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Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien

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Version 4.5.30 et ultérieures

Dans Flora, vous pouvez créer ou associer un évènement directement depuis la notice d’un bien.
Cette fonctionnalité permet de documenter rapidement une exposition, une restauration ou tout autre évènement ponctuel lié à un objet.

Créer un évènement depuis la notice du bien

Choisir la méthode adaptée

Avant de commencer, identifiez la méthode la plus appropriée en fonction du nombre de biens concernés et du type d’évènement.

Méthode	Quand l’utiliser ?	Avantages	Exemples
Depuis la notice du bien	Lorsque l’évènement concerne un seul objet, et/ou qu’il s’agit d’un évènement ponctuel ou rétrospectif	- Création rapide - Lien automatique avec le bien - Accessible directement depuis la notice	- Restauration ancienne (dossier papier) - Exposition ponctuelle - Étude technique sur un objet isolé
Depuis le module des évènements	Lorsque l’évènement concerne plusieurs objets, et/ou qu’il s’agit d’un évènement planifié avec mouvements	- Gestion groupée via paniers - Planification multi-objets - Suivi des mouvements associés - Lien automatique avec les biens concernés	- Prêt collectif - Restauration en série - Exposition temporaire multi-biens

Bonnes pratiques

Même pour un évènement collectif, il est possible d’ajouter un bien individuellement depuis sa notice.
Avant de créer un évènement, vérifiez qu’il n’existe pas déjà dans la base. Si c’est le cas, liez le bien à l’évènement existant plutôt que d’en créer un nouveau.

Créer un évènement depuis la notice du bien

Ex. Une restauration réalisée dans les années 1920, mentionnée dans le dossier papier de l’œuvre, mais absente de la base de données.

Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Créer. Une fenêtre de saisie rapide s’ouvre avec une grille simplifiée : seuls les champs essentiels sont proposés (titre, type, date, etc.). Vous pourrez compléter la notice de l’évènement après sa création si nécessaire.
Renseignez les champs requis, puis validez en cliquant sur Créer.
Cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien après enregistrement.
L’évènement est automatiquement lié au bien et s’affiche dans le regroupement Évènements de la notice du bien.

Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton créer l'évènement.

Grille de saisie rapide évènements → saisie des données et enregistrement.

Évènement créé → retour à la notice du bien.

Notice de bien → affichage de l'évènement.

Lier un bien à un évènement existant

Vous pouvez également lier un bien à un évènement déjà créé :

Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Ajouter un évènement pour ce bien.
Dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche, cliquez sur Rechercher.
Effectuez une recherche par titre, ou utilisez une troncature (* ou %) pour afficher l’ensemble des évènements disponibles.
Sélectionnez l’évènement dans la liste proposée.
Cliquez sur Valider pour créer le lien.
Une fois l’évènement enregistré, cliquez sur Fermer pour revenir à la notice du bien.

Le lien s’affiche ensuite dans la fiche du bien, dans les Évènements.

Notice de bien → bouton Ajouter un évènement pour ce bien et bouton rechercher l'évènement.

Recherche d'un évènement contenant le terme "l'histoire".

Sélection de l'évènement à associer au bien.

Confirmation d'association du bien à l'évènement.

Évènement associé, retour à la notice du bien.

Utiliser la fenêtre d’association

Dans la fenêtre d’ajout des évènements, vous pouvez :

Visualiser tous les évènements déjà liés au bien,
Supprimer un lien existant,
Fermer la fenêtre pour revenir à la notice du bien,
Rechercher un autre évènement existant,
Créer un nouvel évènement.

Fenêtre d'ajout des évènements → fonctionnalités disponibles.

Visualiser les évènements depuis la notice du bien

Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien.

Chaque ligne affiche au minimum :

le lieu,
le titre,
les dates,
et, le cas échéant, le numéro d’exposition.

Depuis la version 4.7, le sous-type d'évènement est également précisé.

Notice de bien → affichage des évènements liés au bien.

Compléter une notice d'évènement

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète de l’évènement pour la modifier ou l’enrichir :

Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du titre de l'évènement.
Dans la notice de l’évènement, cliquez sur Modifier :

Sélectionnez la grille de saisie appropriée.
Renseignez les champs souhaités (intervenants, descriptions, documents, etc.)
Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur le lien hypertexte présent sur le numéro d’inventaire, dans la liste des biens liés à l’évènement.

Notice de bien → basculer sur la notice d'évènement.

Biens liés à l'évènement → retour sur la notice du bien.

Où sont passés les champs liés aux évènements ?

Version 4.5.39 et ultérieures

Depuis la version 4.5.39, certains champs ne sont plus accessibles depuis la notice du bien.

Certains champs ne sont plus modifiables directement dans la notice du bien.
Ils doivent désormais être saisis dans l’évènement associé

Champ concerné	Ce qui change	Où le renseigner désormais
Numéro d’exposition	N’est plus modifiable depuis la grille de saisie du bien Migré automatiquement lors de la montée de version	Création automatique lors de l'association d'un bien à l'évènement ou modification manuelle depuis la notice du bien lié à l'évènement
Évènement lié	L’ajout ne se fait plus depuis la grille de saisie du bien Seuls les champs de précision restent disponibles dans la grille de saisie du bien	Depuis la notice du bien, via le bouton ou via les Évènements
Restauration liée	Doit être saisie comme un évènement de type Traitement de conservation et analyse	Depuis la notice du bien, via le bouton ou via les Évènements