Version 3.5 et ultérieures

Points clés avant de se lancer La modification globale (ou par lot) est réservée aux professionnels habilités. Elle permet de mettre à jour, en temps réel, un ensemble de notices issues d’une recherche, selon différents axes : remplacer partiellement ou totalement la valeur d’un champ, ajouter une valeur, supprimer le contenu d’un champ, échanger des autorités, supprimer des notices. Attention : une fois validées, les modifications sont irréversibles. Bonnes pratiques : Toujours tester sur la base de formation avant d’appliquer en production. Planifier les grosses modifications en fin de journée, lorsque les autres utilisateurs ne sont pas connectés, afin d’éviter les ralentissements. Rechercher les notices à modifier  Deux modes d’accès sont possibles (selon vos droits) : Depuis l’Administration Espace de travail Administration → Menu Données / Modification globale. Sélectionner la source, puis la table concernée. Choisir l'index de recherche Définir les critères de recherche. Depuis une liste de résultats À l’issue d’une recherche standard, sélectionner les notices à modifier (ou laisser vide pour traiter l’ensemble de la liste). Cliquer sur le bouton de modification par lot. Les types de modifications disponibles Remplacer une valeur Permet de remplacer la valeur d’un champ par une autre. Ex. remplacer la dénomination table par chaise. Définir la valeur à remplacer La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont pré-remplies par défaut. Il faut ensuite choisir le champ concerné. Par défaut, la case Trier par libellé est cochée : le champ apparaît sous la forme Libellé (nom informatique), ce qui permet de distinguer des champs portant le même libellé. Il suffit enfin de renseigner : la valeur recherchée, la nouvelle valeur souhaitée. Option Forcer Cocher la case Forcer permet de ne pas spécifier de valeur recherchée : toutes les notices sélectionnées seront modifiées. Exemple :Notice A : Dénomination = table Notice B : Dénomination = tabouret Action : Remplacer Dénomination → Nouvelle valeur = chaise + Forcer coché Résultat : Notice A : Dénomination = chaise Notice B : Dénomination = chaise À retenir : L’option Forcer écrase sans distinction toutes les valeurs présentes dans le champ sélectionné. Elle est particulièrement utile lorsque les notices sélectionnées comportent des valeurs différentes dans le champ à modifier, mais que l’on souhaite toutes les uniformiser avec une même donnée. C’est une action radicale à réserver aux cas où toutes les notices doivent avoir exactement la même donnée. Options de remplacement Ces options permettent d’affiner le comportement du remplacement. Elles apparaissent juste en dessous du champ Nouvelle valeur. Important : ces options ne concernent que les champs en texte libre. Ne les utilisez pas sur les champs de type liens, thésaurus ou listes, car cela peut provoquer des pertes de données. Si vous avez un doute, laissez les réglages par défaut : Champ entier + Occurrence. Chercher Cette option permet de préciser le niveau de recherche de la valeur à remplacer, selon qu’il s’agit d’une simple séquence de caractères, d’un mot complet ou de l’intégralité du champ. Caractère → recherche une simple suite de caractères Mot entier → recherche un mot complet Champ entier → recherche la valeur complète du champ Exemple : Texte de départ : Inventaire des peintures anciennes Caractère : Recherche de tair → prend en compte uniquement la suite de caractères dans Inventaire. Mot entier : Recherche de Inventaire → prend en compte uniquement le mot complet Inventaire. Champ entier : Recherche de Inventaire des peintures anciennes → prend en compte le texte complet Inventaire des peintures anciennes Emplacement Cette option permet de préciser où la nouvelle valeur sera appliquée dans le champ : uniquement à l’occurrence trouvée, à tout le champ, au début ou à la fin du texte. Occurrence → seule la partie identifiée est remplacée. Champ entier → tout le contenu du champ est remplacé (quelque soit la recherche) Début de champ → la nouvelle valeur est ajoutée au début du texte existant. Fin de champ → la nouvelle valeur est ajoutée à la fin du texte existant. Elle se combine avec le réglage Chercher (Caractère, Mot entier, Champ entier). Exemple : Texte de départ : Inventaire des peintures anciennes Cas 1 — Chercher = Caractère pein | Nouvelle valeur : phot Chercher Emplacement Résultat Caractère Occurrence Inventaire des phottures anciennes Caractère Champ entier phot Caractère Début de champ photInventaire des peintures anciennes Caractère Fin de champ Inventaire des peintures anciennesphot

Modification globale

Une fois arrivé sur l'interface de modification globale plusieurs fonctionnalités de modifications sont disponibles :

- Remplacer

- Ajouter

- Supprimer un champ

- Echange

- Supprimer les notices

Remplacer

La fonctionnalité remplacer permet de remplacer la valeur d'un champ par une autre valeur.

