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Code source wiki de Importer des biens par lot

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/07/06 09:47
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1 (% class="wikigeneratedid" %)
2 (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
3
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 = Objectifs =
6
7 L’import de biens par lot permet de **créer automatiquement un grand nombre de notices de biens** à partir d’un fichier préparé en amont.
8 Cette méthode est utilisée lors de **campagnes d’inventaire, de récolement ou de migration de données**, afin d’éviter une saisie manuelle notice par notice et de garantir la cohérence des informations.
9
10 L’import ne se limite pas aux champs de base. Il permet aussi de **renseigner des champs contrôlés,** de **lier des autorités **et ainsi de créer des notices directement exploitables dès leur intégration.
11
12 Résultat : à l’issue de l’import, les notices de biens sont immédiatement présentes dans Flora, complètes et reliées aux vocabulaires de référence de votre établissement.
13
14 (% class="box warningmessage" %)
15 (((
16 **Attention** : il n’est pas possible d’importer des biens et de lier directement leurs photos dans une seule opération.
17
18 * (((
19 La procédure correcte consiste à :
20
21 1. Importer d’abord les **notices de biens**.
22 1. Puis lancer un **import par lot de photos**, en utilisant le préfixe et le numéro d’inventaire comme clé de correspondance pour établir le lien.
23 )))
24 )))
25
26 = Préparer les données =
27
28 == Télécharger le modèle d'import ==
29
30 1. **Télécharger le modèle Excel** depuis la page d’accueil de l’interface d’import Flora.
31 1. **Débloquer les macros** si nécessaire :
32 11. Clic droit sur le fichier téléchargé → //Propriétés// → cocher //Débloquer//.
33 11. Ouvrir ensuite le fichier et activer la modification et le contenu.
34
35 (% class="box warningmessage" %)
36 (((
37 Le modèle d’import standard a été spécialement conçu pour garantir la compatibilité des données avec Flora. Pour éviter toute erreur lors de l’import, il est essentiel de l’utiliser tel quel, **sans ajouter ni retirer de champs.**
38
39 **Tout ajout ou retrait de champ reste de la responsabilité de l'utilisateur.**
40 )))
41
42 [[Téléchargement du modèle d'import>>image:1742287734556-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43
44
45 [[Accéder aux propriétés>>image:1742288702191-133.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46
47
48 [[Débloquer les macros>>image:1742288773519-252.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49
50
51 [[Activer les macros>>image:1742288886327-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53 == Renseigner le modèle d'import ==
54
55 === Organisation du modèle ===
56
57 * **Chaque ligne** correspond à une notice de bien.
58 * **Chaque colonne** correspond à un champ de cette notice.
59 * En **titre**, vous trouvez les regroupements de champs.
60 * En dessous, apparaissent les **libellés des champs** tels qu’ils sont visibles dans l’interface Flora.
61 * Vient ensuite la ligne des **noms internes** utilisés par Flora pour traiter les données.
62 * Enfin, la première ligne du modèle contient des **exemples de saisie** pour guider l’utilisateur. Cette ligne doit impérativement être supprimée avant l’import, sans quoi elle sera interprétée comme une notice de bien.
63
64 (% class="box infomessage" %)
65 (((
66 (% class="mark small" %)**Versions 4.7 et ultérieures**
67
68 Le fichier d’import des biens a été entièrement **restructuré pour être plus complet et plus intuitif**.
69 Il intègre désormais :
70
71 * **Un plus grand nombre de champs**, permettant une importation plus fine et plus exhaustive des données patrimoniales.
72 * **Des consignes techniques de saisie**, précisant les formats attendus, les valeurs autorisées ou les dépendances entre champs.
73 * **Une aide métier intégrée**, indiquant pour chaque champ son usage dans Flora et les bonnes pratiques de remplissage.
74 * **Des lignes d’information sur les contrôles appliqués à chaque champ**, indiquant s’il est lié à une **liste contrôlée**, un **thésaurus**, une **valeur obligatoire** ou une **règle de format spécifique**.
75 )))
76
77 [[Exemple de fichier d'import>>image:1742289614402-221.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78
79 === Champs obligatoires ===
80
81 Pour que la notice de bien soit créée, il est impératif de renseigner un **numéro d’inventaire** accompagné de son **préfixe**.
