À quoi servent les notices Photothèque ?

La table Photothèque a pour vocation de centraliser et de normaliser la documentation de tous les fichiers photographiques liés aux collections ou à leur gestion, quel que soit leur usage.

Indépendantes des notices de Biens ou d’Événements, ces notices permettent de décrire chaque image de manière autonome, avec ses métadonnées techniques, contextuelles et juridiques, ainsi que ses liaisons documentaires.

Sont concernés tous les fichiers image présentant un lien direct ou indirect avec les collections, notamment dans les cas suivants :

• Documentaire : photographie d’un bien pour l’inventaire ou l’illustration d’une base de données ;
• Technique : vue d’un détail, d’un revers, d’un défaut ou d’une opération de restauration ;
• Événementiel : visuel d’une exposition, d’un accrochage, d’un montage ou d’un transport ;
• Scientifique : cliché de laboratoire, image macro, prise de vue en lumière spécifique ;
• Historique : photographie ancienne d’un objet, d’un lieu ou d’un aménagement muséal ;
• Iconographique : image représentant un décor, un motif, une inscription ou une scène ;
• Médiation : visuel utilisé dans une publication, une fiche pédagogique ou une application numérique ;
• Patrimoniale : photographie en tant qu’objet de collection, décrite aussi dans une notice Bien ;
• Communication : visuel utilisé pour la diffusion publique (affiches, flyers, cartons d’invitation…).

Dès lors qu’une photographie est produite, utilisée ou associée à une activité muséale — qu’elle illustre, documente ou témoigne —, une notice Photothèque est nécessaire pour assurer :

• sa conservation (stockage et documentation pérenne) ;
• sa traçabilité (liens avec les objets ou événements concernés) ;
• et sa diffusion conforme aux droits applicables.

Exemples d’usage :
Une photographie d’un objet prise en 2021 pour l’inventaire : enregistrée dans la Photothèque et liée à la notice Bien.
Un cliché pris avant restauration montrant un éclat : notice dédiée, liée à l’objet et à l’événement « Restauration ».
Une image ancienne retrouvée dans un fonds d’archives montrant l’objet en situation : notice Photothèque liée au bien.
Une photographie prise lors du vernissage d'une exposition : notice Photothèque liée à l'événement d'exposition
La numérisation d'une plaque de verre conservée au titre de bien : notice dans la table des Biens pour la plaque de verre et notice Photothèque pour gérer le fichier image correspondant.

L'affiche d'une exposition : notice Photothèque liée à l'événement d'exposition

Comment créer une notice Photothèque ?

La création d’une notice Photothèque suit des règles simples mais rigoureuses, destinées à assurer l’unicité du fichier, la qualité des métadonnées et le respect des droits associés.

Depuis la table Photothèque

Depuis le tableau de bord

Cliquez sur l'icône de création

À la volée depuis une autre notice

Cliquez sur l'icône de création à coté du champ de lien

Compléter la notice

Une fois le formulaire de saisie ouvert :

1. Renseignez les champs obligatoires et pertinents selon le contexte.
2. Enregistrez la notice : elle devient alors immédiatement disponible pour être reliée à d’autres entités.

Focus

Fichiers issus de la numérisation d’un objet photographique patrimonial

Lorsqu’un support physique (ex. : tirage ancien, plaque de verre, affiche…) est conservé au titre de Bien, deux notices doivent être créées :

• une notice dans la table Biens pour décrire le support physique (matériaux, technique, dimensions, état…) ;
• une notice dans la table Photothèque pour décrire le fichier image correspondant (avec lien vers le Bien concerné

Créer une notice photo depuis la visualisation d'une notice bien

Cette méthode permet de créer une notice Photothèque directement depuis l’interface de consultation d’un objet. 
Elle présente l’avantage de lier immédiatement le fichier image à la nouvelle notice au moment de sa création, via un simple glisser-déposer.

Cette méthode offre un gain de temps important, notamment pour associer rapidement des visuels à des notices déjà créées.

1. Cliquez sur l’icône dédiée à l’ajout d’une photographie dans la barre d’outils.
2. Sélectionnez le champ de lien approprié et la position du visuel.
3. Renseignez les champs de la nouvelle notice Photothèque.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Ajoutez le fichier image par glisser-déposer depuis votre poste de travail.
6. La notice est créée et est automatiquement liée au Bien.

Gérer les droits des images : un cadre juridique clair et documenté

Chaque notice Photothèque dispose de champs dédiés pour décrire précisément les droits associés au fichier image (Diffusion de contenus culturels : quels droits, quelles démarches ?)

Ces informations sont essentielles pour encadrer les usages des photographies, assurer une diffusion conforme, et protéger les droits des auteurs, ayants droit ou personnes représentées.