Par exemple, dans une notice bien, remplacer la dénomination table par la dénomination chaise.

La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la modification est souhaitée.

Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.

Renseigner ensuite la valeur recherchée et la nouvelle valeur souhaitée.

Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.

Lancer le traitement lancera la modification des notices.

Forcer

Cocher la case "Forcer" permet de ne pas spécifier de valeurs à rechercher. Toutes les notices sélectionnées seront modifiées.

Par exemple, une notice avec une dénomination table et une autre avec une dénomination tabouret seront toutes les deux modifiées pour avoir la dénomination chaise.

Options

Des options peuvent s'appliquer pour effectuer des remplacements. Elles sont disponibles en dessous de la nouvelle valeur.

Chercher

Les options de la colonne Chercher permettent de préciser le niveau de recherche de la valeur à remplacer.

- Caractère : la recherche se fera uniquement sur une suite de caractères

- Mot entier : la recherche se fera sur le mot entier

- Champ entier : la recherche se fera sur le champ entier

Par exemple, sur le texte Lorem Ipsum :

La recherche sur caractères « sum » ne prendra en compte que Lorem ipSUM

La recherche sur mot entier de « ipsum »  ne prendra en compte que Lorem IPSUM

La recherche sur champ entier « Lorem ipsum» prendra en compte le texte entier LOREM IPSUM

Emplacement

Les options de la colonne Emplacement permettent de spécifier le remplacement de la valeur du champ.

- Occurrence : l’occurrence recherchée est remplacée

- Champ entier : Le champ entier est remplacé (quel que soit l’occurrence recherchée)

- Début de champ : La nouvelle valeur est ajoutée au début du champ

- Fin de champ : La nouvelle valeur est ajoutée à la fin du champ

Ces options sont à combiner avec les options précédentes de la colonne Chercher.

Par exemple, toujours sur le texte Lorem ipsum si on veut remplacer les caractères « sum » par « hone » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :

Toujours sur le texte Lorem ipsum si on veut remplacer le mot entier « ipsum » par « dolor » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :

Toujours sur le texte Lorem ipsum, si on veut remplacer le champ entier «Lorem ipsum » par « dolor » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :

Options supplémentaires

- Respecter la casse : la recherche s’appuie sur la valeur telle qu’elle est saisie, c’est-à-dire en prenant en compte les majuscules, les accents etc.

Par exemple si je veux remplacer lorem ipsum (sans majuscule) par dolor en cochant respecter la casse alors que mon champ contient Lorem ipsum (avec majuscule) la modification ne s’effectuera pas.

- Remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur : par défaut, seule la première occurrence de la valeur recherchée est remplacée. Cette option permet de remplacer toutes les occurrences.

Par exemple, mon champ contient Lorem ipsum ipsum, je souhaite remplacer tous les « sum » par « hone ».

En ne cochant pas remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur, seul le premier « sum » sera remplacé ce qui donnera Lorem iphone ipsum.

Alors qu’en cochant l’option les deux « sum » seront remplacés ce qui donnera Lorem iphone iphone.

Ajouter

La fonctionnalité ajouter permet d'ajouter une valeur dans un champ.

La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la modification est souhaitée.

Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.

Renseigner ensuite la nouvelle valeur souhaitée.

Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.

Lancer le traitement lancera la modification des notices.

Ajouter au champ parent existant

L'option ajouter au champ parent existant permet d'ajouter la valeur à un champ déjà existant dans la notice.

