Lien avec la méthode d'inventaire informatisée du SMF et l'arrêté du 25 mai 2004

Les grilles de saisie de Flora musée sont compatibles avec la Méthode d'inventaire informatisé SMF : les noms des champs sont les mêmes. De ce fait, la charte de saisie décrite dans la méthode d'inventaire informatisée du SMF est directement applicable. Cette dernière a été reportée dans l'aide en ligne sur les champs de Flora.

Il est également possible de se reporter aux préconisations de saisie pour l'export POP.

La table des entrées de Flora permet de gérer les données d'acquisition, de dépôt, ainsi que tout ce qui a trait au statut juridique des biens (propriété des collections). Ces informations étant primordiales pour intégrer des biens dans les registres des biens affectés aux collections ou des biens reçus en dépôt, il est recommandé de saisir systématiquement les notices entrées des biens patrimoniaux.

On regroupera donc dans une notice entrée toutes les informations communes à un lot d'acquisition ou de dépôt.

La clef d'unicité de cette table sera donc réalisée sur le numéro d'entrée qui concaténera :

• le type d'entrée (D pour dépôt)
• l'année d'entrée
• le numéro de lot

OU

• le champ numéro d'entrée manuel, qui permet de conserver d'anciens numéros d'entrée qui ne sont pas sous la forme Année.N°de Lot (Exemple : 2024.1).

De plus, le préfixe musée permet de juxtaposer les numéros d'entrées des différents musées hébergés dans une même application Flora (même principe que pour les numéros d'inventaire des biens).

Exemple d'entrée (legs de 1923) avec un bien lié

Grilles de saisie

Grille standard

Cette grille regroupe tous les champs de la table des entrées.

Acquisitions

Pour saisir des acquisitions, il est recommandé d'utiliser la grille minimale pour registre. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens affectés aux collections.

Le champ Mode d'acquisition est associé au thésaurus du Service des Musées de France :

Dépôts

Dans Flora, une grille unique est proposée pour la gestion de tous les types de dépôts. Cette dernière permet de saisir les champs obligatoires pour la mise au registre des biens déposés :

Exemple Dépôt de l'Union centrale des Arts Décoratifs(déposant) au Musée Flora (dépositaire).

Inventaire rétrospectif

Flora propose également une grille minimale pour inventorier des biens rétrospectivement.

Origine inconnue

Flora propose également une grille de saisie pour les entrées dont l'origine est inconnue.

Lier des documents et unités d'archives

Certaines grilles de saisie disposent d'un onglet Documentation, dans lequel, il est possible de lier des documents (table Autres documents) ou des unités d'archives (table unités d'archives, normes ISADG).

Suivre l'état d'avancement du dossier

En lien avec la gestion des commissions d'acquisition ou de dépôt, il est possible de suivre l'avancement du dossier via le champ état d'avancement de la saisie, sur les entrées. Ce champ permet de suivre l'état d'avancement du dossier d'acquisition, si les entrées ont été saisies AVANT les commissions d'acquisition.

Changer l'état d'avancement en :

• Accepté : permet de préciser que la commission a valider l'acquisition.
• Refusé : permet de préciser que la commission a rendu un avis défavorable vis à vis de l'acquisition.

Transfert de propriété

Cette grille est à utiliser lorsqu'un bien déposé par l'état, dans un musée, fait l'objet d'un transfert de propriété. Se reporter au guide utilisateur dédié à cette opération.

Cas particulier : gestion des dépôts de fouille

Il est possible de gérer les dépôts de fouille via la table des entrées : utiliser la grille de saisie des dépôts.

Si les lots de biens déposés doivent être inscrits à l'inventaire, dans un premier, il est recommandé de se limiter à la saisie d'une seule notice de biens en ensemble complexe, liée à la notice entrée du dépôt, pour pouvoir l'intégrer en une seul fois au registre (avec un seul numéro d'inventaire pour tout le lot).

Si des biens remarquables sont ensuite issus de ce dépôt il sera alors possible de créer des notices enfants à l'ensemble complexe et de les inventorier un par un (description complète, photo, constat d'état, etc.).

