Les produits documentaires sont des notices transversales permettant de regrouper dans Flora des contenus issus de plusieurs tables (biens, expositions, personnes, lieux, archives, bibliothèque…) autour d’un thème, d’un corpus ou d’un besoin documentaire défini.Ils facilitent la documentation interne, la préparation d’expositions, la recherche, la valorisation ou encore la gestion de dossiers de conservation, en offrant une vue d’ensemble structurée et consultable sur un sujet donné.
Ces dossiers peuvent être entièrement dématérialisés dans Flora, ou correspondre à un dossier physique conservé dans l’institution. Dans ce cas, une localisation peut être précisée dans la notice.
A quoi servent les produits documentaires ?
Les produits documentaires permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les regroupements de contenus réalisés autour d’un sujet défini, en réunissant des informations issues de plusieurs tables (biens, personnes, lieux, événements…).
Ils servent à faciliter la consultation, la médiation ou la valorisation des données, en offrant une vue d’ensemble cohérente sur un thème, un corpus ou une action documentaire transversale.
Ils peuvent répondre à un besoin de :
Documentation interne : mise en relation d’informations issues de plusieurs notices pour éclairer une thématique
Recherche ou étude scientifique : constitution de dossiers pour l’analyse historique, matérielle ou contextuelle d’un ensemble d’objets
Conservation : constitution de dossier d'œuvres
Préparation d’expositions : centralisation des données utiles en amont d’un accrochage ou d’une programmation
Communication interne ou externe : organisation de documents utiles à la valorisation des collections ou à la diffusion d’informations
Les produits documentaires peuvent être :
entièrement dématérialisés, créés et consultés exclusivement dans Flora (avec ou sans fichiers joints),
ou associés à un dossier physique existant au sein de l’institution (dossier papier, classeur, chemise…), auquel cas une localisation peut être précisée dans la notice.
Exemples d'usage :
Un dossier thématique sur l’égyptomanie (objets des collections, ouvrages de la bibliothèque sur le sujet, archives, biographique d'un voyageur, collection) Un dossier d’artiste croisant œuvres, publications et événements passés Une revue de presse sur un prêt ou un partenariat Un document de travail interne préparant un futur projet (liste d’œuvres pressenties, sources associées, partenaires impliqués)
Un dossier d'œuvres rangé dans un placard du centre de documentation du musée
Comment créer un produit documentaire ?
Bonnes pratiques
Donner un titre explicite
Préciser l’objectif du dossier
Utiliser les produits documentaires comme outil transversal, non redondant avec les fiches objets ou expositions
Depuis la table Produits documentaires
Cliquer sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table produits documentaires
Depuis le tableau de bord
Cliquer sur l'icône de création
Création d'une notice produits documentaires depuis le tableau de bord
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille
Etablir des liens avec d'autres notices de Flora
Enregistrer la notice
Exemple de champs disponibles
Exemple de champs de liens disponibles
Attention : Les liens vers les autres notices se créent uniquement depuis la notice du produit documentaire.
Cela signifie que :
On ajoute dans le produit documentaire les notices de biens, personnes, expositions, etc., concernées par le dossier.
Il n’est pas possible de lier un produit documentaire depuis une notice Bien, Personne, Exposition, etc.
: Créer
: Créer un produit documentaire