Les autorités Personnes dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections. Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une notice dédiée dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
La création peut se faire depuis la table, le tableau de bord ou à la volée lors de la saisie. Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un emplacement (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc Relations entre personnes.
En cas de changement de nom ou d’adresse, on duplique la notice et on crée un lien entre les versions avec les plages de dates correspondantes. Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un panier de dédoublonnage, tout en préservant les liens existants.
A quoi servent les autorités Personnes ?
Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les entités nommées relevant du type “personne”, qu’il s’agisse :
de personnes physiques réelles (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
de personnes morales (institutions, galeries, associations...),
de personnages historiques (rois, explorateurs, figures politiques…),
de personnages fictifs ou mythologiques (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
Les autorités Personnes concernent toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections, que ce lien soit :
Administratif : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
Economique ou commercial : entreprise fabricante, marque déposée...
Représenté(e) dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, personnage mythologique ou fictionnel…
Évoqué ou mentionné dans un document ou une œuvre.
Dès qu’un individu ou une entité est cité, représenté, impliqué ou acteur dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité Personne peut (et doit) être utilisée ou créée.
Exemples d’usage :
Un bien représentant Zeus : lié à “Zeus (personnage mythologique)”. Une estampe figurant Don Quichotte : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”. Un objet donné par Madame X : lié à "Madame X (donatrice). Une exposition organisée avec un musée : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
Un constat d'état réalisé par le conservateur du musée : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
Comment créer une autorité Personne ?
Bonnes pratiques
Indiquer précisément le type de personne,
Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
Ajouter des liens vers des sources fiables (permalien),
Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
Entrer en création de la notice
Depuis la table Personnes en cliquant sur le l'icône de création
Création d'une notice depuis la table personne
Depuis le tableau de bord en cliquant sur l'icône ajouter une personne
Création d'une notice personne depuis le tableau de bord
A la volée depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de création à coté du champ de lien
Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale
Particularités de la création à la volée : une fois la personne enregistrée, vous êtes automatiquement renvoyé vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité sans interrompre la saisie principale.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte :
Remplir les champs
Enregistrer
Grille de saisie d'une notice Personne
Le champ Nom usuel est obligatoire. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice sans le renseigner. Il est possible de le construire automatiquement avec le nom et prénom en cliquant sur les engrenages à droite du champ.
Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel
La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
Cas particuliers à connaitre
Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt
Pour toute personne morale impliquée dans un prêt, dépôt ou emprunt (musée, ambassade...), il est recommandé de renseigner le champ Emplacement de prêt ou dépôt dans la notice Personne. Ce champ permet de lier la personne à un emplacement issu du thésaurus, qui sera automatiquement proposé comme destination lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme organisme du lieu de destination.
Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt
Gérer les relations entre personnes
Il est possible de documenter des liens entre deux personnes (physiques ou morales) à l’aide du bloc Relations entre personnes disponible dans les notices personnes.
Ce bloc permet de renseigner :
le type de relation (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
l’identité de l’autre personne (liée via une autorité Personne),
les dates de début et de fin de la relation si connues.
Ce bloc est répétable, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
Important : Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
Blocs relations entre personnes (dupliqués)
Bon à savoir Le bloc Relations entre personnes est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une marque commerciale et l'entreprise qui la détient.
Exemple : La marque La Vache qui rit est liée à la société Fromagerie Bel
Notice personne de La Vache qui rit
Gérer les changements de noms d'une personne morale
Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des organismes partenaires (musées, institutions, associations…) dont le nom évolue au fil du temps. Pour respecter une logique archivistique et préserver l’historique des relations, il est important de conserver la trace des différentes dénominations.
Voici la méthode recommandée :
Dupliquer la notice dans la table Personnes pour créer une nouvelle autorité correspondant au nouveau nom de l’organisme.
Conserver la notice d’origine, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau et renseigner les plages de dates d’activité respectives.
Si l’organisme est également un lieu de dépôt ou d’exposition :
Conserver l’adresse physique dans la table Emplacements,
Et simplement renommer le libellé avec le nom actuel.
Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
Notice de l'ancien nom
Notice du nouveau nom
Dédoublonner des autorités personnes
Versions 4.5.31 et ultérieurs
Le dédoublonnage permet de supprimer un doublon dans la base tout en transférant les liens associés vers la notice conservée.
Aucune fusion n’est effectuée : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
Etapes du dédoublonnage
Créer un panier de dédoublonnage
Rechercher la notice à conserver (celle qui deviendra la référence).
Sélection de la notice de référence
Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône Ajouter au panier de dédoublonnage dans la barre d’outils, puis sur Nouveau panier.
Icône Ajouter au panier de dédoublonnage
Créer un nouveau panier
Un panier de dédoublonnage est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
Ajouter les doublons au panier
Rechercher les notices à supprimer (doublons).
Dans la barre d’outils, cliquer sur Ajouter au panier de dédoublonnage, choisir le panier de dédoublonnage, et valider.
Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage
Choix du panier
Lancer le dédoublonnage
Accéder au menu Outils puis Dédoublonnage.
Accéder au menu de dédoublonnage
Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
Cocher les notices à supprimer dans la liste.
Cliquer sur la baguette magique puis sur Lancer le traitement.
Choix des notices à supprimer
Lancer le traitement
Suivi et rapport
Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet Modifications effectuées.
Modifications effectuées
Un clic sur l’icône représentant une disquette permet de télécharger un rapport du dédoublonnage au format texte.
: Créer
: Créer une personne
: Ajouter au panier de dédoublonnage
: Lancer le dédoublonnage