La modification globale (ou par lot) est réservée aux professionnels habilités. Elle permet de mettre à jour, en temps réel, un ensemble de notices issues d’une recherche, selon différents axes :
remplacer partiellement ou totalement la valeur d’un champ,
ajouter une valeur,
supprimer le contenu d’un champ,
échanger des autorités,
supprimer des notices.
Attention : une fois validées, les modifications sont irréversibles.
Bonnes pratiques :
Toujours tester sur la base de formation avant d’appliquer en production.
Planifier les grosses modifications en fin de journée, lorsque les autres utilisateurs ne sont pas connectés, afin d’éviter les ralentissements.
Rechercher les notices à modifier
Deux modes d’accès sont possibles (selon vos droits) :
Depuis l’Administration
Espace de travail Administration → Menu Données / Modification globale.
Sélectionner la source, puis la table concernée.
Choisir l'index de recherche
Définir les critères de recherche.
Accès à la modification globale depuis l'administration
Interface de recherche de la modification globale
Depuis une liste de résultats
À l’issue d’une recherche standard, sélectionner les notices à modifier (ou laisser vide pour traiter l’ensemble de la liste).
Cliquer sur le bouton de modification par lot.
Modification par lot depuis une liste de résultats
Modification par lot sans sélection de notices
Remplacer une valeur
Permet de remplacer la valeur d’un champ par une autre.
Ex. remplacer la dénomination table par chaise.
Cas d'usage
Corriger une coquille dans un champ texte
Nettoyer la typographie : doubles espaces, séparateurs, guillemets, etc
Normaliser un terme ou une abréviation
Harmoniser la casse/accents
Préfixer ou suffixer une valeur
Remplacer un contenu obsolète par un libellé actuel
Réécrire entièrement une valeur incorrecte
Définir la valeur à remplacer
La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont pré-remplies par défaut. Il faut ensuite choisir le champ concerné.
Par défaut, la case Trier par libellé est cochée : le champ apparaît sous la forme Libellé (nom informatique), ce qui permet de distinguer des champs portant le même libellé.
Il suffit enfin de renseigner :
la valeur recherchée,
la nouvelle valeur souhaitée.
Exemple : remplacer la dénomination table par chaise
Option Forcer
Cocher la case Forcer permet de ne pas spécifier de valeur recherchée : toutes les notices sélectionnées seront modifiées.
L’option Forcer écrase sans distinction toutes les valeurs présentes dans le champ sélectionné.
Elle est particulièrement utile lorsque les notices sélectionnées comportent des valeurs différentes dans le champ à modifier, mais que l’on souhaite toutes les uniformiser avec une même donnée.
C’est une action radicale à réserver aux cas où toutes les notices doivent avoir exactement la même donnée.
Options de remplacement
Ces options permettent d’affiner le comportement du remplacement. Elles apparaissent juste en dessous du champ Nouvelle valeur.
Important : ces options ne concernent que les champs en texte libre. Ne les utilisez pas sur les champs de type liens, thésaurus ou listes, car cela peut provoquer des pertes de données. Si vous avez un doute, laissez les réglages par défaut : Champ entier + Occurrence.
Chercher
Cette option permet de préciser le niveau de recherche de la valeur à remplacer, selon qu’il s’agit d’une simple séquence de caractères, d’un mot complet ou de l’intégralité du champ.
Caractère → recherche une simple suite de caractères
Mot entier → recherche un mot complet
Champ entier → recherche la valeur complète du champ
Exemple :
Texte de départ : Inventaire des peintures anciennes
Caractère : Recherche de tair → prend en compte uniquement la suite de caractères dans Inventaire.
Mot entier : Recherche de Inventaire → prend en compte uniquement le mot complet Inventaire.
Champ entier : Recherche de Inventaire des peintures anciennes → prend en compte le texte complet Inventaire des peintures anciennes
Emplacement
Cette option permet de préciser où la nouvelle valeur sera appliquée dans le champ : uniquement à l’occurrence trouvée, à tout le champ, au début ou à la fin du texte.
Occurrence → seule la partie identifiée est remplacée.
Champ entier → tout le contenu du champ est remplacé (quelque soit la recherche)
Début de champ → la nouvelle valeur est ajoutée au début du texte existant.
