Code source wiki de Les autorités Personnes
Version 29.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/03 13:51
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | ((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
| 7 | Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections. | ||
| 8 | Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**. | ||
| 9 | |||
| 10 | La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie. | ||
| 11 | Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**. | ||
| 12 | |||
| 13 | En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes. | ||
| 14 | Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**. | ||
| 15 | ))) | ||
| 16 | |||
| 17 | = A quoi servent les autorités Personnes ? = | ||
| 18 | |||
| 19 | Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse : | ||
| 20 | |||
| 21 | * de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...), | ||
| 22 | * de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...), | ||
| 23 | * de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…), | ||
| 24 | * de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... ) | ||
| 25 | |||
| 26 | Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit : | ||
| 27 | |||
| 28 | * **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur… | ||
| 29 | * **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité… | ||
| 30 | * **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur… | ||
| 31 | * **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur… | ||
| 32 | * **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude… | ||
| 33 | * **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée... | ||
| 34 | * **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, personnage mythologique ou fictionnel… | ||
| 35 | * **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre. | ||
| 36 | |||
| 37 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 38 | ((( | ||
| 39 | Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée. | ||
| 40 | ))) | ||
| 41 | |||
| 42 | >(% class="small" %)Exemples d’usage : | ||
| 43 | |||
| 44 | >(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”. | ||
| 45 | >(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”. | ||
| 46 | >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice). | ||
| 47 | >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”. | ||
| 48 | |||
| 49 | >(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)" | ||
| 50 | |||
| 51 | = Comment créer une autorité Personne ? = | ||
| 52 | |||
| 53 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 54 | ((( | ||
| 55 | **Bonnes pratiques** | ||
| 56 | |||
| 57 | * Indiquer précisément le **type de personne**, | ||
| 58 | * Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation), | ||
| 59 | * Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien), | ||
| 60 | * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle. | ||
| 61 | ))) | ||
| 62 | |||
| 63 | == Entrer en création de la notice == | ||
| 64 | |||
| 65 | * ((( | ||
| 66 | Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création** | ||
| 67 | ))) | ||
| 68 | |||
| 69 | [[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 70 | |||
| 71 | |||
| 72 | * Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne** | ||
| 73 | |||
| 74 | [[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 75 | |||
| 76 | |||
| 77 | * A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 78 | |||
| 79 | [[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 80 | |||
| 81 | |||
| 82 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 83 | ((( | ||
| 84 | **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. | ||
| 85 | Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**. | ||
| 86 | ))) | ||
| 87 | |||
| 88 | == Renseigner et enregistrer la notice == | ||
| 89 | |||
| 90 | Une fois la grille de saisie ouverte : | ||
| 91 | |||
| 92 | ((( | ||
| 93 | 1. **Remplir les champs** | ||
| 94 | 1. **Enregistrer** | ||
| 95 | |||
| 96 | [[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 97 | |||
| 98 | |||
| 99 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 100 | ((( | ||
| 101 | Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner. | ||
| 102 | Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ. | ||
| 103 | |||
| 104 | [[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 105 | ))) | ||
| 106 | ))) | ||
| 107 | |||
| 108 | La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**. | ||
| 109 | ))) | ||
| 110 | |||
| 111 | ((( | ||
| 112 | = Cas particuliers à connaitre = | ||
| 113 | |||
| 114 | == Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt == | ||
| 115 | |||
| 116 | Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//. | ||
| 117 | Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**. | ||
| 118 | |||
| 119 | [[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 120 | |||
| 121 | |||
| 122 | == Gérer les relations entre personnes == | ||
| 123 | |||
| 124 | Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes. | ||
| 125 | |||
| 126 | Ce bloc permet de renseigner : | ||
| 127 | |||
| 128 | * le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...), | ||
| 129 | * l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//), | ||
| 130 | * les **dates de début et de fin** de la relation si connues. | ||
| 131 | |||
| 132 | Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice. | ||
| 133 | |||