82 Si l’un des deux éléments manque, la ligne est ignorée et aucune notice n’est générée lors de l’import.
83
84 [[Exemples de préfixes et numéros d'inventaire renseignés>>image:1756386117633-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85
86 === Les champs de date et datation ===
87
88 Pour les dates, seuls les formats reconnus par les **assistants de datation de Flora** sont acceptés.
89 Cela signifie que les mêmes règles que dans l’interface s’appliquent :
90
91 * une date simple au format JJ/MM/AAAA ou MM/AAAA
92 * une année seule (AAAA),
93 * ou encore les formules gérées par l’assistant (ex. //vers 1450//, 16//e siècle//).
94
95 Toute autre forme (abréviations libres, texte non normé, etc.) est rejetée lors de l’import.
96
97 [[Exemples de formats acceptés>>image:1756386480872-413.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="334" width="469"]]
98
99 === Les champs duplicables et répétables ===
100
101 Certains champs peuvent être renseignés plusieurs fois (par exemple : plusieurs matériaux, plusieurs auteurs).
102 Dans le fichier d’import, il faut **répéter le nom interne du champ** en y ajoutant un chiffre pour indiquer l’ordre de saisie.
103
104 Pour **associer deux champs entre eux** (par exemple un auteur et sa fonction, ou une matière et sa technique), utilisez le **même chiffre** derrière chaque nom interne.
105
106 (% style="background-color:transparent" %)Il est recommandé de ne pas dépasser **5 occurrences par champ**. Au-delà, les informations supplémentaires ne seront pas prises en compte lors de l’import.
107
108 [[Exemple de champs répétés>>image:1756386775357-238.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="246" width="697"]]
109
110
111 [[Exemple de champs répétés et associés>>image:1756386825625-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112
113 === Les champs multivalués ===
114
115 Lorsque plusieurs valeurs doivent être indiquées dans un même champ, il faut utiliser le caractère **/ comme séparateur**, **sans espace avant ni après**.
116
117 Ce séparateur permet à Flora de reconnaître et de enregistrer chaque valeur de façon distincte dans la notice.
118
119 [[Exemple de champ multivalué>>image:1756386933758-691.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="378" width="309"]]
120
121 === Les champs soumis à un thésaurus ===
122
123 Pour les champs indexés sur un thésaurus (ex. domaines, techniques, matières, lieux…), il est indispensable de respecter la logique suivante :
124
125 * Pour les **termes déjà existants dans le thésaurus**, reprendre **à l’identique** l’orthographe et la graphie utilisées dans Flora. Cela garantit que le terme sera reconnu et relié correctement.
126 * Pour les **nouveaux termes non encore présents**, il est possible de les saisir librement : Flora les intégrera automatiquement dans le thésaurus, sous la branche **« Imported Candidates »**.
127
128 Une vérification après import est recommandée pour repositionner ces nouveaux termes au bon endroit dans le thésaurus et éviter la multiplication de doublons.
129
130 [[Exemple de création de termes>>image:1756387135259-378.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132 === Les champs de lien vers une autorité personne ===
133
134 Pour établir un lien avec une autorité de type //Personne// (ex. auteur, collecteur, propriétaire), il faut renseigner dans le fichier d’import le **nom usuel** d’une notice **//Personne// déjà existante dans Flora**.
135
136 Si le nom saisi ne correspond pas exactement à une autorité déjà créée, l’import peut générer une **erreur** et empêcher la création correcte du lien.
137
138 [[Exemple delien vers une personne>>image:1756387272814-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="329" width="367"]]
139
140 === Les champs soumis à une liste ===
141
142 Pour les champs contrôlés par une liste, il faut impérativement renseigner un **terme déjà existant dans la liste**.
143
144 Toute valeur différente (faute de frappe, variante, nouveau terme) peut être **source d’erreur au moment de l’import** et compromettre la bonne intégration des données.
145
146 === Le champ de localisation ===
147
148 Pour que le lien de localisation soit correctement créé lors de l’import, il est nécessaire de renseigner **le dernier niveau de l’emplacement**, c’est-à-dire le niveau terminal tel qu’il figure dans la notice //Emplacement// correspondante.