Fin de champ → la nouvelle valeur est ajoutée à la fin du texte existant.
Elle se combine avec le réglage Chercher (Caractère, Mot entier, Champ entier).
Exemple
Texte de départ : Inventaire des peintures anciennes
Cas 1 Chercher = Caractère pein | Nouvelle valeur : phot
Chercher
Emplacement
Résultat
Caractère
Occurrence
Inventaire des phottures anciennes
Caractère
Champ entier
phot
Caractère
Début de champ
photInventaire des peintures anciennes
Caractère
Fin de champ
Inventaire des peintures anciennesphot
Cas 2 Chercher = Mot entier peintures | Nouvelle valeur : dessins
Chercher
Emplacement
Résultat
Mot entier
Occurrence
Inventaire des dessins anciennes
Mot entier
Champ entier
dessins
Mot entier
Début de champ
dessinsInventaire des peintures anciennes
Mot entier
Fin de champ
Inventaire des peintures anciennesdessins
Attention : cela ne fonctionnera pas si vous indiquez une suite de caractères au lieu d’un mot complet. Par exemple, chercher (ou remplacer) « pein » en cochant l’option Mot entier ne donnera aucun résultat ; utilisez le mot complet « peintures ».
Cas 3 Chercher = Champ entier Inventaire des peintures anciennes | Nouvelle valeur : Catalogue des peintures
Chercher
Emplacement
Résultat
Champ entier
Occurrence
Catalogue des peintures
Champ entier
Champ entier
Catalogue des peintures
Champ entier
Début de champ
Catalogue des peinturesInventaire des peintures anciennes
Champ entier
Fin de champ
Inventaire des peintures anciennesCatalogue des peintures
Avec Champ entier, la valeur recherchée doit correspondre exactement au contenu du champ (pas seulement un mot ou un extrait).
Emplacement = où appliquer : Occurrence (partie trouvée) · Champ entier (tout le champ) · Début/Fin (ajout en pré/suffixe).
Combinaison : le résultat dépend des deux réglages (Chercher × Emplacement).
Utile pour :
Corriger une coquille
Remplacer un terme obsolète
Nettoyer la ponctuation et les espaces
Respecter la casse
Active une recherche strictement identique à la valeur saisie : majuscules, minuscules et accents sont distingués.
Important : ces options ne concernent que les champs en texte libre. Ne les utilisez pas sur les champs de type liens, thésaurus ou listes, car cela peut provoquer des pertes de données. Si vous avez un doute, laissez les réglages par défaut : Champ entier + Occurrence.
Exemples :
Majuscules
Champ : Catalogue Monet
Recherche : monet avec Respecter la casse → aucun résultat
(Décochez l’option ou recherchez Monet pour trouver la valeur.)
Accents
Champ : École de Paris
Recherche : Ecole avec Respecter la casse → aucun résultat
(Décochez l’option ou recherchez École pour trouver la valeur.)
A retenir :
Effet : correspondance strictement identique (majuscules/minuscules et accents pris en compte).
Remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur
Par défaut, seule la première occurrence trouvée dans le champ est remplacée. En cochant Remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur, toutes les occurrences repérées dans ce même champ sont modifiées.
Important : ces options ne concernent que les champs en texte libre. Ne les utilisez pas sur les champs de type liens, thésaurus ou listes, car cela peut provoquer des pertes de données. Si vous avez un doute, laissez les réglages par défaut : Champ entier + Occurrence.
Exemple :
Champ (Titre) : Inventaire des peintures et des peintures anciennes
Chercher = Mot entier peintures → Nouvelle valeur = dessins
Sans l’option : Inventaire des **dessins** et des peintures anciennes
Avec l’option : Inventaire des **dessins** et des **dessins** anciennes
A retenir :
Effet : par défaut, seule la première occurrence est remplacée ; avec l’option cochée, toutes les occurrences dans le même champ sont modifiées.
Utile pour :
Corriger une faute répétée
Remplacer un terme obsolète récurrent
Lancer le traitement
Lancer le test : permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Attention : Lancer le test ne permet pas de visualiser le résultat (aucune donnée n’est modifiée).
Lancer le traitement : applique réellement la modification sur les notices sélectionnées.
