Comprendre les types de champs et leur contrôle

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(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

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Dans Flora, chaque donnée saisie dans une notice passe par un champ.

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Ces champs varient selon leur fonction : certains sont obligatoires, d'autres facultatifs, certains ouverts à la saisie libre, d'autres soumis à des listes ou des contrôles.

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Cette page présente les **différents types de champs** que vous pouvez rencontrer dans les grilles de saisie, avec leurs particularités (longueur, format, contrôle par thésaurus ou autorités, multisélection, etc.).

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Elle vous aide à identifier rapidement la nature d’un champ et à comprendre son comportement au moment de la saisie.

)))

(((

= Champ obligatoire =

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**Affiché en rouge avec une astérisque**, ces champs doivent être renseignés pour valider la notice.

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En l'absence de saisie, un message d’erreur bloque l’enregistrement.

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[[Ex. Champ** Titre propre** → obligatoire dans la grille de saisie bibliographique.>>image:1744266393124-805.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Champ** Titre propre** → si ce champ (ou un autre champ obligatoire) est vide lors de l’enregistrement :

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un message d’erreur s’affiche et empêche la validation de la notice.>>image:1744266419681-229.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ important =

**Affiché en gras **dans les grilles. Ils ne sont pas bloquants, mais fortement recommandés pour garantir la qualité documentaire.

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[[Ex. Champs **Discipline**, **Domaine musée**, **Domaine SMF** et **Dénomination** → importants dans la grille de saisie des biens. >>image:1748346323394-769.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ en texte libre =

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Ce champ accepte tout type de texte.

Il permet :

* des saisies longues avec retour à la ligne,

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* l’autocomplétion si activée,

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* le copier/coller depuis d’autres outils,

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* un aperçu en survol.

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[[Ex. Champ **Précisions sur le numéro d'inventaire** → retour visuel pour élargir l'espace de saisie. >>image:1748435123479-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ converti en majuscules ou minuscules =

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La casse est automatiquement ajustée à la sortie du champ pour homogénéiser les données.

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[[Ex. Champ** CODEN **→ grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).>>image:1744266239232-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ à longueur limitée =

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Certains champs imposent un nombre minimal ou maximal de caractères.

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Si la limite est dépassée ou non atteinte, un message d’erreur s’affiche.

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[[Ex. Champ **CODEN **→ ** **limité à 6 caractères dans la grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque). >>image:1744266160949-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Champ **CODEN** → message erreur. >>image:1744266192457-961.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ lié à une autorité =

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Identifié par** une loupe.**

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**Sélection **par cette loupe d'une ou plusieurs **notices d’autorité **(Personne, Lieu, Collection…).

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Le lien créé garantit la cohérence des données et leur réutilisation.

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[[Ex. Champ **Auteur-exécutant** → grille de saisie des biens.>>image:1748348662815-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ à listes =

Ces champs proposent une sélection de termes prédéfinis, évitant la saisie libre.

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== Liste déroulante ==

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Identifiée par une **flèche descendante**

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Taper les premières lettres du terme à sélectionner au clavier ou naviguer dans la liste à l’aide des flèches haut et bas.

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[[Ex. Champ **Type** → grille de saisie des entrées.>>image:1748439770912-418.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Champ **Type** → saisie au clavier. >>image:1744201070656-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Liste mono-sélection ==

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Identifiée par une icône de** liste.**

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Sélection d'**un seul terme** dans une **fenêtre dédiée**

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[[Ex. Champ** Langue document **→ grille de saisie complète de la bibliothèque.>>image:1748440059567-691.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Liste multivaluée ==

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(% id="cke_bm_242454S" style="display:none" %) (%%)Identifiée par une icône de **liste.**

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**Sélection multiple** de termes avec MAJ ou CTRL + Flèche

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[[Ex. Champ **Conditions de manutention **→ grille de saisie des biens.>>image:1748440391831-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Champ **Conditions de manutention **multivalué>>image:1744210082111-615.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ contrôlé par un thésaurus =

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Identifié par les lettres(% style="font-size:10.5px" %) AB.

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Ce bouton permet d’accéder à l’arborescence pour sélectionner le terme ou les termes.

