Typologie des champs d’une grille de saisie

Version 78.1 par Doriane Bautista le 2025/07/08 09:16

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Dans Flora, chaque donnée est saisie dans des champs, qui présentent des fonctions et des contraintes variées. Certains champs sont obligatoires pour enregistrer une notice, d’autres sont recommandés, tandis que certains disposent d'une saisie libre ou contrôlée.

Vous découvrirez ici les différents types de champs, leurs particularités (longueur, majuscules, listes déroulantes, thésaurus, dates…), ainsi que les mécanismes de contrôle mis en place pour garantir la cohérence et la qualité des données.

Parcourez les sections ci-dessous pour maîtriser la saisie et exploiter pleinement les outils proposés par Flora.

Champs obligatoires

Les champs obligatoires sont identifiés par leur libellé rouge, suivi d'une étoile *. La saisie ne peut être enregistrée tant que ces champs ne sont pas renseignés.

Ex. Champ Titre propre → obligatoire dans la grille de saisie bibliographique.

Ex. Champ Titre propre → si ce champ (ou un autre champ obligatoire) est vide lors de l’enregistrement :
un message d’erreur s’affiche et empêche la validation de la notice.

Champs importants

Ces champs apparaissent en gras dans les grilles de saisie. Ils ne sont pas obligatoires, mais il est fortement recommandé de les remplir si l’information est connue.

Ex. Champs **Discipline**, **Domaine musée**, **Domaine SMF** et **Dénomination** → importants dans la grille de saisie des biens.

Champs en texte libre

Ces champs permettent une saisie libre, souvent sans limitation, de texte alphanumérique.

Pour de longs paragraphes, un retour visuel permet d’afficher et d’élargir l’espace de saisie.
Si l’autocomplétion est activée, des suggestions s’affichent au fur et à mesure de la saisie.
Le copier/coller depuis un outil bureautique est possible.
Une zone de visualisation s’ouvre au passage de la souris sur le champ

Ex. Champ **Précisions sur le numéro d'inventaire** → retour visuel pour élargir l'espace de saisie.

Champs stockés en majuscules ou minuscules

Certaines données alphabétiques sont automatiquement converties en majuscules ou minuscules à la sortie du champ, pour uniformiser la saisie.

Ex. Champ CODEN → grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).

Champs avec longueur maximum et/ou minimum

Certains champs limitent le nombre de caractères. Le non-respect de ces contraintes bloque l’enregistrement et affiche un message d’erreur.

Ex. Champ **CODEN** → limité à 6 caractères dans la grille de saisie complète des périodiques (bibliothèque).

Champs contrôlés par une autorité ou champs de liens

Certains champs dans Flora sont soumis à un contrôle sur autorités : ils ne peuvent être renseignés qu’en sélectionnant une notice issue d’une autre table (ex. : Personnes, Lieux, Collections…). Le lien ainsi créé est visible dans le champ concerné et garantit que l’information est centralisée, cohérente, et réutilisable dans l’ensemble de l’application.

Ex. Champ **Auteur-exécutant** → grille de saisie des biens.

Champs contrôlés par une liste

Les champs avec liste déroulante évitent la saisie manuelle, via la sélection d'un ou plusieurs termes parmi une liste prédéfinie.

Liste déroulante (courte)

Sélection d'un terme parmi environ 30 valeurs directement affichées dans la grille.

Ex. Champ **Type** → grille de saisie des entrées.

Vous pouvez également saisir au clavier la ou les premières lettres du terme à sélectionner, ou utiliser les flèches haut et bas pour naviguer dans la liste.

Liste longue (mono-sélection)

Sélection d'un terme parmi plus de 30 valeurs. Sélection dans une fenêtre séparée.

Ex. Champ Langue document → grille de saisie complète de la bibliothèque.

Liste longue (multivaluée)

Ce champ permet de sélectionner plusieurs termes dans un même champ. Des boutons permettent de gérer les sélections, avec options de sélection multiple via MAJ ou CTRL.

Ex. Champ **Conditions de manutention** → grille de saisie des biens.