149
150 [[Niveau à renseigner pour lier le bien à l'emplacement>>image:1756391280115-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
151
152 == Enregistrer le fichier d'import au format requis ==
153
154 Avant de lancer l’import, le fichier Excel doit être **converti en fichier texte tabulé (.txt)**, seul format accepté par Flora.
155 Cette opération se fait directement depuis le modèle d’import :
156
157 1. Cliquez sur le bouton **« Enregistrer au format texte »**.
158 1. Cette action déclenche une **macro** qui transforme automatiquement votre tableau Excel en fichier .txt compatible.
159 1. Le fichier texte est créé **dans le même dossier que le fichier Excel d’origine**.
160
161 Ce format pivot garantit la compatibilité avec Flora et supprime les lignes d’aide pour ne conserver que les données nécessaires à l’import.
162
163 [[Enregistrer au format texte>>image:1756387639816-393.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165 = Charger le fichier de données dans Flora =
166
167 1. (((
168 Accédez au menu **Outils > Imports**.
169 )))
170 1. (((
171 Se placer sur le répertoire **Fichiers textes**
172 )))
173 1. (((
174 Cliquez sur le bouton **« + »** pour ouvrir une fenêtre de sélection.
175 )))
176 1. (((
177 Cliquez de nouveaux sur le **« + »** et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez le **fichier txt** contenant les données à importer.
178 )))
179 1. **Lancer le transfert **: le fichier s’affiche désormais dans la liste des fichiers prêts à être importés.
180
181 [[Sélection du répertoire>>image:1742307049097-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[Sélection du fichier>>image:1742307144684-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186
187 [[Transférer le fichier>>image:1742307749486-930.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189 = Exécuter l'import =
190
191 == Lancer l'action ==
192
193 * **Sélectionnez** dans l’interface le fichier à importer.
194 * **Choisissez** la table de destination : //MUS_BIENS (Biens)//.
195 * **Définissez** le type d’action : //Importer des notices avec ou sans images, Mettre à jour des notices existantes (par unique_key) ou Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro inventaire)//
196 * **Cliquez** sur //Lancer l’action.//
197
198 (% class="box infomessage" %)
199 (((
200 **A savoir : Mettre à jour des notices**
201
202 * **Mettre à jour des notices existantes (par unique_key)** : correspondance via la **clé unique** interne de la notice.
203 * **Mettre à jour des notices existantes (par préfixe et numéro inventaire)** : correspondance via le couple **Préfixe + Numéro d’inventaire**.
204
205 Lors d’un import en mode mise à jour, si un champ est **déjà renseigné** dans une notice et que ce **même champ** est renseigné dans le tableur Excel (converti en **.txt**), **la valeur de l’Excel remplace** la valeur existante dans Flora.
206 Autrement dit, les champs mappés et fournis dans le fichier d’import **écrasent** les données déjà présentes.
207 )))
208
209 [[Lancer l'action>>image:1742308405880-851.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211
212 (% class="box successmessage" %)
213 (((
214 Dans la zone **« Fichier à importer »**, vous pouvez visualiser directement le contenu du fichier .txt que vous avez chargé.Cela permet de :
215
216 * vérifier que les colonnes attendues sont bien présentes,
217 * contrôler rapidement les valeurs (préfixe, auteur, titre, dates…),
218 * détecter d’éventuelles erreurs avant de lancer l’import (ex. faute dans un numéro d’inventaire, format de date incorrect).
219
220 [[Visualisation du contenu du fichier>>image:1756389752270-679.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 )))
222
223 == Convertir le fichier texte tabulé en xml ==
224
225 La première étape de l’import consiste à **transformer le fichier texte tabulé (.txt) en fichier XML** compréhensible par Flora.
226
227 Pour cela :
228
229 1. Cliquez sur le bouton **« Conversion en XML »** (icône en forme d'engrenage).
230 1. Attendez la fin du traitement : le fichier XML est alors généré automatiquement à partir de votre fichier texte.
231
232 Dans la zone **Résultat de la conversion XML**, vous devez voir apparaître le chemin du fichier généré et la mention **« Opération terminée »**.