| 134 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 135 | ((( | ||
| 136 | **Important** : | ||
| 137 | Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information. | ||
| 138 | ))) | ||
| 139 | |||
| 140 | [[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 141 | |||
| 142 | |||
| 143 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 144 | ((( | ||
| 145 | **Bon à savoir** | ||
| 146 | Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**. | ||
| 147 | |||
| 148 | >(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel// | ||
| 149 | |||
| 150 | ((( | ||
| 151 | [[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 152 | |||
| 153 | |||
| 154 | ))) | ||
| 155 | ))) | ||
| 156 | |||
| 157 | == Gérer les changements de noms d'une personne morale == | ||
| 158 | |||
| 159 | Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**. | ||
| 160 | Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**. | ||
| 161 | |||
| 162 | Voici la méthode recommandée : | ||
| 163 | |||
| 164 | 1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme. | ||
| 165 | 1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés. | ||
| 166 | 1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives. | ||
| 167 | |||
| 168 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 169 | ((( | ||
| 170 | Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** : | ||
| 171 | |||
| 172 | * Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//, | ||
| 173 | * Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel. | ||
| 174 | ))) | ||
| 175 | |||
| 176 | >(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora | ||
| 177 | |||
| 178 | ((( | ||
| 179 | [[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 180 | |||
| 181 | [[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 182 | ))) | ||
| 183 | |||
| 184 | |||
| 185 | = Dédoublonner des autorités personnes = | ||
| 186 | |||
| 187 | (% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs** | ||
| 188 | |||
| 189 | Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée. | ||
| 190 | |||
| 191 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 192 | ((( | ||
| 193 | **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées. | ||
| 194 | ))) | ||
| 195 | |||
| 196 | == Etapes du dédoublonnage == | ||
| 197 | |||
| 198 | === Créer un panier de dédoublonnage === | ||
| 199 | |||
| 200 | 1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence). | ||
| 201 | |||
| 202 | [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 203 | |||
| 204 | |||
| 205 | (% start="2" %) | ||
| 206 | 1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**. | ||
| 207 | |||
| 208 | [[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 209 | |||
| 210 | |||
| 211 | [[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 212 | |||
| 213 | |||
| 214 | (% start="3" %) | ||
| 215 | 1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité. | ||
| 216 | |||
| 217 | === Ajouter les doublons au panier === | ||
| 218 | |||
| 219 | 1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons). | ||
| 220 | 1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider. | ||
| 221 | |||
| 222 | [[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 223 | |||
| 224 | |||
| 225 | [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 226 | |||
| 227 | |||
| 228 | === Lancer le dédoublonnage === | ||
| 229 | |||
| 230 | 1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**. | ||
| 231 | |||
| 232 | [[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 233 | |||
| 234 | |||
| 235 | (% start="2" %) | ||
| 236 | 1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné. | ||
| 237 | 1. Cocher les notices à supprimer dans la liste. | ||
| 238 | 1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**. | ||
| 239 | |||
| 240 | [[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 241 | |||
| 242 | |||
| 243 | [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 244 | |||
| 245 | |||
| 246 | == Suivi et rapport == | ||
| 247 | |||
| 248 | Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**. | ||
| 249 | |||
| 250 | [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 251 | |||
| 252 | |||
| 253 | * Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte. | ||
| 254 | |||
| 255 | [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 256 | ))) | ||
| 257 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 258 | (% class="box" %) | ||
| 259 | ((( | ||
| 260 | **Sommaire** | ||
| 261 | |||
| 262 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 263 | ))) | ||
| 264 | |||
| 265 | (% class="box" %) | ||
| 266 | ((( | ||
| 267 | **Aller plus loin** | ||
| 268 | |||
| 269 | * [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]] | ||
| 270 | * Liste des champs d'une autorité personnes | ||
| 271 | * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] | ||
| 272 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] | ||
| 273 | * [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]] | ||
| 274 | ))) | ||
| 275 | |||
| 276 | (% class="box" %) | ||
| 277 | ((( | ||
| 278 | **Icônes principales** | ||
| 279 | |||
| 280 | * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer | ||
| 281 | * [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne | ||
| 282 | * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage | ||
| 283 | * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage | ||
| 284 | ))) | ||
| 285 | ))) | ||
| 286 | |||
| 287 |