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

- Le champ accepte une valeur unique et n'est pas renseigné: la valeur est ajoutée

- Le champ accepte une valeur unique et est déjà renseigné : l'ajout de de valeur n'a aucun effet

- Le champ est multivalué et n'est pas renseigné : la valeur est ajoutée

- Le champ est multivalué et est déjà renseigné : la nouvelle valeur vient compléter celles déjà existantes

Créer un nouveau champ parent

Cette option permet de dupliquer le champ afin d'ajouter la nouvelle valeur.

Supprimer un champ

La fonctionnalité supprimer un champ permet de supprimer une valeur d'un champ.

La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la suppression est souhaitée.

Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.

Renseigner ensuite la valeur recherchée et qui est à supprimer.

Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.

Lancer le traitement lancera la modification des notices.

Echange

La fonctionnalité échange permet d'échanger une autorité avec une autre autorité.

La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la suppression est souhaitée.

La table liée permet de renseigner la table d'autorité concernée par l'échange.

Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.

Renseigner ensuite la valeur recherchée à remplacer et la nouvelle valeur souhaitée.

Par exemple, remplacer dans des notices bien, l'autorité personne Delacroix Eugène par Sandro Botticelli. Ainsi tous les champs des notices sélectionnées faisant appel à Delacroix Eugène feront maintenant appel à Sandro Botticelli.

Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.

Lancer le traitement lancera la modification des notices.

Supprimer les notices

La fonctionnalité supprimer les notices permet de supprimer l'ensemble des notices sélectionnées.

Lancer le test permet de vérifier que la suppression va fonctionner.

Lancer le traitement lancera la suppression des notices.

L'option Ignorer les erreurs permet de passer outre tout problème rencontré lors de la suppression. Sinon, l'opération est stoppée dès qu'un problème est rencontré.

Lancer le traitement

Une fois la modification paramétrée, cliquez sur Lancer le test pour tester le traitement (sans impact sur les données). Une page d'informations s'affiche en trois parties.

La première présente un résumé des informations de la modification. Le pourcentage de traitement réalisé apparaît en haut de l'écran.

La seconde présente les informations remontées en cours de traitement ainsi que les clefs et digests des notices modifiées. En raison du nombre d’informations pouvant être remontées dans cette zone, son contenu est volatile. Si l’on quitte l’écran de modification globale et que l’on revient dessus, on ne verra plus les précédentes informations affichées. Le nombre de lignes pouvant être affiché dans cette zone est limité à 10000. Passé ce nombre, « ….. » s'affiche.

La troisième zone est masquée. Elle apparaît lorsque des erreurs sont remontées. A l'inverse de la liste des enregistrements traités, les messages affichés dans cette zone restent jusque' à la fin du traitement : si l’on quitte cette page, on les retrouve lorsque l’on revient sur la modification en cours. Les erreurs sont détaillées, y compris les fiches impossibles à modifier à cause de droits insuffisants. (On peut disposer d'un droit de modification filtré, qui ne s'applique donc pas à toutes les notices d'une table.)

Une fois la modification paramétrée et testée, deux possibilités sont offertes pour lancer le traitement effectif :

• A partir de l'écran de résultat de test (étape précédente) : cliquez sur Appliquer.
• A partir d'un des écrans de paramétrage de la modification globale : cliquez sur Lancer le traitement.

Une fois le traitement lancé, les informations associées s'affichent de la même manière que lors du test, sans la mention Exécution en mode test.

Une fois le test ou le traitement terminé, trois boutons se présentent en haut de la page :

retour au formulaire de recherche

 retour à la liste résultat

 télécharger les rapports.

Ce dernier permet de récupérer les fichiers contenant la totalité des informations affichées. Il suffit de fournir le nom du fichier zip téléchargé.

Le fichier zip contient trois fichiers correspondant aux trois zones d'informations décrites ci-dessous.

Les noms de fichier sont composés :

• du code de l’action
• global_replace = Remplacement
• global_add = Ajout
• global_remove = Suppression de champ
• global_exchange = Echange d'autorité
• global_notice_delete = Suppression de notice
• CommitBatch = traitement effectif,
• du code de l’utilisateur connecté,
• de la date d’exécution de la modification,
• du type d'information
• err = erreurs rencontrées (contenu de la troisième partie de la page)
• out = liste de fiches impactées (contenu de la deuxième partie de la page)
• summary = récapitulatif (affiché dans la première partie de la page)