Si votre site gère les transactions financières liées aux opérations de communication, les fonctions de régie vous concernent.

E.1. Principes

Dans Flora, ces transactions peuvent être liées aux opérations suivantes :

• Inscription financière d'un lecteur (voir les chapitres Lecteurs et Communications).
• Réinscription financière d'un lecteur (voir chapitre Communications).
• Paiement d'amendes (voir chapitre Communications).
• Frais de relances (voir chapitre Rappels et Relances).
• Autres transactions (photocopies, boîtier cassé, carte lecteur perdue, achat librairie, prêt inter-bibliothèque, ...).

E.2. Visualiser

Plusieurs contextes vous informent de la situation d'un lecteur, au regard de la régie. Ces informations sont mises à jour en temps réel par Flora.

Fiche lecteur

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : visualiser la situation lecteur

Dans le menu Lecteur / Inscription et gestion, recherchez un lecteur. Dans sa fiche, les informations sur son solde se trouvent dans la rubrique "Irrégularités" :

Fiche lecteur avec solde négatif

Prêt et Retour

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : visualiser la situation du lecteur

Identifiez un lecteur dans un menu de Prêt. Si toutes ses transactions ne sont pas réglées le solde négatif s'affiche. Le bouton  permet de régulariser la dette.

Alerte sur le solde négatif d'un lecteur suite à son identification

Etape 2/3 : visualiser la situation du lecteur responsable d'un groupe

Identifiez un lecteur qui est responsable d'un groupe. Son solde individuel s'affiche, ainsi que celui du groupe.

Alerte supplémentaire pour le responsable du groupe

Régies du groupe

Etape 3/3 : effectuer le retour en retard d'un objet

Dans un menu de prêt, après avoir identifié un lecteur, faîtes le retour d'un objet en retard. Si les droits de communication de celui-ci impliquent une amende financière, un message s'affiche. Vous pouvez régulariser la régie tout de suite (Régulariser), ou ultérieurement (Fermer) : le lecteur a désormais une régie en cours, et donc un solde négatif.

Invite à régler une amende

Menu Régie

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : visualiser la régie d'un lecteur

Cliquez sur le menu Communications / Régie de recettes. Identifiez un lecteur, si ce n'est déjà fait. Ses régies s'affichent sous trois onglets :

• En cours : à régulariser
• Encaissées : réglées
• Annulées : annulées par le professionnel.

A partir de cette présentation, il est possible d'agir sur les régies en cours. Aucune action de gestion n'est possible sur les régies encaissées et annulées.

Visualisation des régies d'un lecteur

E.3. Créer

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : créer une régie

Cliquez sur le bouton qui permet de créer des régies :

•  suite à identification du lecteur, lors d'une action de communication dans un menu de prêt
•  dans le menu Communications / Régie de recettes, suite à identification du lecteur.

Le formulaire de création s'ouvre.

Création d'une nouvelle régie

Etape 2/3 : saisir les informations de la régie

Choisissez le type de transaction. Les types possibles sont proposés dans une liste. En standard, il s'agit de :

• Inscription
• Réinscription
• Photocopies
• Boîtier cassé
• Carte lecteur perdue
• Carte de paiement
• Achat librairie
• Prêt inter-bibliothèque

Les amendes et les frais de relances n'apparaissent pas, puisque ces types de transactions sont générés automatiquement par Flora dans le cadre des retours ou des relances.

Saisissez le montant (en euros), en utilisant le séparateur "." (point) si vous devez saisir des décimales. Le mode de paiement est choisi sur liste, la sélection du mode Chèque rajoute deux zones de saisie Banque de paiement et N° de chèque dans le formulaire.

Etape 3/3 : enregistrer la régie

Une fois renseigné, trois options vous sont offertes :

• Enregistrer la régie pour encaissement différé. La fiche de régie reste ouverte dans l'onglet En cours jusqu'à régularisation.
• Encaisser la régie immédiatement (voir la section Encaisser ci-dessous).
• Annuler la création de la régie.

E.4. Régulariser

Dans Flora, la régularisation peut être immédiate ou différée. Tant que les transactions ne sont pas réglées, elles restent accessibles à l'écran et régularisables à tout moment.

Encaisser

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/4 : sélectionner les transactions à régler

A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.

Pour régler une seule transaction, cliquez sur le bouton  présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.

Pour régler par lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton   dans la barre d'outils.

Dans les deux cas la fenêtre de la Régie de recettes s'ouvre.

Etape 2/4 : choisir le mode de paiement

Choisissez le mode de paiement dans la liste proposée : Chèque, Espèces, Prélèvement ou Carte bancaire.

Un paiement par chèque entraîne le renseignement du nom de la banque et du numéro de chèque :

Encaissement par chèque

Etape 3/4 : saisir un commentaire

Saisissez éventuellement un commentaire : cette zone est réservée aux informations particulières liées au contexte.

Etape 4/4 : enregistrer la transaction

Sélectionnez le type de note à générer : mail, lettre ou les deux.

Cliquez sur Encaisser : la note est générée. Elle est adressée au responsable du lecteur, s'il existe.

Génération de la note de régularisation

La transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Encaissées.

E.5. Annuler

Quand vous annulez une transaction, la fiche de régie passe à l'état Annulée et le solde du lecteur est recalculé.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.

Etape 1/2 : sélectionner les transactions à annuler

Pour annuler une seule transaction, cliquez sur le bouton  présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.

Pour annuler un lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton  dans la barre d'outils.

Le formulaire d'annulation s'ouvre.

Etape 2/2 : enregistrer l'annulation

Sélectionnez la raison de l'annulation dans la liste et portez d'éventuels commentaires dans la zone correspondante, puis cliquez sur Enregistrer.

Flora recalcule automatiquement les montants dus, suite à l'annulation des transactions.

Formulaire d'annulation d'une transaction

Suite à enregistrement, la transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Annulées.

Etat du traitement

Si un prêt est enregistré alors que l'exemplaire était déjà en prêt pour un autre lecteur, le retour est effectué automatiquement et le prêt enregistré.

Une fois la consolidation terminée, NON s'affiche à côté de Une opération de prêt secouru est-elle en cours ?

A la fin de la mise à jour (pour assurer un bon fonctionnement des mises à jour suivantes), supprimez les fichiers des transactions de prêt secouru.

Journal de caisse Nouveauté 4.0.0. !

Le journal de caisse permet de lister les transactions financières des lecteurs sur une période donnée et exporter ce résultat pour transmission au Trésor Public.

Le but est de remplacer le carnet à souche.

Accès au menu

L’accès au journal de caisse est autorisé dans l’espace de travail Communications aux utilisateurs disposant des droits d’accès.

Accès au journal de caisse

Modèles de régie

Ces modèles permettent de spécifier une valeur par type de caisse, qui sera ensuite utilisée par le système d'enregistrement de caisse pour facturer par quantité utilisée multipliée par le montant unitaire spécifié par l'administrateur.

Accès aux modèles limité aux seuls administrateurs