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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 16.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 14:22
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/27 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les autorités Personnes
1 +Dédoublonner des autorités personnes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,96 +1,180 @@
1 -(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -= Objectifs =
4 +(((
5 +(% class="box" %)
6 +(((
7 +Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
8 +L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
9 +)))
10 +)))
5 5  
6 -Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
12 +(((
13 += Types de notices concernées =
7 7  
8 -* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
9 -* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
10 -* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
11 -* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
15 +== Module Musée ==
12 12  
13 -Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
17 +(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
14 14  
15 -* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
16 -* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
17 -* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
18 -* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
19 -* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
20 -* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
21 -* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
22 -* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
19 +* Autorités Personnes
23 23  
24 -(% class="box successmessage" %)
21 +== Module Bibliothèque ==
22 +
23 +* Notices Bibliographiques
24 +* Notices Exemplaires
25 +* Autorités Auteurs
26 +* Autorités Collectivités
27 +* Autorités Collections
28 +* Autorités Editeur
29 +
25 25  (((
26 -Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
31 += Etapes du dédoublonnage =
32 +
33 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
34 +
35 +(% class="box warningmessage" %)
36 +(((
37 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
38 +Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
27 27  )))
28 28  
29 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
41 +== Créer un panier de dédoublonnage ==
30 30  
31 ->(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
32 ->(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
33 ->(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
34 ->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
43 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
35 35  
36 ->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
45 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -= Comment créer une autorité Personne =
39 39  
40 -(% class="box successmessage" %)
41 -(((
42 -**Bonnes pratiques**
48 +(% start="2" %)
49 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
43 43  
44 -* Indiquer précisément le **type de personne**,
45 -* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
46 -* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
47 -* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
48 -)))
51 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -== Entrer en création de la notice ==
51 51  
52 -* (((
53 - Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
54 -)))
54 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
57 +(% start="3" %)
58 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
58 58  
59 -* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
60 +== Ajouter les doublons au panier ==
60 60  
61 -[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
63 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
62 62  
65 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
65 65  
66 -[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -(% class="box infomessage" %)
70 -(((
71 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
72 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
71 +== Lancer le dédoublonnage ==
72 +
73 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
74 +
75 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +
77 +
78 +(% start="2" %)
79 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
80 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
81 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
82 +
83 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +
85 +
86 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +
88 += Suivi et rapport =
89 +
90 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
91 +
92 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +
94 +
95 +Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
96 +
97 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +
99 += Spécificités du dédoublonnage en Bibliothèque =
100 +
101 +== Dédoublonnage de monographies ==
102 +
103 + Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
104 +
105 +* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
106 +* Prêts (ICOMM_LOAN)
107 +* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
108 +* Lignes de commande (IORDER_LINE)
109 +* Notices du catalogue (UNIMARC)
110 +
111 +**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
112 +
113 +Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
114 +Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
115 +
116 +== Dédoublonnage de périodiques ==
117 +
118 +=== Numéros de périodique ===
119 +
120 +* (((
121 +Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
122 +
123 +* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
124 +* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
73 73  )))
74 74  
75 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
127 +=== Réservations et mises à disposition ===
76 76  
77 -Une fois la grille de saisie ouverte :
129 +* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
130 +* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
131 +* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
78 78  
79 -(((
80 -1. **Remplir les champs**
81 -1. **Enregistrer**
133 +=== État des collections ===
82 82  
83 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
136 +* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
84 84  
138 +=== Autres éléments ===
85 85  
86 -(% class="box warningmessage" %)
140 +* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
141 +* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
142 +* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
143 +* (((
144 +Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
145 +
146 +* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
147 +* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
148 +)))
149 +)))
150 +)))
151 +)))|(% style="width:300px" %)(((
152 +(% class="box" %)
87 87  (((
88 -Le champ **Nom usuel** est obligatoire. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice sans le renseigner.
89 -Il est possible de le construite automatiquement avec le nom et prénom en cliquant sur les engrenages à droite du champ.
154 +**Sommaire**
155 +
156 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
90 90  )))
158 +
159 +(% class="box" %)
160 +(((
161 +**Aller plus loin**
162 +
163 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
164 +* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
165 +* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
91 91  )))
92 92  
93 -La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
94 -)))|(% style="width:300px" %)
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Icônes principales**
95 95  
172 +* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
173 +
174 +
175 +
176 +* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
177 +)))
178 +)))
179 +
96 96  
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