Présentation des différentes tables

Les sources de données

Les données de l'application Flora sont réparties en plusieurs sources dans votre base de données.

• system, system_config et adminrole, contiennent toutes les tables liées au paramétrage et au fonctionnement de l'application. On y trouve les utilisateurs de l'application, par exemple, ou les tables permet la gestion des accès à l'application ;
• stats et stats_data, pour le paramétrage des statistiques et leur stockage ;
• ged contient les éléments nécessaire à la gestion des médias associés à vos données ;
• default pour les données de bibliothèque ;
• musee pour les données des musées ;
• archive pour celles des archives ;
• sru_bnf contient les tables nécessaires à la dérivation des notices depuis la BNF
• les sources Z3950_... pour les sources externes selon ce protocole.

Certains écrans d'administration font appel à cette notion

Présentation des différentes tables et types de données

Dans cette partie, seront présentées de façon exhaustive les différentes containers de données de Flora Musées :

• Tables
• Thésaurus
• Listes

L'accès aux données est, par ailleurs, organisé selon des menus (adaptables au besoin mais nous décrirons ici l'organisation standard).

Les tables documentaires centrales

1. La table bien , elle contient la description muséographique et administrative des biens gérés dans les collections. Il est possible d’y référencer les acquisitions, les dépôts, des prêts pour les expositions temporaires ou les biens d’origines inconnues. Il s’agit d’une table à vocation scientifique et consultative, elle n’aura aucune valeur légale vis-à-vis de l’arrêté du 25 mai 2004 (la table qui aura valeur légale est le registre).
2. La table entrée , elle contient la description administrative des acquisitions, dépôts et autres modes d’entrée dans la collection. Elle est complémentaire de la table bien.
3. La Photothèque , toutes les images utilisées et contenues dans la base Flora se trouveront dans la photothèque. Il faudra remplir à minima une notice photo pour pouvoir les charger dans la base de données.
4. La Bibliothèque , deux tables bibliothèque sont présentent sur Flora. Une table Unimarc pour faciliter la saisie aux bibliothécaires et une table "musée". Depuis la version 4 de Flora, seule la table Unimarc est conservée.
5. Versements et articles d’archives , la version 4 de Flora, dan le cadre du BAM pour les musées, intègre une gestion des archives incluant les fonctions de base de gestion de ce type de fonds.
6. Vidéos-Sons , Flora ne gère pas les vidéos en direct pour l’instant, la place requise étant trop importante. Il sera possible de réaliser une notice comprenant un lien vers une plateforme de streaming extérieure (https://www.youtube.com/, https://vimeo.com/,...)
7. Autres documents , cette table à vocation à contenir tout ce qui ne peut aller dans les autres tables. C’est-à-dire tous les documents relatifs à la vie de l’objet ou d’une collection (courriers, protocoles de prêt, bordeaux de transport, dossier d’assurance, dossier de restauration,…).
8. Produits documentaires , tables permettant de créer des corpus documentaires reliant toutes les ressources de Flora ainsi que des sources externes
9. Évènements, dédiée à la description de tout évènement au sein ou à l'extérieur de l'institution, elle permet la description et la mémorisation des la vie de l'institution et des œuvres (expositions, restaurations....)

Le cas particulier du Registre

Le registre ne contiendra que la recherche, il sera possible d’annoter ou de mettre des observations à une notice cependant.

Cette table est alimentée par la validation des notices à travers la table « bien », un bouton permettra au responsable de la base de valider la notice pour le registre. Le contenu de la notice sera à plat, il ne contiendra pas les renvois vers les autres tables présents dans la table « bien ». Cette table aura valeur légale, les modifications ultérieures apportées à la notice ne seront pas répercutées dans ce registre officiel.

Il sera alors possible d’éditer le registre et de le verser aux archives.

Les autorités

Nous présenterons ici les différentes autorités, utilisées pour enrichir les informations descriptives, disponibles sur Flora Musées :

1. Personne, cette table référence toutes les personnes physiques ou morales liées aux collections (institutions, musées, auteurs, collectionneurs, opérateur de saisie,…).
2. Lieu, cette table références tous les lieux, elle est hiérarchisée comme un thésaurus, mais permettra d’apporter un maximum d’information à chaque lieu
3. Emplacement, cette table sert de base à la gestion du récolement décennal et à la gestion des mouvements. Nous évoquerons dans un autre document l’utilisation du récolement et de la régie. Cette table est hiérarchisée comme un thésaurus, chaque emplacement sera décrit selon les directives de l’arrêté récolement.
4. Collection, ici seront décrit les collections successives auxquelles a appartenu le bien.
5. Période, cette table permet la gestion des périodes venant en complément des dates (néolithique, quaternaire, La Tène,…).
6. Nom scientifique, gestion de la taxonomie pour l’identification des spécimens présents dans les collections.
7. Parcours, petite nouveauté sur Flora, cette table permet la gestion des expositions en complément de la table régie. Le portail pourra être alimenté à partir d’ici.

Les thesaurus

Selon Wikipédia, un thésaurus est :

Les thésaurus permettent par des listes hiérarchisées, un inventaire enrichi et beaucoup plus précis. Certains de ces thésaurus sont directement issus du SMF :

• Biotope
• Dénomination
• Dénomination (SN)*
• Domaine du Musée
• Domaine (SN)*
• Domaine SMF
• École
• Époque et Style
• Fonction
• Genèse
• Matière et techniques
• Méthode Découverte
• Mode Acquisition
• Mot-Clé
• Nature
• Représentation-décors
• Source représentation
• Texture (SN)*
• Type d’appartenance
• Type d’inscription
• Utilisation