Comprendre l’utilité des matériels et colis

Définir un matériel scénographique

La table Matériel recense, documente et suit les équipements utilisés pour présenter ou protéger les biens culturels.

Elle a plusieurs objectifs :​

• Centraliser les informations des équipements scénographiques : socles, cadres, lutrins, supports, mannequins, etc.​
• Assurer la traçabilité logistique et patrimoniale de ces matériels : à quel bien ils sont liés, dans quel cadre ils ont été utilisés, sur quelle durée.​
• Différencier les usages selon qu’il s’agisse d’un lien durable ou temporaire avec un bien.​
• Préserver l’historique d’usage (réutilisation, affectation, maintenance, etc.)​
• Faciliter les réutilisations et le suivi logistique des matériels dans le temps.​

Exemples d'usages des matériels scénographiques :
Socle sur mesure pour une sculpture exposée en permanence (usage pérenne).
Cadre dédié pour un tableau intégré aux collections permanentes (usage pérenne).
Lutrin en plexiglas utilisé lors d’une exposition temporaire de manuscrits (usage temporaire).
Mannequin textile spécialement conçu pour présenter une robe ancienne (usage pérenne).
Support de présentation générique prêté avec une œuvre dans le cadre d’un événement itinérant (usage temporaire).

Définir un colis

La table Colis documente et suit les unités logistiques dans lesquelles sont conditionnés ou transportés les biens.

Elle permet :​

• d’enregistrer les informations de conditionnement (type de colis, matériau, dimensions, etc.) ;​
• de gérer les mouvements logistiques liés au transport, à la mise en réserve ou à la conservation ;​
• d’assurer la traçabilité physique des biens, notamment en contexte de prêt ou d’exposition ;​
• de mutualiser un même colis pour plusieurs biens (envoi groupé, caisse commune) ou d’associer un bien à plusieurs colis.

Exemples d'usages des colis : 
Préparer un transport de biens (exposition, prêt, restauration…)​
Conserver en réserve des biens dans des contenants communs​
Gérer des caisses techniques (avec ou sans biens associés)​
Suivre l’historique des mouvements logistiques​
Assurer la sécurité et l'intégrité des biens pendant les déplacements

Colis vs. Contenant : quelle différence ?

Dans la pratique, les termes colis et contenant sont souvent confondus. Pourtant, dans Flora, il est crucial de bien les distinguer :

Cette distinction permet :

• d’assurer une traçabilité complète des biens lors de leurs déplacements ;​
• de structurer les opérations logistiques : création, mouvement, relocalisation, restitution, désassociation;​
• de limiter les erreurs d’inventaire ou de localisation ;​
• de conserver l’historique d’utilisation et d’optimiser la réutilisation du matériel.

Pérenne ou temporaire : quelle différence ?

Dans Flora, la distinction entre un usage pérenne et un usage temporaire conditionne la manière dont le matériel ou le colis est créé et associé au bien. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir la bonne approche selon le contexte.

Identifier les cas patrimoniaux

Certains matériels ou colis peuvent avoir une valeur patrimoniale propre, tels que :

• les écrins d’origine, qui font partie intégrante de l’histoire du bien ;​
• certains cadres anciens ou artistiques, considérés comme objets patrimoniaux.​

Dans ce cas, créez-les comme des biens à part entière avec leur propre notice.

Gérer les matériels scénographiques

Gérer les matériels pérennes

Créer et associer un matériel pérenne à un bien

1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
2. Créer un nouveau matériel : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
3. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
4. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
5. Le matériel est automatiquement associé au bien.

Associer un matériel existant de façon pérenne à un bien

1. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
2. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
   • type,
   • numéro d’inventaire,
   • Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
3. Sélectionner le matériel : cliquez sur l'élément à associer.
4. Valider l’association.
5. Le matériel est automatiquement associé au bien.

Compléter une notice de matériel

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du matériel pour la modifier ou l’enrichir :

1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du matériel. 
2. Dans la notice du matériel, cliquez sur Modifier : 

• Renseignez les champs souhaités. 
• Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

3. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.

Gérer un matériel temporaire

Créer et associer un matériel temporaire à un bien depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
3. Créer un nouveau matériel temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
4. Renseignez les informations nécessaires : type, description, numéro, autres champs requis selon votre configuration
5. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le matériel.
6. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Associer temporairement un matériel existant depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du matériel : cliquez sur l’icône Gestion du matériel
3. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un matériel par :
   • type,
   • numéro d’inventaire,
   • Ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
4. Sélectionner le matériel temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
5. Valider l’association
6. Le matériel est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Où retrouver les matériels ?

Pour accéder à l’ensemble des matériels scénographiques :

1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer
2. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
3. Pour accéder à la liste des matériels : Cliquez sur Matériels pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.

Gérer le colisage

Gérer les colis pérennes

Créer et associer un colis pérenne à un bien

1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
2. Créer un nouveau colis : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
3. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration.
4. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
5. Le colis est automatiquement associé au bien.

Associer un colis pérenne existant à un bien

1. Ouvrir la gestion des colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
2. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
   • numéro de colis,
   • ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
3. Sélectionner le colis : cliquez sur l'élément à associer.
4. Valider l’association. 
5. Le colis est automatiquement associé au bien.

Compléter une notice de colis

Depuis la notice du bien, vous pouvez accéder à la notice complète du colis pour la modifier ou l’enrichir :

1. Cliquez sur l'icône en forme de loupe à droite du colis. 
2. Dans la notice du colis, cliquez sur Modifier : 

• Sélectionnez la grille de saisie appropriée.
• Renseignez les champs souhaités. 
• Enregistrez la notice une fois la saisie terminée.

3. Pour revenir à la notice du bien, cliquez sur l'icône en forme de loupe, à droite du bien lié.

Gérer les colis temporaires

Créer et associer un colis temporaire à un bien depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
3. Créer un nouveau colis temporaire : cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir la grille de saisie rapide.
4. Renseignez les informations nécessaires : type, unités de mesure, hauteur, largeur, autres champs requis selon votre configuration
5. Validez la création : cliquez de nouveau sur Créer pour enregistrer le colis.
6. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Associer un colis temporaire existant depuis un mouvement

1. Ouvrir la notice de mouvement d'un évènement : accédez à la notice du mouvement concerné
2. Ouvrir la gestion du colis : cliquez sur l’icône Gestion du colis
3. Lancer la recherche : une fenêtre de recherche s'affiche. Vous pouvez rechercher un colis par :
   • numéro de colis,
   • ou afficher toute la liste en utilisant une troncature (*  ou %) pour afficher toute la liste.
4. Sélectionner le colis temporaire : cliquez sur l'élément à associer.
5. Valider l’association.
6. Le colis est associé temporairement et automatiquement au bien dans le mouvement.

Où retrouver les colis ?

Pour accéder à l’ensemble des colis :

1. Accéder à l'espace de gestion : depuis le menu Espace de travail, rendez-vous dans le menu Gérer.
2. Ouvrir le menu Gestion matérielle : dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
3. Pour accéder à la liste des colis : Cliquez sur Colis pour afficher l’écran de recherche simple ou experte.