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Code source wiki de Les autorités Personnes

Version 22.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/01 16:37
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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
Joséphine Ducruet 2.1 2
Joséphine Ducruet 3.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 17.1 4 (((
Joséphine Ducruet 3.1 5 = Objectifs =
6
7 Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
8
9 * de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
10 * de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
11 * de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
12 * de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
13
14 Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
15
16 * **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
17 * **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
18 * **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
19 * **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
20 * **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
21 * **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
22 * **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
23 * **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
24
25 (% class="box successmessage" %)
26 (((
27 Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
28 )))
29
Joséphine Ducruet 6.1 30 >(% class="small" %)Exemples d’usage :
Joséphine Ducruet 5.1 31
Joséphine Ducruet 7.1 32 >(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
Joséphine Ducruet 3.1 33 >(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
Joséphine Ducruet 7.1 34 >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
Joséphine Ducruet 8.1 35 >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
Joséphine Ducruet 7.1 36
Joséphine Ducruet 11.1 37 >(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
Joséphine Ducruet 8.1 38
Joséphine Ducruet 9.1 39 = Comment créer une autorité Personne =
Joséphine Ducruet 7.1 40
Joséphine Ducruet 9.1 41 (% class="box successmessage" %)
42 (((
43 **Bonnes pratiques**
Joséphine Ducruet 10.1 44
45 * Indiquer précisément le **type de personne**,
46 * Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
47 * Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
48 * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
Joséphine Ducruet 9.1 49 )))
50
Joséphine Ducruet 15.1 51 == Entrer en création de la notice ==
Joséphine Ducruet 9.1 52
Joséphine Ducruet 10.1 53 * (((
54 Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
55 )))
Joséphine Ducruet 9.1 56
Joséphine Ducruet 10.1 57 [[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 * Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
61
62 [[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63
64
Joséphine Ducruet 11.1 65 * A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66
Joséphine Ducruet 14.1 67 [[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 11.1 68
69
Joséphine Ducruet 15.1 70 (% class="box infomessage" %)
71 (((
72 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 )))
75
Joséphine Ducruet 16.1 76 == Renseigner et enregistrer la notice ==
Joséphine Ducruet 15.1 77
78 Une fois la grille de saisie ouverte :
79
Joséphine Ducruet 16.1 80 (((
81 1. **Remplir les champs**
82 1. **Enregistrer**
83
84 [[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85
86
87 (% class="box warningmessage" %)
88 (((
Joséphine Ducruet 17.1 89 Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91
92 [[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 15.1 93 )))
94 )))
Joséphine Ducruet 9.1 95
Joséphine Ducruet 17.1 96 La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 )))
98
99 (((
Joséphine Ducruet 18.1 100 = Cas particuliers à connaitre =
Joséphine Ducruet 17.1 101
102 == Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
103
104 Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106
107 [[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 == Gérer les relations entre personnes ==
111
112 Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
113
114 Ce bloc permet de renseigner :
115
116 * le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 * l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 * les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
119
120 Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
121
122 (% class="box warningmessage" %)
123 (((
124 **Important** :
125 Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 )))
127
128 [[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129
Joséphine Ducruet 19.1 130
131 (% class="box infomessage" %)
132 (((
Joséphine Ducruet 21.1 133 **Bon à savoir**
134 Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135
136 >(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
137
138 (((
Joséphine Ducruet 20.1 139 [[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 19.1 140
141
142 )))
143 )))
144
Joséphine Ducruet 17.1 145 == Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
146
147 Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
148 Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
149
150 Voici la méthode recommandée :
151
152 1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
153 1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
154 1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
155
156 (% class="box infomessage" %)
157 (((
158 Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
159
160 * Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
161 * Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
162 )))
163
164 >(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
Joséphine Ducruet 18.1 165
166 (((
Joséphine Ducruet 17.1 167 [[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
169 [[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 )))
171
Joséphine Ducruet 18.1 172
Joséphine Ducruet 22.1 173 = Dédoublonner des autorités personnes =
174
175 Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
176
177 (% class="box warningmessage" %)
178 (((
179 **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
Joséphine Ducruet 17.1 180 )))
Joséphine Ducruet 22.1 181
182 == Etapes du dédoublonnage ==
183
184 === Créer un panier de dédoublonnage ===
185
186 1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
187
188 [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 (% start="2" %)
192 1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
193
194 [[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196
197 [[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 (% start="3" %)
201 1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
202
203 === Ajouter les doublons au panier ===
204
205 1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
206 1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
207
208 [[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 === Lancer le dédoublonnage ===
215
216 1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
217
218 [[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 (% start="2" %)
222 1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
223 1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
224 1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
225
226 [[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228
229 [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 == Suivi et rapport ==
233
234 Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
235
236 [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237
238
239 * Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
240
241 [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 )))
Joséphine Ducruet 3.1 243 )))|(% style="width:300px" %)
244
Joséphine Ducruet 2.1 245