Consulter l’aide en ligne sur un champ

Pour accéder à la documentation d’un champ :

1. Clic droit sur le libellé du champ → Afficher Aide
2. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.

Cette aide est personnalisable par l’administrateur fonctionnel.

Afficher les informations techniques d’un champ

Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :

• Survol du libellé pour afficher le code technique ;
• Clic droit → Afficher Informations pour consulter les données associées.

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

Utiliser les modèles de saisie rapide

Les modèles de saisie rapide permettent de préremplir une grille avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.

Créer un modèle

1. Ouvrez une grille de saisie
2. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche en bas à gauche.
3. Nommez le modèle et enregistrez-le  en cliquant sur la disquette.
4. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles).
5. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non.
6. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône disquette et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône flèche.
7. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.

Modifier et utiliser un modèle

1. Sélectionnez un modèle existant
2. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
3. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ( = champ mémorisé /  = champ désélectionné)
4. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés 
5. Enregistrez les changement

Dupliquer un modèle

1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
2. Modifiez le nom du modèle
3. Enregistrez-le. 

Supprimer un modèle

1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
2. Cliquez sur l’icône de suppression

Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence  ?

Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre la duplication d’une notice et l’utilisation d’un modèle de saisie rapide.

Ces deux outils répondent à des logiques différentes :

• l’un reproduit intégralement une notice existante,
• l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.

Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

 Parcourir le thésaurus avec l’assistant

Les champs liés à un thésaurus disposent d’un assistant, identifié par l'icône AB

Il permet de :

• Rechercher un terme
• Naviguer dans l’arborescence
• Ajouter un ou plusieurs termes à la notice

Fonctionnalités intégrées :

• Recherche par mot-clé
• Navigation dans la hiérarchie
• Sélection et suppression de termes
• Création de nouveaux termes (si habilité)

Comment l'utiliser ?

1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant. 
2. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
3. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
4. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ Matière à l’aide de l’assistant thésaurus.

Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus

Fonctionnalité	Définition
	Saisissez un mot-clé dans l’onglet Critère pour afficher les résultats.
	La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
	Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
	Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
	Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
	Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
	Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
	Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

 Saisir une date avec l’assistant de datation

Flora intègre un assistant dédié pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine exploitabilité en recherche.

L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :

• Date simple : jour, mois, année
• Intervalle : début/fin
• Période étendue : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
• Complément de datation : vers, après, début de, etc.
• Calendrier républicain : prise en charge intégrée

Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.

Saisir une date ou une fourchette simple

Onglet date

Permet de sélectionner une date précise, qui peut s’afficher au choix sous forme :

• Année
• Mois + année
• Jour + mois + année.

Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton valider.

Onglet intervalle de date

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

• Année
• Mois + année
• Jour + mois + année.

Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton valider.

Saisir des dates étendues

Un toggle (interrupteur) étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

• Milliards, millions, ou milliers d’années
• Siècles avant/après J.-C., avec découpage possible en moitié ou quart de siècle

1. Cliquez sur un type de date (ex. 80e millénaire ou 15e siècle av. J.-C.)
2. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
3. Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton valider.

Préciser la date avec un complément

Dans Flora, vous pouvez ajouter un complément de datation à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.

Un menu déroulant permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :

• Exactement (valeur par défaut)
• Vers
• Avant
• Après
• Début
• Milieu
• Fin

Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : début du IIIe siècle ou milieu du IIe millénaire av. J.-C.), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.

Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton valider.

Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

Saisir une date en calendrier républicain

Un onglet dédié vous permet de saisir une date selon le calendrier républicain français, utilisé entre 1792 et 1806.

Vous pouvez y sélectionner :

• le mois républicain (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
• le jour du mois,
• ainsi que les jours complémentaires ou intercalaires (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).

Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.

Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton valider.

Parcourir les autorités avec un assistant

L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.

Ajouter une autorité dans un champ

Pour rechercher et insérer une autorité :

1. Cliquez sur l’icône loupe à droite du champ
2. Utilisez la recherche simple (mot-clé), la recherche avancée (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
3. Sélectionnez une ou plusieurs notices
4. Cliquez sur Valider pour insérer le lien

Comment rechercher une autorité dans l’assistant ?

Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la recherche simple et la recherche avancée.
Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin

Critère	Recherche simple	Recherche avancée
Accès	Par défaut à l’ouverture de l’assistant	Via le bouton Avancée >> depuis la recherche simple
Objectif	Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé	Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
Saisie	1 champ de recherche (ex. : Durand)	Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
Affichage des résultats	Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
Ajouter des termes	Double clic ou bouton Ajouter
Retirer des termes	clic sur le bouton Retirer
Accès à l'autre mode	Oui, via le bouton Avancée >>	Oui, via le bouton << Simple
Cas d'usage recommandé	Recherche rapide sur un nom connu ou partiel	Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

Créer une autorité manquante pendant la saisie

Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la créer immédiatement depuis la grille de saisie, sans interrompre votre travail.

1. Cliquez sur le bouton +
2. Une fenêtre s’ouvre, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
3. Complétez la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
4. Enregistrez : : le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours

Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée

Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout n’apparaît pas directement à droite du champ.

1. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la liste complète.
2. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton Ajouter situé en bas à droite.
3. Renseignez les libellés souhaités.
4. Validez pour enregistrer.
5. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.

Supprimer un terme avant validation

Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer avant validation.

1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils.
3. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.

Créer une notice documentaire et associer un fichier

Dans Flora, vous pouvez créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).

Créer la notice documentaire

1. Depuis la zone Documentation de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
2. Cliquez sur le bouton de création situé à droite du champ.
3. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
4. Cliquez sur Enregistrer : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.

Associer un fichier à la notice documentaire

1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée.
2. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :

Icône	Fonction
	Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
	Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
	Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)

3. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
4. Cliquez sur Valider pour confirmer l’ajout
5. Cliquez sur le bouton Fermer (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
6. Enregistrez la notice principale pour finaliser l’opération.

7. Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires

Gérer les fichiers associés

Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

Icône	Fonction
	Retourner à la notice
	Valider l’ajout d’un document
	Annuler une association
	Ajouter un dossier
	Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
	Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
	Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
	Descendre un fichier dans la liste
	Monter un fichier dans la liste
	Modifier les attributs du fichier
	Couper un fichier pour le déplacer
	Coller un fichier dans un autre dossier
	Supprimer un fichier

Vider un champ contrôlé

Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)

Retirer toutes les valeurs du champ

La flèche située à droite du champ permet de vider entièrement son contenu.

Retirer une valeur spécifique

Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.

Utiliser le clavier unicode

Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :

• les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
• les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
• ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.

Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail Décrire, dans le menu Outils.

Pour l'utiliser : 

1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
2. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
3. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
4. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ Transcription des inscriptions, grille de saisie des biens).