Ajouter une valeur
Cas d'usage
Compléter une info manquante
Définir la valeur à ajouter
La source et la table sont pré-remplies par défaut.
Sélectionnez le champ à modifier.
Par défaut, Trier par libellé est coché : le champ s’affiche sous la forme Libellé (nom informatique) pour distinguer les libellés identiques.
Renseignez la nouvelle valeur souhaitée.
Exemple : Ajoute du lieu d'utilisation Lyon
Ajouter au champ parent existant
Ajoute la valeur dans le champ déjà présent sur la notice.
Ajout dans un champ parent existant
Comportement selon le type de champ :
Champ mono-valeur vide → la valeur est ajoutée.
Champ mono-valeur déjà renseigné → aucun effet.
Champ multi-valeur vide → la valeur est ajoutée.
Champ multi-valeur déjà renseigné → la valeur complète celles existantes.
A retenir :
Effet : insère la nouvelle valeur dans le champ déjà présent sur la notice
Utile pour :
Compléter des mots-clés
Enrichir un champ multi-valeur
Créer un nouveau champ parent
Duplique le champ pour y ajouter la nouvelle valeur (uniquement pour les champs duplicables).
Duplication du champ lieu d'utilisation
A retenir :
Effet : duplique le bloc (champ parent) pour y ajouter la nouvelle valeur dans une nouvelle occurrence distincte.
Utile pour :
Coupler correctement Matière & Technique
Associer la bonne Personne à la bonne Fonction
Lancer le traitement
Lancer le test : permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Attention : Lancer le test ne permet pas de visualiser le résultat (aucune donnée n’est modifiée).
Lancer le traitement : applique réellement la modification sur les notices sélectionnées.
Supprimer un champ
Efface la valeur d’un champ sur les notices sélectionnées.
Cas d'usage
Retirer une information obsolète ou erronée
Remettre à zéro un champ saisi au mauvais endroit
Nettoyer pour normaliser
Définir la suppression
La source et la table sont pré-remplies par défaut.
Sélectionnez le champ à nettoyer.
Par défaut, Trier par libellé est coché : le champ s’affiche sous la forme Libellé (nom informatique) pour distinguer les libellés identiques.
Renseignez la valeur recherchée (celle à supprimer).
Attention les options Chercher / Emplacementne s’appliquent pas à la suppression : dès que la valeur recherchée est présente dans le champ, l’occurrence du champ est supprimée en entier (et pas seulement une partie du texte).
Exemple : suppression du lieu d'utilisation Lyon
Astuce : Besoin de vider un champ sans spécifier de valeur recherchée ? Utilisez Remplacer plutôt que Supprimer un champ. Sélectionnez le champ, activez Forcer, et ne renseignez pas Nouvelle valeur.
Vider le champ Date fin de collecte
Lancer le traitement
Lancer le test : permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Attention : Lancer le test ne permet pas de visualiser le résultat (aucune donnée n’est modifiée).
Lancer le traitement : applique réellement la modification sur les notices sélectionnées.
Echanger une autorité
Permet de remplacer, dans les notices sélectionnées, une autorité A par une autorité B (personne, lieu, thésaurus, etc.) dans un champ lié à une table d’autorités.
Cas d'usage
Corriger une attribution à une autorité
Réparer un import : mauvais identifiant pointant vers A → autorité correcte B
Préparer la suppression de doublons d’autorités : rediriger toutes les notices vers l’autorité de référence, vérifier qu’il n’y a plus de liens sur les doublons, puis supprimer ces autorités vides.
Définir l'échange
La source et la table sont pré-remplies par défaut.
Sélectionnez le champ à modifier (champ lien vers une autorité).
Renseignez la Table liée (table d’autorité concernée : Personnes, Lieux...).
Indiquez l’Autorité à remplacer (valeur recherchée) et l’Autorité de remplacement (nouvelle valeur).
Portée : si le champ accepte plusieurs valeurs, seule l’occurrence correspondant à l’autorité à remplacer est substituée ; les autres valeurs du champ sont conservées.
Exemple : Echange de l'autorité Personnes Delacroix avec Botticelli
Lancer le traitement
Lancer le test : permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Attention : Lancer le test ne permet pas de visualiser le résultat (aucune donnée n’est modifiée).
