D.11. Identifier le lecteur

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : filtrer les lecteurs sur le site de connexion de l'utilisateur

Une case à cocher dans le formulaire de recherche permet d'indiquer si vous voulez limiter la recherche aux lecteurs dont le site de rattachement est le site de connexion en cours.

Etape 2/3 : rechercher le lecteur

Cliquez sur le menu Communications / Prêt et retour.

Pour identifier le lecteur, saisissez son code-barres, son nom ou le début de son nom (suivi du caractère *). Cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur la touche clavier Entrée pour lancer la recherche.

A partir du deuxième caractère, la liste d'autocomplétion propose les critères correspondant à votre saisie trouvés dans l'index. Un simple clic sur l'élément dans la liste le recopie dans la zone.

Zones d'identification du lecteur

Trois types de réponse sont possibles :

• La liste de tous les lecteurs qui répondent au critère s'affiche.
• La situation du lecteur trouvé s'affiche.
• Aucun lecteur n'est trouvé, le message suivant s'affiche : Aucun lecteur ne correspond à votre recherche.

Etape 3/3 : sélectionner le lecteur

Si plusieurs lecteurs répondent à la recherche, leur liste s'affiche : cliquez sur le nom du lecteur désiré pour afficher sa situation au niveau des communications dans Flora.

Liste de lecteurs homonymes

D.12. Visualiser la situation

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/10 : visualiser les éléments

En standard, différent éléments sont présentés à l'écran :

• La zone d'identification du lecteur, renseignée avec le code-barres de celui-ci.
• Le type de communication à traiter, à choisir dans la liste déroulante.
• La zone de saisie de la référence de l'objet de communication.
• L'affichage synthétique des informations sur le lecteur (en standard : Qualificatif Prénom NOM - Numéro de carte - Site de rattachement - Catégorie de lecteur - Date d'inscription - Date de renouvellement).
• Le bouton  , présenté sous les informations du le lecteur identifié, permet d'accéder à la création d'une nouvelle transaction de régie liée à des paiements divers non gérés automatiquement par Flora (photocopies, achats divers, remboursements pour objet perdu ou abîmé, ...).
• L'option Passe-droits auto : pour appliquer automatiquement les passe-droits liés au lecteur.
• Des informations éventuelles sur sa situation, affichées dans une fenêtre spécifique : inscription à finaliser, réinscription à activer, solde à régulariser, suspension.
• L'onglet Responsable de / Du groupe est présenté si le lecteur appartient à un groupe de lecteurs.
• Les onglets de situation permettent un contrôle visuel rapide de la situation du lecteur, au regard de ses communications : Prêts, Consultations sur place, Demandes de réservation, Mises à disposition, avec pour chacun, le nombre d'objets concernés. Différentes informations sont présentées pour chaque objet : code-barres, cote, dates de communication, ... Les communications pour lesquelles la date de retour prévue est dépassée sont mises en évidence avec l'icône en début de ligne.

• La barre d'outils propose des opérations sur les objets de l'onglet de situation sélectionné : choix du nombre de prêts ou consultations sur place à afficher dans la liste (Afficher), limitation de l'affichage sur une plage de dates, gestion des prolongations, éditions des situations.
• La partie inférieure de l'écran est réservée aux messages affichés par Flora (messages d'échec, d'information ou d'application de passe-droits).

Visualisation standard d'une situation

Etape 2/10 : visualiser et gérer le message au lecteur

Si la zone Message a été renseignée dans la fiche du lecteur, celui-ci est présenté automatiquement à l'écran. Ce message peut être supprimé (OK) ou conservé (Annuler) dans la fiche du lecteur.

Affichage du message concernant le lecteur

Etape 3/10 : visualiser la fiche lecteur

Cliquez sur la synthèse des informations lecteur pour visualiser sa fiche.

Visualiser la fiche du lecteur

Etape 4/10 : opter pour les passe-droits automatiques

Si vous cochez la case Passe-droits auto, les passe-droits liés au lecteur (suspendu, prêts en retard, ...) seront appliqués automatiquement : ils ne s'afficheront pas dans la zone de messages. Ce choix est conservé pendant toute la connexion : il est toujours valable quand vous revenez à l'écran Prêt et Retour ou Prêt après avoir travaillé dans d'autres écrans Flora. Nous verrons plus loin le principe et le fonctionnement des passe-droits.

Etape 5/10 : choisir le nombre de prêts à afficher

Si vous gérez un volume de prêts très importants, vous pouvez limiter le nombre de transactions qui s'affichent dans les onglets Prêts et Consultations sur place, en choisissant un chiffre dans la liste déroulante Afficher. Ceci permet un affichage plus rapide suite à chaque opération.

Etape 6/10 : visualiser le groupe du lecteur

Si le lecteur appartient à un groupe de lecteurs, le premier onglet concerne le groupe auquel il appartient (Du groupe) ou dont il est responsable (Responsable de). Cliquez sur cet onglet pour lister tous les lecteurs du groupe. Leur situation actuelle et en particulier les irrégularités éventuelles sont affichées. Cliquez sur un nom de la liste pour afficher ce lecteur et sa situation dans le cadre Prêt et Retour.

Etape 7/10 : parcourir la situation du lecteur

Cliquez sur les onglets pour visualiser la situation des différentes opérations :

• sous Prêts et Consultations sur place, s'affichent les listes des objets communiqués.
• sous Demandes de réservation et Mises à disposition s'affichent les différentes demandes en cours.

