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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 22.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 16:37
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À la version 43.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/27 09:16
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les autorités Personnes
1 +Dédoublonner des autorités personnes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,188 +1,27 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -= Objectifs =
6 -
7 -Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
8 -
9 -* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
10 -* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
11 -* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
12 -* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
13 -
14 -Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
15 -
16 -* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
17 -* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
18 -* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
19 -* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
20 -* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
21 -* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
22 -* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
23 -* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
24 -
25 -(% class="box successmessage" %)
5 +(% class="box" %)
26 26  (((
27 -Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
7 +Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
8 +L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
28 28  )))
29 -
30 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
31 -
32 ->(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
33 ->(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
34 ->(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
35 ->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
36 -
37 ->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
38 -
39 -= Comment créer une autorité Personne =
40 -
41 -(% class="box successmessage" %)
42 -(((
43 -**Bonnes pratiques**
44 -
45 -* Indiquer précisément le **type de personne**,
46 -* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
47 -* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
48 -* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
49 49  )))
50 50  
51 -== Entrer en création de la notice ==
52 -
53 -* (((
54 - Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
55 -)))
56 -
57 -[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 -
59 -
60 -* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
61 -
62 -[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 -
64 -
65 -* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
66 -
67 -[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 -
69 -
70 -(% class="box infomessage" %)
71 71  (((
72 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 -)))
13 += Etapes du dédoublonnage =
75 75  
76 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
77 -
78 -Une fois la grille de saisie ouverte :
79 -
80 -(((
81 -1. **Remplir les champs**
82 -1. **Enregistrer**
83 -
84 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 -
86 -
87 -(% class="box warningmessage" %)
88 -(((
89 -Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 -Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91 -
92 -[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -)))
94 -)))
95 -
96 -La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 -)))
98 -
99 -(((
100 -= Cas particuliers à connaitre =
101 -
102 -== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
103 -
104 -Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 -Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106 -
107 -[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -
109 -
110 -== Gérer les relations entre personnes ==
111 -
112 -Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
113 -
114 -Ce bloc permet de renseigner :
115 -
116 -* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 -* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 -* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
119 -
120 -Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
121 -
122 -(% class="box warningmessage" %)
123 -(((
124 -**Important** :
125 -Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 -)))
127 -
128 -[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 -
130 -
131 -(% class="box infomessage" %)
132 -(((
133 -**Bon à savoir**
134 -Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135 -
136 ->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
137 -
138 -(((
139 -[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 -
141 -
142 -)))
143 -)))
144 -
145 -== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
146 -
147 -Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
148 -Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
149 -
150 -Voici la méthode recommandée :
151 -
152 -1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
153 -1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
154 -1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
155 -
156 -(% class="box infomessage" %)
157 -(((
158 -Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
159 -
160 -* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
161 -* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
162 -)))
163 -
164 ->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
165 -
166 -(((
167 -[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 -
169 -[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 -)))
171 -
172 -
173 -= Dédoublonner des autorités personnes =
174 -
175 175  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
176 176  
177 177  (% class="box warningmessage" %)
178 178  (((
179 179  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
20 +Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
180 180  )))
181 181  
182 -== Etapes du dédoublonnage ==
23 +== Créer un panier de dédoublonnage ==
183 183  
184 -=== Créer un panier de dédoublonnage ===
185 -
186 186  1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
187 187  
188 188  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -200,7 +200,7 @@
200 200  (% start="3" %)
201 201  1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
202 202  
203 -=== Ajouter les doublons au panier ===
42 +== Ajouter les doublons au panier ==
204 204  
205 205  1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
206 206  1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 212  
213 213  
214 -=== Lancer le dédoublonnage ===
53 +== Lancer le dédoublonnage ==
215 215  
216 216  1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
217 217  
... ... @@ -228,18 +228,42 @@
228 228  
229 229  [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
70 += Suivi et rapport =
231 231  
232 -== Suivi et rapport ==
233 -
234 234  Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
235 235  
236 236  [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 237  
238 238  
239 -* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
77 +Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
240 240  
241 241  [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  )))
243 -)))|(% style="width:300px" %)
81 +)))|(% style="width:300px" %)(((
82 +(% class="box" %)
83 +(((
84 +**Sommaire**
244 244  
86 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
87 +)))
88 +
89 +(% class="box" %)
90 +(((
91 +**Aller plus loin**
92 +
93 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
94 +)))
95 +
96 +(% class="box" %)
97 +(((
98 +**Icônes principales**
99 +
100 +* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
101 +
102 +
103 +
104 +* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
105 +)))
106 +)))
107 +
245 245  
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Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Taille
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Contenu
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Auteur
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