Modifications pour le document Dédoublonner des notices

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dédoublonnage
++Dédoublonner des autorités personnes

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.WebHome
++1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome

Contenu

@@ -1,194 +1,18 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
++
  |(% style="width:840px" %)(((
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections.
--Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
--
--La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie.
--Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
--
--En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
--Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**.
--)))
--
--= À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? =
--
--Les autorités **Personnes** permettent de documenter de manière **centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées** relevant du type « personne » :
--
--* personnes **physiques réelles** (artistes, restaurateurs, collectionneurs…),
--* personnes **morales** (institutions, musées, galeries…),
--* **personnages historiques** (explorateurs, souverains…),
--* **figures fictives ou mythologiques** (Hercule, Don Quichotte…).
--
--Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
--
--* **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur…
--* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité…
--* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant…
--* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
--* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur…
--* **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée…
--* **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
--* **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet.
--
--
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire.
--)))
--
-->(% class="small" %)Exemples d’usage :
-->(% class="small" %)//Un **bien** représentant **Zeus** : lié à  “Zeus (personnage mythologique)”.//
-->(% class="small" %)//Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.//
-->(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X**// : lié à "Madame X (donatrice).//
-->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée**// : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.//
-->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée**// : lié au "Conservateur (personnel du musée)"//
--
--= Comment créer une autorité Personne ? =
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques**
--
--* Indiquer précisément le **type de personne**,
--* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
--* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
--* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
--)))
--
--== Depuis la table Personnes ==
--
--* (((
-- Cliquez sur l'icône de **création**
--)))
--
--[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--* (((
--== Depuis le **tableau de bord** ==
--)))
--*  Cliquez sur l'icône de **création**
--
--[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--* (((
--== A **la volée** depuis une notice principale ==
--)))
--* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
--
--[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
--)))
--
--= Renseigner et enregistrer la notice =
--
--Une fois la grille de saisie ouverte,
--
--(((
--1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
--1. Champ obligatoire : **Nom usuel**
--Il peut être généré automatiquement à partir du nom/prénom en cliquant sur l'engrenage à droite du champ.
--1. **Enregistrer la notice**
--1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
--
--[[//Grille de saisie d'une notice Personne//>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[(% style="text-align: center;" %)
--//Générer un nom usuel//>>image:1751372673407-753.png]]
--)))
--)))
--
--
--
--
--(((
--= Cas particuliers à connaitre =
--
--== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
--
--Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
--Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme  destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
--
--[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Gérer les relations entre personnes ==
--
--Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
--
--Ce bloc permet de renseigner :
--
--* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
--* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
--* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
--
--Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Important** :
--Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
--)))
--
--[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Bon à savoir**
--Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
--
-->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
--
--(((
--[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  )))
  )))
--== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
--
--Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
--Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
--
--Voici la méthode recommandée :
--
--1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
--1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
--1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
--
--* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
--* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
--)))
--
-->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
--
--(((
--[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--
--
--= Dédoublonner des autorités personnes =
--
  (% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
++= Etapes du dédoublonnage =
++
  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
  (% class="box warningmessage" %)
@@ -196,10 +196,8 @@
  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
  )))
--== Etapes du dédoublonnage ==
++== Créer un panier de dédoublonnage ==
--=== Créer un panier de dédoublonnage ===
--
 . Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -217,7 +217,7 @@
  (% start="3" %)
 . Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
--=== Ajouter les doublons au panier ===
++== Ajouter les doublons au panier ==
 . Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
 . Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
@@ -228,7 +228,7 @@
  [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Lancer le dédoublonnage ===
++== Lancer le dédoublonnage ==
 . Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
@@ -245,9 +245,8 @@
  [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Suivi et rapport =
--== Suivi et rapport ==
--
  Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
  [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -268,12 +268,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Aller plus loin**
--
--* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
--* Liste des champs d'une autorité personnes
--* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -280,8 +280,6 @@
  (((
  **Icônes principales**
--* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
--* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
  * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
  * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
  )))