Exemple (accéder à l'article sur le blog joconde télécharger l'article en pdf)

Liste des champs de la table des entrées

Légende des icônes :   (champ exporté vers POP)    (champ recopié dans le registre d'inventaire)

Identification

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Préfixe musée	MUSEE	liste MUS_PREFIXENUMINV.lst gestion de plusieurs musées dans une seule application Flora	oui
Année inscr. registre	ANNEE	champ important (gras), champ texte libre	oui
Numéro du lot	NUM_ENTREE	champ important (gras), champ texte libre avec contrôle décimal	oui
D automatique	NUM_ORIGINE_DEPOT	champ texte libre	oui
Numéro d'entrée automatique	NUM_ORIGINE_AUTO	implémentation automatique	oui
Numéro d'entrée manuel	NUM_ORIGINE_MAN	champ texte libre	oui
Numéro d'entrée	NUM_ORIGINE	champ obligatoire construit automatiquement (ANNEE.NUM_ENTREE ou NUM_ORIGINE_AUTO si non vide), non modifiable	oui
Nombre d'objets	NB_OBJETS	champ nombre entier	oui
Précisions sur le nb d'objets	NB_OBJETS_TXT	champ texte multiligne	oui
Type d'entrée	TYPE_ORIGINE	liste MUS_TYPE_ORIGINE.lst	oui
Dernier propriétaire connu	DERN_PROP_CONNU	table d’autorité MATIERE	oui
Statut juridique	STATUT_JURIDIQUE	champ important (gras), liste MUS_STATUT_JURIDIQUE.lst	oui
Description	DESCRIPTION	champ texte multiligne	oui
Anciennes appartenances	ANC_APPART	champ texte multiligne	oui
Mention obligatoire	MENTION_OBLIG	champ texte multiligne	oui
Notes	NOTES	champ texte multiligne	oui
Acquisition
Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Date d'acquisition	DATE_ACQUIS	champ important (gras), assistant de datation complet	oui
Mode d'acquisition	MODE_ACQUIS	champ important (gras), thesaurus MUS_TH_MODE_ACQUIS, multivalué	oui
Type	TYPE_ACQUIS	liste MUS_TYPE_ACQUIS.lst	oui
Donateur, vendeur	AGENT_ACQUIS	champ important (gras), table d’autorité MATIERE, multivalué	oui
Précisions sur le donateur, vendeur	PRECISIONS_AGENT_ACQUIS	champ texte multiligne	oui
Mandataire	MANDATAIRE_ACQUIS	table d’autorité MATIERE, multivalué	oui
Commune musée acquéreur	COMMUNE_ACQUEREUR	champ important (gras), liste MUS_COMMUNE_ACQUEREUR.lst	oui
Service acquéreur / institution propriétaire	SERVICE_ACQUEREUR	champ important (gras), liste MUS_SERVICE_ACQUEREUR.lst	oui
Musée acquéreur	MUSEE_ACQUEREUR	champ important (gras), liste MUS_ACQUEREUR.lst	oui
Vente	VENTE	champ texte libre	oui
Prix d'acquisition	PRIX	champ texte libre	oui
Devise	DEVISE	liste MUS_DEVISE.lst	oui
Type de l'acte acquisition	TYPE_ACTE_ACQUIS	champ important (gras), liste MUS_TYPE_ACTE_ACQUIS.lst	oui
Référence de l'acte d'acquisition	REF_ACTE_ACQUIS	champ important (gras)	oui
Date de l'acte d'acquisition	ACTE_ACQUIS_DATE	champ important (gras), assistant de datation simple	oui
Mention des concours publics	CONCOURS_PUBLIC	champ important (gras), liste ouinon.lst	oui

Dépôt

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Dépôt	TYPE_DEPOT	liste MUS_TYPE_DEPOT.lst	oui
Commune déposant	COMMUNE_DEPOSANT	champ important (gras), liste MUS_COMMUNE_ACQUEREUR.lst	oui
Déposant	DEPOSANT	champ important (gras), table d’autorité MATIERE, multivalué	oui
Musée dépositaire	MUSEE_DEPOSITAIRE	champ important (gras), liste MUS_MUSEE.lst	oui
Anciens lieux de dépôt-date	ANC_LIEUX_DEPOT_DATE	champ texte multiligne	oui
Année ou date de prise en charge	DATE_PRISE_EN_CHARGE_DEPOT	champ important (gras), assistant de datation complet	oui
Année ou date de restitution	DATE_RESTITUTION_DEPOT	assistant de datation complet	oui
Durée du dépôt	DUREE_DEPOT	champ texte multiligne	oui
Précisions sur les dates de dépôt	PRECISIONS_DATE_DEPOT	champ texte multiligne	oui

Actes de dépôt (bloc répétable)

Libellé	Nom interne	contrôle de saisie	aide en ligne
Type de l'acte de dépôt	TYPE_ACTE_DEPOT	liste MUS_TYPE_ACTE_DEPOT.lst	oui
Référence de l'acte	REF_ACTE_DEPOT	champ texte libre	oui
Date de l'acte de dépôt	ACTE_DEPOT_DATE	assistant de datation complet	oui

Dépôt (suite)

Documentation

Suivi