Les autorités Personnes

Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.

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)))

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>(% class="small" %)Exemples d’usage :

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>(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.

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>(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.

34

>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).

35

>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.

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>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"

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= Comment créer une autorité Personne =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques**

* Indiquer précisément le **type de personne**,

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* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),

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* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),

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* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.

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== Entrer en création de la notice ==

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* (((

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Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**

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)))

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[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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60

* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**

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62

[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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65

* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien

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[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.

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Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.

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)))

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== Renseigner et enregistrer la notice ==

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Une fois la grille de saisie ouverte :

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(((

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1. **Remplir les champs**

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1. **Enregistrer**

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[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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87

(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.

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Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.

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92

[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.

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(((

= Cas particuliers à connaitre =

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== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==

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104

Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.

105

Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.

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107

[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Gérer les relations entre personnes ==

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112

Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.

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Ce bloc permet de renseigner :

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116

* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),

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* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),

118

* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.

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Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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**Important** :

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Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.

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[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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131

(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Bon à savoir**

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Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.

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>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//

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[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==

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147

Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.

148

Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.

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Voici la méthode recommandée :

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1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.

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1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.

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1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :

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* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,

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* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.

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>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora

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[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Dédoublonner des autorités personnes =

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175

Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.

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)))

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== Etapes du dédoublonnage ==

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=== Créer un panier de dédoublonnage ===

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1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).

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[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.

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[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.

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=== Ajouter les doublons au panier ===

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1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).

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1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.

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208

[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Lancer le dédoublonnage ===

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1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.

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