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[[Ex. Champ **Matière** → grille de saisie des biens.>>image:1748440646622-174.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ multivalué =

Champs contrôlés (listes, thésaurus, autorités, liens documentaires, etc.) permettant de renseigner plusieurs valeurs.

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Le nombre maximum de valeurs par champ est consultable via un clic droit sur le libellé du champ > Information sur le champs

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[[Ex. **Champ Détail de la représentation-décors **→ grille de saisie des biens. >>image:1750776180893-888.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1754493877801-796.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1754494150572-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ de date =

Identifié par un calendrier simple.

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Saisie effectuée via ce calendrier ou saisie manuelle avec respect des formats suivants : jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa, aaaammjj.

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En cas d’erreur de format, un message s'affiche

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[[Ex. Champ **Date de Diffusion exposée **→ grille de saisie des vidéos-sons. >>image:1750776434190-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ de datation =

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Identifié par une icône calendrier.

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Permet d’indiquer des périodes larges (siècles, millénaires…).

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Un assistant spécifique est proposé pour guider la saisie.

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[[Ex. Champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution **→ grille de saisie des biens. >>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ de durée =

Identifié par une icône de montre.

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Pour les durées exprimées en heures, minutes, secondes.

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[[Ex. Champ **Durée** → grille de saisie vidéos-sons. >>image:1750775899278-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ avec contrôle décimal =

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Saisie obligatoire en valeur décimale.

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[[Ex. Champs** Hauteur**, **Longueur**,** Largeur** → grille de saisie des biens. >>image:1750773269464-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[image:1754493826147-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Champ répétable =

Certains champs peuvent être répétés via un clic droit > //Insérer un champ//.

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Seuls les champs remplis sont enregistrés.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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//L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC.//

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)))

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[[**Ex.** Depuis la **table Bibliothèque**, clic droit sur le **libellé d’un champ** → ouverture du **menu contextuel** permettant d’insérer ou d’ajouter des champs issus d’une **nouvelle collection**..>>image:1744196341634-714.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Bloc répétable =

Un bloc est un ensemble continu de champs.

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Ces groupes de champs peuvent être dupliquer via un clic droit et/ou un bouton « Ajouter ».

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Seuls les blocs remplis sont enregistrés.

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[[**Ex.** Dans la **grille de saisie des biens**, clic droit → **menu contextuel** permettant d’**insérer ou d’ajouter un nouveau bloc Auteur-exécutant**.>>image:1744196268182-837.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ avec contrôle d'unicité =

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204

Ce champ ne peut contenir qu’une valeur non utilisée ailleurs dans la même table (ex. numéro d’inventaire, ISBN, cote…).

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206

En cas de doublon, l’enregistrement est bloqué.

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208

>(% class="small" %)Par exemple, un numéro d’inventaire ou un ISBN déjà existant dans la base empêchera l’enregistrement d’une nouvelle notice portant la même valeur.

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210

[[Ex.duplication d'une notice catalogue portant un **numéro ISBN **déjà affecté à un ouvrage dans Flora. >>image:1744267070753-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Message erreur>>image:1744267106535-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ avec valeur par défaut =

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(((

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Certains champs sont automatiquement remplis selon le contexte :

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* **Modifiables** par l'administrateur ou l'utilisateur : Type de document, Support…

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* **Non modifiables** : Saisi par, Saisi le, Modifié par…

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[[Ex. Champs **Type de document**, **Support** et **Nouvelle acquisition** → automatiquement implémentés dans la grille de saisie des monographies (bibliothèque) et modifiables. >>image:1744266714195-921.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Champs **Saisie par**,** Saisi le**,** Modifié par**, **Modifié le** → automatiquement implémentés et non modifiable par les utilisateurs.>>image:1744266867121-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Champ avec éditeur de contenus HTML =

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Identifier avec un crayon.

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Certains champs texte disposent d’un éditeur avancé (styles, images, code source…)..

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[[Ex. Champ **Cartel** → grille de saisie des biens.>>image:1748441247773-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Champ généré dynamiquement =

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Identifié par **l'icône d'un engrenage.**

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Champ** formaté automatiquement** à partir d’autres données de la notice au clic sur le bouton.

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