Ex. Champ **Conditions de manutention** multivalué

Champs contrôlés par un thésaurus

Ces champs sont liés à un thésaurus hiérarchisé. L’accès au thésaurus s’effectue via un bouton dédié qui ouvre une fenêtre de sélection des termes autorisés.

Ex. Champ **Matière** → grille de saisie des biens.

Champs multivalués

Champs contrôlés (listes, thésaurus, autorités, liens documentaires, etc.) permettant de renseigner plusieurs valeurs.

Ex. **Champ Détail de la représentation-décors** → grille de saisie des biens.

Champs de date

La saisie est effectuée via un calendrier simple ; accessible via un clic sur l’icône calendrier situé à droite du champ.

La date s’affiche automatiquement dans le format correct.
La saisie manuelle est possible mais doit respecter des formats spécifiques (jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa, aaaammjj).
En cas d’erreur de format, un message informe l’utilisateur.

Ex. Champ **Date de Diffusion exposée** → grille de saisie des vidéos-sons.

Champs de datation

Pour des datations précises ou approximatives (millénaires, siècles, années, etc.), un calendrier complet est accessible via un bouton dédié.

Ex. Champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → grille de saisie des biens.

Champ de durée

Champ permettant d’indiquer la durée d’une vidéo en heures, minutes et secondes.

Ex. Champ **Durée** → grille de saisie vidéos-sons.

Champs à contrôle décimal

Champs dont la valeur saisie doit obligatoirement être un nombre décimal.

Ex. Champs Hauteur, **Longueur**, **Largeur** → grille de saisie des biens.

Champs numériques avec valeur minimum et/ou maximum

Certains champs numériques imposent des limites, par exemple : 12 mois, 31 jours, 24 heures maximum, ou des valeurs minimales.

Ex. Champ **Date de l'avis** → grille de saisie des biens.

Champs répétables

Il est possible de répéter plusieurs fois un champ via un clic droit et une option d’insertion. Seuls les champs renseignés sont sauvegardés.

L'insertion de champs seuls est possible dans les grilles de saisie UNIMARC.

**Ex.** Depuis la **table Bibliothèque**, clic droit sur le **libellé d’un champ** → ouverture du **menu contextuel** permettant d’insérer ou d’ajouter des champs issus d’une **nouvelle collection**..

Blocs répétables

Un bloc est un ensemble continu de champs. On peut ajouter de nouveaux blocs via un clic droit et/ou un bouton « Ajouter ». Les blocs vides ne sont pas enregistrés.

**Ex.** Dans la **grille de saisie des biens**, clic droit → **menu contextuel** permettant d’**insérer ou d’ajouter un nouveau bloc Auteur-exécutant**.

Champs à valeur unique

Ces champs garantissent qu’une valeur saisie (comme un identifiant, un numéro d’inventaire, une cote, etc.) ne peut apparaître qu’une seule fois dans la table. Si une valeur déjà utilisée est saisie à nouveau, un message d’erreur s’affiche et l’enregistrement est bloqué. Ce mécanisme permet d’assurer la cohérence des données et d’éviter la création de doublons.

Par exemple, un numéro d’inventaire ou un ISBN déjà existant dans la base empêchera l’enregistrement d’une nouvelle notice portant la même valeur.

Ex.duplication d'une notice catalogue portant un **numéro ISBN** déjà affecté à un ouvrage dans Flora.

Champs pré-renseignés

Certains champs sont automatiquement remplis avec des valeurs par défaut ou héritées du contexte. Parmi eux, certains sont modifiables, d’autres non.

Ex. Champs **Type de document**, **Support** et **Nouvelle acquisition** → automatiquement implémentés dans la grille de saisie des monographies (bibliothèque) et modifiables.

Ex. Champs **Saisie par**, **Saisi le**, **Modifié par**, **Modifié le** → automatiquement implémentés et non modifiable par les utilisateurs.

Champs avec éditeur de contenus HTML

Certains champs texte disposent d’un éditeur HTML, accessible via une icône dédiée.

Cet éditeur offre des fonctionnalités de mise en forme avancées : styles, choix de police, copier/coller, affichage du code source, ainsi que l’insertion d’images et de fichiers texte.