233 Cela confirme que la conversion s’est déroulée correctement et que vous pouvez passer à l’étape suivante.
234
235 [[Convertir en xml>>image:1742308599116-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236
237
238 [[Résultat de la conversion>>image:1742308685539-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240 == Importer en base de données ==
241
242 Une fois le fichier .xml généré sans erreur, vous pouvez passer à l’étape suivante : **l’import dans la base de données Flora.**
243
244 Concrètement, cette étape provoque :
245
246 * **la création des notices biens** dans la table MUS_BIENS si l'action choisie est la création de notices
247 * la **mise à jour des notices existantes** si l’action choisie est « Mettre à jour » au lieu de « Créer »
248 * le **renseignement automatique des champs** remplis dans le fichier d’import
249 * la **création des liens avec les autorités**
250 * la **création des termes manquants** dans les thésaurus, sous la branche //Imported Candidates//
251
252 Pour cela :
253
254 1. Cliquez sur le bouton **« Importer en base de données »** (icône en forme d'engrenage, comme pour la conversion).
255 1. Confirmez le lancement de la tâche.
256 1. Patientez : le temps de traitement dépend du nombre de biens et des données associées.
257 1. À la fin de l’opération, Flora confirme que les notices ont été créés dans la base.
258
259 (% class="box successmessage" %)
260 (((
261 **À vérifier dans le message de fin :**
262
263 * (((
264 L**e nombre de biens créés **doit correspondre au nombre de lignes de votre fichier Excel (les notices biens),
265 )))
266 * L'**absence d'erreurs**
267 )))
268
269 [[Importer en base de données>>image:1742308806745-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270
271
272 [[Confirmer le lancement de la tâche>>image:1742308850046-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273
274
275 [[Message de fin d'opération>>image:1742308903594-868.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276
277 = Vérifier l'import =
278
279 == Retrouver les notices importées ==
280
281 Pour contrôler que l’import s’est bien déroulé, vous pouvez effectuer une recherche dans la **table des biens** en utilisant l’index //Saisi le//.
282
283 * Renseignez comme critère la valeur **$TODAY** : Flora affichera alors **tous les biens créés ce jour** par l’import.
284 * Vous pouvez comparer ce résultat avec le nombre de lignes de votre fichier source pour confirmer que toutes les notices attendues ont bien été intégrées.
285
286 [[Recherche sur les notices importées>>image:1756390892884-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287
288 == Consulter les logs ==
289
290 Les **logs (rapports d’import)** récapitulent l’ensemble des actions réalisées lors de l’import ainsi que les éventuelles erreurs rencontrées.
291
292 En cas d’erreurs lors d’un import, il est recommandé de consulter le log associé et, si nécessaire, d’en effectuer une **capture d’écran** afin de la transmettre au support pour analyse.
293
294 **Où trouver les logs ?**
295
296 * Dans l’arborescence de gauche, ouvrez le dossier **Logs d’imports (rafraîchir)**, puis le sous-dossier **MUS_BIENS**.
297 * Les fichiers de log sont nommés selon la date et l’heure de l’import :
298 **AAAAMMJJHHMMSS** (Année–Mois–Jour–Heure–Minute–Seconde).
299
300 **Lire le détail des erreurs :**
301
302 * En cliquant sur **import.err.xml**, vous pouvez consulter les erreurs survenues durant l’import.
303 * Si le fichier est vide, cela signifie qu’aucune erreur n’a été détectée.
304 * En cas d’erreurs, le log fournit une description détaillée pour faciliter l’analyse et la correction.
305
306 [[Exemple de consultation des logs>>image:1742310278057-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 )))|(% style="width:300px" %)(((
308 (% class="box" %)
309 (((
310 **Sommaire**
311
312 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
313 )))
314
315 (% class="box" %)
316 (((
317 **Aller plus loin**
318
319 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
320 * [[Saisir un Bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
321 * [[Importer des photos par lot>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.Manipuler les données en masse.Imports.Imports de photos.WebHome]]
322 )))
323
324 (% class="box" %)
325 (((
326 **Icônes principales**
327
328 * [[image:1756383752119-839.png]] : Ajouter des fichiers
329
330
331
332 * [[image:1756383691673-996.png]] : Transférer des fichiers
333
334
335
336 * [[image:1756383516326-603.png]] : Lancer l'action
337
338
339
340 * [[image:1756383597755-244.png]] : Lancer les différentes étapes de l'import
341 )))
342 )))