Objectifs

L’import par lot de photos dans Flora permet d’intégrer rapidement des campagnes de numérisation ou des ensembles d’images existants dans la photothèque.
Chaque import combine deux éléments :

• les fichiers image (jpeg, tiff, etc.), déposés dans un dossier accessible au serveur Flora,
• un fichier d’import au format tableur, qui décrit les images et contient les informations de lien éventuelles avec les notices de biens.

L’import a trois effets principaux :

1. Créer les notices de la photothèque pour chaque image,
2. Associer automatiquement chaque fichier image à sa notice photothèque,
3. Lier les notices photos aux notices de biens lorsque les numéros d’inventaire sont renseignés.

Ce mécanisme garantit la pérennité des fichiers dans la GED de Flora, sans dépendance vis-à-vis de leur emplacement d’origine.

L’import de photos dans Flora ne s’effectue pas en une seule action : il suit un enchaînement d’étapes successives.
Chaque phase est importante car elle assure la création des notices photothèque, l’association des images et, si besoin, leur lien avec les notices de biens.

Préparer les données

Avant tout import, les informations descriptives des images doivent être préparées dans un fichier Excel (ou LibreOffice).
Ce tableau servira de base pour créer les notices photothèque, associer automatiquement les images et, si besoin, établir les liens avec les notices de biens.

Télécharger le modèle d'import

1. Télécharger le modèle Excel depuis la page d’accueil de l’interface d’import Flora.

Deux modèles sont proposés : un pour les images standard (JPEG), un pour les images haute définition (TIFF).

2. Débloquer les macros si nécessaire :
   1. Clic droit sur le fichier téléchargé → Propriétés → cocher Débloquer.
   2. Ouvrir ensuite le fichier et activer la modification et le contenu.

Renseigner le modèle d'import

Une fois le modèle Excel téléchargé et débloqué, il faut le compléter avec les informations communes au lot de photos.
Ces données servent de paramètres généraux pour l’import : elles indiquent à Flora où trouver les images, quel est leur format, et quelles informations appliquer à l’ensemble du lot (photographe, date de prise de vue…).

• Dossier temporaire vu par votre poste de travail
  • C’est l’emplacement sur votre ordinateur où se trouvent les images à importer.
  • Utilisé pour générer automatiquement la liste des images à importer.
• Nom du photographe
  • Peut être renseigné directement ici si toutes les photos du lot ont le même photographe.
  • Ce champ sera automatiquement recopié dans chaque notice photo lors de l’import.
• Date de prise de vue
  • À renseigner si la date est identique pour toutes les photos du lot.
  • Formats acceptés : JJ/MM/AAAA ou AAAAMMJJ.
• Dossier temporaire vu par le serveur Flora
  • Il s’agit du répertoire du serveur dans lequel Flora va rechercher les images au moment de l’import.
  • À partir de la version 4.5.60, le chemin d’accès peut être récupéré directement depuis la page d’accueil des imports, ce qui évite toute erreur de saisie.
  • Pour les versions postérieures, reportez-vous au cahier de paramétrage fourni lors de l’installation.
• Filtrer sur extension de fichier
  • Permet de préciser quel type de fichiers doit être pris en compte lors de l’import (par défaut les .jpg, mais peut être adapté.

Astuce : récupérer le chemin d’un dossier

1. Ouvrez l’explorateur de fichiers de votre ordinateur.
2. Naviguez jusqu’au dossier où sont stockées vos images.
3. Cliquez dans la barre d’adresse du dossier → le chemin complet apparaît.
4. Copiez ce chemin (Ctrl+C).
5. Collez-le (Ctrl+V) dans le champ « Dossier temporaire vu par votre poste de travail » du fichier Excel (champ vert).

Générer la liste des images à importer

Grâce aux macros intégrées au fichier Excel, il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les informations techniques des photos.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Générer la liste des images à importer », le document va automatiquement parcourir le dossier temporaire indiqué et récupérer toutes les métadonnées utiles (nom de fichier, chemin d’accès, poids, résolution, etc.).

Un message confirme ensuite le nombre de fichiers traités.

Ces informations peuvent être complétées ou modifiées si besoin (par exemple ajouter ou corriger le nom du photographe, ou un titre plus précis).

Renseigner les liens avec les biens

Dans le fichier d’import, les colonnes Préfixe et Numéro d’inventaire du bien pour lien permettent d’indiquer à Flora à quel bien doit être rattachée chaque photo.

Vous pouvez lier plusieurs photos à un même bien en répétant le même couple Préfixe + Numéro d’inventaire sur plusieurs lignes (chaque ligne correspondant à une photo différente).

En revanche, une photo ne peut pas être rattachée à plusieurs biens : chaque ligne ne doit contenir qu’un seul couple Préfixe + Numéro d’inventaire.

Enregistrer le fichier d’import au format requis

Avant de lancer l’import, le fichier Excel doit être converti en fichier texte tabulé (.txt), seul format accepté par Flora.
Cette opération se fait directement depuis le modèle d’import :

1. Cliquez sur le bouton « Enregistrer le fichier en texte/tabulation pour import Flora ».
2. Cette action déclenche une macro qui transforme automatiquement votre tableau Excel en fichier .txt compatible.
3. Le fichier texte est créé dans le même dossier que le fichier Excel d’origine.

Ce format pivot garantit la compatibilité avec Flora et supprime les lignes d’aide pour ne conserver que les données nécessaires à l’import.

Importer les images sur le serveur Flora

Via l'interface

En plus du fichier d’import .txt, il faut que les images elles-mêmes soient disponibles dans Flora.
L’import des fichiers photos peut se faire directement depuis l’interface, sans passer par un accès serveur ou FTP.

1. Accédez au menu Outils > Imports.

2. Se placer sur le répertoire Images et documents

3. Cliquez sur le bouton « + » pour ouvrir une fenêtre de sélection.

4. Cliquez de nouveaux sur le « + » et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez les fichiers images (vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en même temps).

5. Lancer le transfert : les images sélectionnées sont alors chargées dans un dossier temporaire d’import de Flora.

À ce stade, les images sont bien présentes dans Flora et prêtes à être associées aux notices lors de l’exécution de l’import.

Via un File Transfer Protocol (FTP)

1. Ouvrez FileZilla.

2. En haut de l’écran, saisissez :

   • Hôte (adresse du serveur),
   • Nom d'utilisateur,
   • Mot de passe,
   • Port.

Les informations de connexion FTP (hôte, identifiant, mot de passe et port) vous sont transmises dans le cahier de paramétrage Flora.

3. Cliquez sur Connexion rapide.
4. Si la connexion réussit, la fenêtre de droite affichera l’arborescence du serveur Flora, et la fenêtre de gauche celle de votre ordinateur local.

5. Dans la partie droite (serveur Flora), ouvrez le dossier prévu pour l’import des images :

   • import_prod (pour un import en base de production)

   • import_test (pour un import en base de test).

6. Dans la partie gauche (ordinateur), localisez le dossier contenant vos photos.
7. Sélectionnez les fichiers.
8. Faites un clic droit puis Téléverser
9. Vérifiez que tous vos fichiers sont bien transférés : ils doivent apparaître dans le dossier serveur.