Lancer le traitement : applique réellement la modification sur les notices sélectionnées.
Supprimer des notices
Supprime définitivement l’ensemble des notices sélectionnées.
Irréversible : toute suppression de notice est définitive.
Suppression de 59 notices
Ignorer les erreurs : si l’option est cochée, la suppression se poursuit malgré les anomalies rencontrées ; si elle est décochée, le traitement s’interrompt dès la première erreur.
Lancer le test : permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Attention : Lancer le test ne permet pas de visualiser le résultat (aucune donnée n’est modifiée).
Lancer le traitement : applique réellement la modification sur les notices sélectionnées.
Tracer le traitement
Fin d'opération
À l’issue du test ou du traitement, trois boutons sont disponibles en haut de page :
Retour au formulaire de recherche
Retour à la liste résultat
Télécharger les rapports (recommandé)
Suivi du traitement
Que vous lanciez un test ou un traitement effectif, la page de suivi affiche les mêmes 3 zones :
Résumé — Synthèse des paramètres et taux de progression.
Résumé
Détails du traitement — Flux d’informations en cours (inclut clés et digests des notices).
Zone volatile : si vous quittez/revenez, l’historique affiché disparaît.
Erreurs — Zone masquée tant qu’il n’y a pas d’erreurs ; elle persiste jusqu’à la fin du traitement (utile notamment pour les droits insuffisants ou les droits filtrés qui n’autorisent pas toutes les notices d’une table).
Erreurs
Fin d'opération
Lancer le traitement
Une fois la modification paramétrée, cliquez sur Lancer le test pour tester le traitement (sans impact sur les données). Une page d'informations s'affiche en trois parties.
La première présente un résumé des informations de la modification. Le pourcentage de traitement réalisé apparaît en haut de l'écran.
La seconde présente les informations remontées en cours de traitement ainsi que les clefs et digests des notices modifiées. En raison du nombre d’informations pouvant être remontées dans cette zone, son contenu est volatile. Si l’on quitte l’écran de modification globale et que l’on revient dessus, on ne verra plus les précédentes informations affichées. Le nombre de lignes pouvant être affiché dans cette zone est limité à 10000. Passé ce nombre, « ….. » s'affiche.
La troisième zone est masquée. Elle apparaît lorsque des erreurs sont remontées. A l'inverse de la liste des enregistrements traités, les messages affichés dans cette zone restent jusque' à la fin du traitement : si l’on quitte cette page, on les retrouve lorsque l’on revient sur la modification en cours. Les erreurs sont détaillées, y compris les fiches impossibles à modifier à cause de droits insuffisants. (On peut disposer d'un droit de modification filtré, qui ne s'applique donc pas à toutes les notices d'une table.)
Il est conseillé de tester d'abord l'impact potentiel de votre modification globale, avant de lancer le traitement réel sur les données.
Une fois la modification paramétrée et testée, deux possibilités sont offertes pour lancer le traitement effectif :
A partir de l'écran de résultat de test (étape précédente) : cliquez sur Appliquer.
A partir d'un des écrans de paramétrage de la modification globale : cliquez sur Lancer le traitement.
Une fois le traitement lancé, les informations associées s'affichent de la même manière que lors du test, sans la mention Exécution en mode test.
Une fois le test ou le traitement terminé, trois boutons se présentent en haut de la page :
retour au formulaire de recherche
retour à la liste résultat
télécharger les rapports.
Ce dernier permet de récupérer les fichiers contenant la totalité des informations affichées. Il suffit de fournir le nom du fichier zip téléchargé.
Le fichier zip contient trois fichiers correspondant aux trois zones d'informations décrites ci-dessous.
Les noms de fichier sont composés :
du code de l’action
global_replace = Remplacement
global_add = Ajout
global_remove = Suppression de champ
global_exchange = Echange d'autorité
global_notice_delete = Suppression de notice
CommitBatch = traitement effectif,
du code de l’utilisateur connecté,
de la date d’exécution de la modification,
du type d'information
err = erreurs rencontrées (contenu de la troisième partie de la page)
out = liste de fiches impactées (contenu de la deuxième partie de la page)
summary = récapitulatif (affiché dans la première partie de la page)
retour à la liste résultat
télécharger les rapports.