Identifier les droits associés à l’image

Mention des droits sur le(s) cliché(s)

Définissez ici le statut juridique de l’image :

• Libre de droits : uniquement si la photographie n’a jamais été soumise à des droits d’auteur (cas très rare).
• Tombée dans le domaine public : à utiliser uniquement si l’auteur est décédé depuis plus de 70 ans.
• Soumise à droits d’auteur : à privilégier dans la majorité des cas (image contemporaine, photographe identifié).

Photographe

Renseignez le nom de l’auteur du cliché.

Représentant(s) de l’auteur/Titulaire(s) des droits sur le(s) cliché(s)

Indiquez le nom de la personne physique, de l’ayant droit ou de la structure (agence, société de gestion…) qui détient les droits ou les administre.

Définir les conditions d'utilisation

Licence accordée par l'auteur du(es) cliché(s)

Ce champ précise le régime juridique encadrant la réutilisation du visuel :

• CC0 : réutilisation libre sans restriction.
• CC BY-NC-SA : réutilisation non commerciale, avec mention obligatoire et partage dans les mêmes conditions.
• Droits cédés : si le photographe a formellement autorisé la réutilisation.
• Diffusion/réutilisation interdite : si l’auteur refuse toute exploitation.
• Tous droits réservés : valeur par défaut en l’absence d’accord explicite.

Notes - Type d'utilisations autorisées

Précisez les conditions spécifiques de diffusion : durée, territoire, usages autorisés (édition, web, exposition…), gratuité ou rémunération.

Encadrer la diffusion sur les plateformes numériques : Pop et le portail des collections

Deux champs permettent d’autoriser (ou non) la publication de l’image sur les plateformes patrimoniales :

• Joconde (POP) : autorisation d’export vers la base nationale POP/Joconde (gérée par le ministère de la Culture).
• Portail du musée : autorisation de publication sur le site ou portail de l’établissement.

Deux types d'autorisations sont disponibles : 

• Si la réponse est oui, l’image sera incluse dans les exports.
• Si non, elle sera exclue, même si la notice elle-même est transmise.

Ces derniers permettent d’ajuster la diffusion au cas par cas, en fonction des droits documentés, des choix de communication, ou des souhaits des ayants droit.

Tracer les autorisations dans le temps

Pour sécuriser juridiquement l’usage du fichier, pensez à documenter les éléments contractuels :

• Date d’entrée du(es) cliché(s) dans le domaine public, le cas échéant.
• Référence du contrat de cession des droits.
• Dates de début et de fin de validité du contrat.
• Durée d'exploitation autorisée par le contrat.
• Pièces justificatives : ajoutez les documents associés (PDF du contrat, courrier de cession, etc.).

Gérer les ayants droit multiples

En cas de droits partagés (photographe + personne représentée, coproducteurs, etc.), utilisez le bloc  Autre titulaire de droits :

Ce bloc répétable vous permet de :

• Ajoutez chaque ayant droit supplémentaire,
• Précisez son rôle (ex. : modèle, coproducteur…),
• Définissez les mêmes éléments que pour le titulaire principal (licence, durée, conditions…).

Localiser une photo : quel champ choisir ?

Dans les notices de la photothèque, trois champs permettent de renseigner une localisation. Ils répondent cependant à des besoins différents selon ce que vous souhaitez localiser : le support de la photographie, son original ou la photographie elle-même.

Avant de renseigner une localisation, demandez-vous simplement ce que vous cherchez à localiser : le support, l’original ou la photographie documentée. Cela vous permettra de choisir le champ adapté.

Localisation - Bloc Support

Le bloc Support permet de documenter les différents supports d’une même photographie.

Le champ Localisation présent dans ce bloc permet donc d’indiquer où se trouve physiquement chacun de ces supports.

Ainsi, lorsqu'une même photographie existe sur plusieurs supports, chaque support peut disposer de sa propre localisation.

À utiliser pour : localiser le support que vous êtes en train de documenter.

Exemple :
Une photographie existe sous la forme d’un négatif, conservé dans le Tiroir Photo-A-02 d'une commode, et d’un tirage papier, conservé dans un classeur rangé dans une armoire.

Localisation d'origine

Le champ Localisation d’origine est notamment utile lorsque vous documentez la numérisation d’une photographie.

Il permet d’indiquer où est conservée la photographie originale ayant servi à réaliser cette numérisation.

À utiliser pour : retrouver l’original dont est issue la photographie numérisée.

Exemple :
Vous documentez dans Flora la version numérisée d’un tirage photographique.

Le tirage original est conservé dans la boîte T24, réserve photographique. Cette information est renseignée dans Localisation d’origine.

Localisation - Regroupement G

Le champ Localisation du regroupement Gestion concerne directement la photographie documentée dans la notice.

Il permet d’indiquer sa localisation indépendamment des éventuels supports ou originaux associés.

À utiliser pour : localiser la photographie que vous êtes en train de documenter.