquer sur « Ajouter un terme » dans le panneau d’arborescence.

5. Saisir le nom du terme dans le champ prévu

6. Valider, le terme est alors ajouté au thésaurus