Dans les listes, les communications pour lesquelles la date de retour prévue est dépassée sont mises en évidence avec l'icône  en début de ligne. Pour une communication, un clic sur le titre affiche la vue de notice bibliographique, un clic sur le code-barres affiche la vue de l'exemplaire. Un clic sur le numéro placé au début d'une ligne affiche la fiche de l'opération (prêt, réservation ou mise à disposition).

Un différentiel éventuel entre le nombre qui s'affiche à côté du libellé de l'onglet et le nombre d'éléments dans la liste correspondante peut être dû au fait que vous n'avez pas le droit de visualiser tous les objets. Flora affiche néanmoins les totaux, pour la bonne compréhension de tout message sur le dépassement d'un nombre maximal.

Etape 8/10 : éditer une situation

Dans chaque onglet, vous avez également la possibilité d'éditer une sélection des objets listés, que ce soient des prêts, des consultations sur place, des réservations ou des mises à disposition.

Pour ce faire, il faut :

• sélectionner éventuellement les objets à éditer
• sélectionner dans la liste déroulante Editer le mode choisi : Lettre et mail, Mail ou Lettre : l'édition est automatiquement réalisée.

Si vous n'avez rien sélectionné, Flora propose d'éditer tous les objets listés : La sélection est vide, voulez-vous prendre en compte toutes les réponses ? Un clic sur OK lance l'édition, un clic sur Annuler stoppe la demande.

La liste des prêts en cours d’un lecteur est imprimable sur un ticket. Nouveauté 4.0.0 !

Etape 9/10 : éditer le catalogue topographique

Cette fonctionnalité répond plus spécialement aux besoins des BDP. Lorsque l’échange est terminé avec un dépôt, il faut disposer du catalogue topographique de tous les prêts en cours ou du dernier échange.

Cette fonction permet de disposer du catalogue topographique de tous les prêts en cours pour un lecteur.

L’export des données du catalogue topographique (bouton  ) est réalisé à partir de la situation des prêts du dépôt (lecteur), accessible via les menus :

• Communications / Prêt et retour,
• Communications / Prêt,
• Communications / Retour,
• Compte lecteur / Situation.

Sélectionnez les objets à éditer puis cliquez sur le bouton  . L'export produit un fichier texte brut, exploité et remis en forme à l'aide d'un outil tiers.

Type de document Monographie
Référence Construction artisanale d’escaliers en bois
Willibald Mannes ; trad. de l’allemand Marc Genevrier
Paris : Eyrolles, 1994 .- 178p : ill. 30 x 23cm ISBN 2-212-10429-4
Indexation Escaliers ** construction
Gélédan Alain

Extrait de catalogue topographique

Etape 10/10 : exporter au format ISO 2709

L’export ISO 2709 des notices associées à un prêt de documents est réalisé à partir du bouton  dans la situation des prêts du dépôt (lecteur), accessible via les menus :

• Communications / Prêt et retour,
• Communications / Prêt,
• Communications / Retour,
• Compte lecteur / Situation.

Sélectionnez les objets à éditer puis cliquez sur le bouton  .

D.13. Situations irrégulières

Flora vous informe automatiquement de toute situation irrégulière du lecteur, que vous pouvez régulariser à tout moment.

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/3 : régulariser l'inscription

Son inscription peut être à finaliser ou à réactiver.

Lecteur à inscrire

Lecteur à réinscrire

En cas de réinscription, le message d'alerte Inscrit jusqu'au jj.mm.aaaa s'affiche dès que le nombre de jours d'inscription restant est inférieur ou égal à celui défini par paramétrage.

Alerte à l'expiration imminente de l'inscription

Dans les trois cas, cliquez sur  pour mettre à jour ses dates d'inscription. Un message s'affiche dans la zone des messages : Le lecteur a été réinscrit du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa+1.

La date de (ré)-inscription correspond à la date courante.

La date de fin d'inscription est soit :

• la date de fin d'inscription, définie dans les droits de communication. Si cette date est antérieure ou égale à la date de fin d'inscription du lecteur, la réinscription n'est pas possible et le message suivant est affiché : Réinscription impossible : la date de fin d'inscription {0} définie dans la notice de droits aux prêts d'identifiant [{1}], est antérieure ou égale à la date courante de fin d'inscription du lecteur {2}.
• la date de fin d'inscription du lecteur à laquelle on ajoute la durée d'inscription (en jours) définie dans les droits de communication.

Cliquez sur Régulariser pour encaisser le montant de l'inscription ou sur Fermer pour régulariser ultérieurement (le lecteur aura un solde négatif).

La fenêtre de régie qui s'ouvre propose le montant inscrit dans la fiche des droits du lecteur.

Etape 2/3 : régler des transactions

Toute existence de transaction à régler est présentée à l'écran :

Transactions à régler (solde négatif)

Cliquez sur  pour ouvrir la fenêtre de gestion de régie. Toutes les régies pour le lecteur en cours sont listées sous les onglets En cours et Historique (voir plus loin le chapitre sur la Régie).

Etape 3/3 : visualiser la suspension du lecteur

Le message lié à la suspension (suite à l'application d'une pénalité) est donné à titre d'information : aucune action n'est possible.

Existence d'une amende suspensive