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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 15.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 10:58
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À la version 22.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,7 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  = Objectifs =
5 5  
6 6  Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
... ... @@ -72,18 +72,173 @@
72 72  Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
73 73  )))
74 74  
75 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
76 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
76 76  
77 77  Une fois la grille de saisie ouverte :
78 78  
79 -1. (((
80 -Remplir les champs requis
80 +(((
81 +1. **Remplir les champs**
82 +1. **Enregistrer**
83 +
84 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 +
86 +
87 +(% class="box warningmessage" %)
88 +(((
89 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
91 +
92 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  )))
82 -1. (((
83 -Enregistrer
84 84  )))
85 85  
86 -La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
96 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 +)))
98 +
99 +(((
100 += Cas particuliers à connaitre =
101 +
102 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
103 +
104 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
106 +
107 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 +
109 +
110 +== Gérer les relations entre personnes ==
111 +
112 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
113 +
114 +Ce bloc permet de renseigner :
115 +
116 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
119 +
120 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
121 +
122 +(% class="box warningmessage" %)
123 +(((
124 +**Important** :
125 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 +)))
127 +
128 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 +
130 +
131 +(% class="box infomessage" %)
132 +(((
133 +**Bon à savoir**
134 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135 +
136 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
137 +
138 +(((
139 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +
141 +
142 +)))
143 +)))
144 +
145 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
146 +
147 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
148 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
149 +
150 +Voici la méthode recommandée :
151 +
152 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
153 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
154 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
155 +
156 +(% class="box infomessage" %)
157 +(((
158 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
159 +
160 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
161 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
162 +)))
163 +
164 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
165 +
166 +(((
167 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +
169 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +)))
171 +
172 +
173 += Dédoublonner des autorités personnes =
174 +
175 +Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
176 +
177 +(% class="box warningmessage" %)
178 +(((
179 +**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
180 +)))
181 +
182 +== Etapes du dédoublonnage ==
183 +
184 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
185 +
186 +1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
187 +
188 +[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 +
190 +
191 +(% start="2" %)
192 +1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
193 +
194 +[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +
196 +
197 +[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 +
199 +
200 +(% start="3" %)
201 +1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
202 +
203 +=== Ajouter les doublons au panier ===
204 +
205 +1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
206 +1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
207 +
208 +[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +
210 +
211 +[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +=== Lancer le dédoublonnage ===
215 +
216 +1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
217 +
218 +[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 +
220 +
221 +(% start="2" %)
222 +1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
223 +1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
224 +1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
225 +
226 +[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +
228 +
229 +[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +
231 +
232 +== Suivi et rapport ==
233 +
234 +Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
235 +
236 +[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +
238 +
239 +* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
240 +
241 +[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 +)))
87 87  )))|(% style="width:300px" %)
88 88  
89 89  
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