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Gérer les étapes essentielles d’un évènement

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Dans Flora, la gestion d’un évènement suit un cycle de vie structuré, quel que soit son type (exposition, prêt, dépôt, déménagement, chantier, mission interne, etc.).
Ce cycle articule le suivi administratif et la traçabilité physique des biens, depuis la préparation jusqu’à la clôture.

ÉtapeAction principaleObjectif
1. Créer l’évènementDéfinir le type, les dates, les responsables et les informations administratives.Poser le cadre de l’opération.
2. Associer et gérer les biens à l'évènement

Sélectionner les œuvres ou objets concernés

Enrichir leur notice avec des données spécifiques (dimensions de présentation, cartels, modalités de montage, etc.).

Garantir la traçabilité des biens dans le contexte de l’évènement.

3. Planifier les mouvementsCréer les mouvements de sortie, d’entrée ou de transfert, avec les données logistiques (dates, eux de départ et d’arrivée, transport, assurance).Organiser les déplacements des biens.
4. Associer et gérer les biens dans les mouvements

Associer chaque bien au ou aux mouvements correspondants

Consigner les conditions précises de transport (emballage, valeur assurée, destination, convoyeur…).

Suivre individuellement l’objet au cours de son déplacement,

5. Exécuter et suivre les mouvements

Exécuter les mouvements afin d’acter les déplacements et mettre à jour automatiquement la localisation

Contrôler l'état des biens (parti, revenu, en transit).

Marquer les mouvements comme réalisés.
6. Suivre et clôturer l’évènementFinaliser le suivi et archiver l’évènement.

Contrôler l’avancement global de l’opération

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Sommaire

  1. Créer un évènement
  2. Associer et gérer les biens liés à l'évènement
  3. Planifier les mouvements associés
  4. Associer et gérer les biens dans les mouvements
  5. Exécuter et suivre un mouvement
  6. Suivre et clôturer un événement