Comprendre les types de champs et leur contrôle

Version 82.7 par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX le 2025/08/06 16:22

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Dans Flora, chaque donnée saisie dans une notice passe par un champ.
Ces champs varient selon leur fonction : certains sont obligatoires, d'autres facultatifs, certains ouverts à la saisie libre, d'autres soumis à des listes ou des contrôles.

Cette page présente les différents types de champs que vous pouvez rencontrer dans les grilles de saisie, avec leurs particularités (longueur, format, contrôle par thésaurus ou autorités, multisélection, etc.).
Elle vous aide à identifier rapidement la nature d’un champ et à comprendre son comportement au moment de la saisie.

Champ obligatoire

Affiché en rouge avec une astérisque , ces champs doivent être renseignés pour valider la notice.

En l'absence de saisie, un message d’erreur bloque l’enregistrement.

Ex. Champ Titre propre → obligatoire dans la grille de saisie bibliographique.

Ex. Champ Titre propre → si ce champ (ou un autre champ obligatoire) est vide lors de l’enregistrement :
un message d’erreur s’affiche et empêche la validation de la notice.

Champ important

Affiché en gras dans les grilles. Ils ne sont pas bloquants, mais fortement recommandés pour garantir la qualité documentaire.

Ex. Champs **Discipline**, **Domaine musée**, **Domaine SMF** et **Dénomination** → importants dans la grille de saisie des biens.

Champ en texte libre

Ce champ accepte tout type de texte.

Il permet :

des saisies longues avec retour à la ligne,
l’autocomplétion si activée,
le copier/coller depuis d’autres outils,
un aperçu en survol.

Ex. Champ **Précisions sur le numéro d'inventaire** → retour visuel pour élargir l'espace de saisie.

Champ converti en majuscules ou minuscules

La casse est automatiquement ajustée à la sortie du champ pour homogénéiser les données.

Ex. Champ CODEN → grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).

Champ à longueur limitée

Certains champs imposent un nombre minimal ou maximal de caractères.

Si la limite est dépassée ou non atteinte, un message d’erreur s’affiche.

Ex. Champ **CODEN** → limité à 6 caractères dans la grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).

Champ lié à une autorité

Identifié par une loupe Autorit%25C3%25A9s_Liens.png

Sélection d'une ou plusieurs notices d’autorité (Personne, Lieu, Collection…).

Le lien créé garantit la cohérence des données et leur réutilisation.

Ex. Champ **Auteur-exécutant** → grille de saisie des biens.

Champ à listes

Ces champs proposent une sélection de termes prédéfinis, évitant la saisie libre.

Liste déroulante

Identifiée par une flèche descendante

Taper les premières lettres du terme à sélectionner au clavier ou naviguer dans la liste à l’aide des flèches haut et bas.

Ex. Champ **Type** → grille de saisie des entrées.

Liste mono-sélection

Identifiée par une icône de liste

Sélection d'un seul terme dans une fenêtre dédiée

Ex. Champ Langue document → grille de saisie complète de la bibliothèque.

Liste multivaluée

Identifiée par une icône de liste

Sélection multiple de termes avec MAJ ou CTRL + Flèche

Ex. Champ **Conditions de manutention** → grille de saisie des biens.

Ex. Champ **Conditions de manutention** multivalué

Champ contrôlés par un thésaurus

Identifié par les lettres A^b

L’accès au thésaurus s’effectue via un bouton dédié qui ouvre une fenêtre de sélection des termes autorisés.

Ex. Champ **Matière** → grille de saisie des biens.

Champs multivalués

Champs contrôlés (listes, thésaurus, autorités, liens documentaires, etc.) permettant de renseigner plusieurs valeurs.

Ex. **Champ Détail de la représentation-décors** → grille de saisie des biens.

Champs de date

La saisie est effectuée via un calendrier simple ; accessible via un clic sur l’icône calendrier situé à droite du champ.

La date s’affiche automatiquement dans le format correct.
La saisie manuelle est possible mais doit respecter des formats spécifiques (jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa, aaaammjj).
En cas d’erreur de format, un message informe l’utilisateur.

Ex. Champ **Date de Diffusion exposée** → grille de saisie des vidéos-sons.

Champs de datation

Pour des datations précises ou approximatives (millénaires, siècles, années, etc.), un calendrier complet est accessible via un bouton dédié.

Ex. Champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → grille de saisie des biens.

Champ de durée

Champ permettant d’indiquer la durée d’une vidéo en heures, minutes et secondes.

Ex. Champ **Durée** → grille de saisie vidéos-sons.

Champs à contrôle décimal

Champs dont la valeur saisie doit obligatoirement être un nombre décimal.

Ex. Champs Hauteur, **Longueur**, **Largeur** → grille de saisie des biens.

Champs numériques avec valeur minimum et/ou maximum

Certains champs numériques imposent des limites, par exemple : 12 mois, 31 jours, 24 heures maximum, ou des valeurs minimales.

Ex. Champ **Date de l'avis** → grille de saisie des biens.

Champs répétables

Il est possible de répéter plusieurs fois un champ via un clic droit et une option d’insertion. Seuls les champs renseignés sont sauvegardés.

L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC.

**Ex.** Depuis la **table Bibliothèque**, clic droit sur le **libellé d’un champ** → ouverture du **menu contextuel** permettant d’insérer ou d’ajouter des champs issus d’une **nouvelle collection**..

Blocs répétables

Un bloc est un ensemble continu de champs. On peut ajouter de nouveaux blocs via un clic droit et/ou un bouton « Ajouter ». Les blocs vides ne sont pas enregistrés.

**Ex.** Dans la **grille de saisie des biens**, clic droit → **menu contextuel** permettant d’**insérer ou d’ajouter un nouveau bloc Auteur-exécutant**.

Champs à valeur unique

Ces champs garantissent qu’une valeur saisie (comme un identifiant, un numéro d’inventaire, une cote, etc.) ne peut apparaître qu’une seule fois dans la table. Si une valeur déjà utilisée est saisie à nouveau, un message d’erreur s’affiche et l’enregistrement est bloqué. Ce mécanisme permet d’assurer la cohérence des données et d’éviter la création de doublons.

Par exemple, un numéro d’inventaire ou un ISBN déjà existant dans la base empêchera l’enregistrement d’une nouvelle notice portant la même valeur.

Ex.duplication d'une notice catalogue portant un **numéro ISBN** déjà affecté à un ouvrage dans Flora.

Champs pré-renseignés

Certains champs sont automatiquement remplis avec des valeurs par défaut ou héritées du contexte. Parmi eux, certains sont modifiables, d’autres non.

Ex. Champs **Type de document**, **Support** et **Nouvelle acquisition** → automatiquement implémentés dans la grille de saisie des monographies (bibliothèque) et modifiables.

Ex. Champs **Saisie par**, **Saisi le**, **Modifié par**, **Modifié le** → automatiquement implémentés et non modifiable par les utilisateurs.

Champs avec éditeur de contenus HTML

Certains champs texte disposent d’un éditeur HTML, accessible via une icône dédiée.

Cet éditeur offre des fonctionnalités de mise en forme avancées : styles, choix de police, copier/coller, affichage du code source, ainsi que l’insertion d’images et de fichiers texte.