Flora propose quatre types de recherches pour interroger l'ensemble des données de l'application :
La recherche globale : depuis le tableau de bord
La recherche simple : disponible dans toutes les tables
La recherche experte : disponible dans toutes les tables
La recherche par liens : disponible dans certaines tables
La recherche dans le contenu océrisé : disponible dans certaines tables
À noter : Les recherches simple, experte et par liens fonctionnent selon des principes identiques, quelle que soit la nature des données consultées
Recherche globale
Objectif
Rechercher un mot-clé dans toutes les tables de Flora, depuis le tableau de bord.
Comment faire ?
Depuis le tableau de bord, saisir un mot-clé ou expression dans la barre de recherche.
Appuyez sur Entrée pour lancer la recherche.
Les résultats sont affichés par facettes : biens, photothèque, bibliothèque, lieux, etc.
Ex : Rechercher le terme Napoléon dans l'ensemble des tables FloraRésultat visible dans les facettes10 notices de biens4 notices photothèque7 notices bibliothèque (références bibliographiques)1 lieu
Visualisation de la fonctionnalité de recherche globale sur le tableau de bord
Affichage de la recherche
Astuce : Afficher toutes les données
Afficher toute une table en utilisant la troncature* ou % comme mot-clé.
Recherche simple
Objectif
Effectuer une recherche rapide dans une table donnée, à partir d’un ou plusieurs termes saisis dans un champ unique,
Elle est idéale pour une première exploration rapide des données d'une table.
Cette recherche est disponible dans toutes les tables.
Comment faire ?
Lancer une recherche à partir d’un terme ou d’un groupe de mots.
Choisir l’index de recherche ; Par défaut, la recherche s’effectue sur l’index "principaux champs" (ou "tous les champs" selon les tables).
Il est possible de cibler un autre index via les menus déroulants disponibles (ex. : Numéro d’inventaire, Auteur, etc.).
Préciser comment les mots saisis doivent être interprétés :
tous les mots (logique ET) Cette option permet d’obtenir uniquement les notices qui contiennent tous les termes saisis. Elle est idéale pour restreindre les résultats à des cas très précis.
Rechercher sur un des mots (logique OU) Ce choix permet d'afficher les notices qui contiennent au moins un des termes saisis. Il permet d’élargir la recherche
Utiliser des filtres complémentaires, cumulables entre eux (plusieurs champs différents) et dans un même champ (ex. plusieurs typologies sélectionnées) Vous pouvez filtrer par préfixe de numéro d'inventaire (par musée). Vous pouvez filtrer par Exclure ou Seulement. Le fonctionnement est identique d'une table à l'autre, seule la nature du champ varie.
Ex : Rechercher le terme "Tableau" dans l'ensemble des principaux de champs de ta table des biens22 notices de biens trouvées en Dénomination, en Représentation-décors, en Précisions sur la descriptio
Ex. Recherche du terme tableau
Ex. : Afichage de la liste de résultats
Recherche sur d'autres index
Rechercher "Liberté" ou "lampe"
Recherche avec Un des mots
Affichage de la liste des résultats avec un des mots
Rechercher "Liberté" et "lampe"
Rechercher avec Tous les mots
Affichage de la liste de résultat avec tous les mots
Rechercher avec des filtres
Rechercher avec des filtres
Rechercher sur le numéro d'inventaire seul
Dans les biens, il est possible de rechercher directement sur un numéro d'inventaire afin d’éviter les résultats parasites (ou « bruit ») ; cette recherche permet d’accéder immédiatement à la notice ciblée.
Pour trouver une notice dont le numéro d’inventaire est 2017.11.1 : Tapez 2017.11.1 dans la barre de recherche, puis validez avec Entrée ou cliquez sur Rechercher.
Recherche experte
Objectif
Croiser plusieurs champs au sein d’une table, avec des filtres avancés.
Elle est idéale notamment pour cibler précisément des notices, pour filtrer plus finement des résultats et pour sélectionner des jeux de données homogènes.
La recherche experte est l’outil de référence pour interroger une table de manière approfondie, structurée et maîtrisée.
Comment faire ?
Accéder à la recherche experte dans l'interface.de recherche
Sélectionner les champs (appelés index) à interroger (en fonction de stables, vous pouvez limiter le nombre de champs interrogeables en utilisant les filtres Index les plus courants ou Minimum d’index)
Combiner des conditions entre les index avec les opérateurs booléens (ET, OU, SAUF)
ET
Recherche stricte
Affiche uniquement les notices contenant tous les termes saisis ; exclut les notices qui n’en contiennent qu’un seul.
OU
Recherche élargie
Affiche les notices contenant au moins un des termes ; c’est le mode de recherche le plus large.
SAUF
Exclusion ciblée
Affiche les notices contenant le premier terme, mais pas le second ; idéal pour filtrer certains résultats.
Opérateurs booléens
Saisir les critères de recherche en utilisant les filtres si disponibles (listes déroulantes, thésaurus, assistant de datation…) et les opérateurs de comparaison (=, >, <, >=, <=, [ ], etc.)
= (égal)
Égal
Recherche les notices contenant exactement le terme saisi
= (et)
Tous les termes
Recherche les notices contenant tous les termes saisis.
= (ou)
Au moins un terme
Recherche les notices contenant au moins un des termes saisis.
>
Supérieur à
Recherche les valeurs strictement supérieures au critère saisi (valeurs numériques ou dates).
>=
Supérieur ou égal
Recherche les valeurs supérieures ou égales.
<
Inférieur à
Recherche les valeurs strictement inférieures.
<=
Inférieur ou égal
Recherche les valeurs inférieures ou égales.
[ ] (entre)
Entre deux valeurs
Recherche les notices dont la valeur est comprise dans un intervalle (souvent utilisé pour les dates).
Cette recherche est disponible dans toutes les tables.
Ex.:Chercher les œuvres créées par un auteur au 17e siècle
Ex. Rechercher les notices saisies par un utilisateur (adminfonc) sur un laps de temps (depuis 2003), pour contrôler l'avancement de la saisie.
Ex. Rechercher les notices saisies par un utilisateur (adminfonc) sur un laps de temps (ente 2020 et 2021), pour contrôler l'avancement de la saisie.
Recherche par liens
Objectif
Croiser les informations entre plusieurs types de notices liées entre elles (œuvres et auteurs, biens et événements, etc.).
Cette recherche est idéale pour réaliser des recherches multi-tables complexes et ciblées, notamment explorer les relations entre les notices, identifier les absences de liens (ex. oeuvres sans photos, évènements sans objet associé, etc.), extraire des données transversales utiles pour le suivi, les exports ou la valorisation.
La recherche par liens est l’outil incontournable pour comprendre et exploiter les connexions documentaires entre différentes entités du système Flora.
Comment faire ?
Accéder à la recherche par lien dans l'interface.de recherche
Ajouter progressivement les tables à interroger nécessaires à votre requête (ex. : biens, entrées photo, évènements)
Combiner les critères à l'aide des opérateurs booléens :
ET pour cumuler les conditions,
OU pour élargir la recherche
SAUF pour exclure certains résultats.
Sélectionner les index à rechercher :
Choisissez les champs pertinents pour chaque table,
Appliquez les opérateurs de comparaison intra-champs (ex. : égal à, contient, supérieur à…),
Utilisez l’assistant de recherche, la suggestion automatique, l'assistant sur thésaurus, pour sélectionner les termes appropriés
Si besoin :
utilisez l'assistant de datation pour saisir des dates précises ou des périodes.
Cette recherche est disponible dans certaines tables. Pour éviter les limites propres aux interfaces de recherche de chaque table (notamment l'impossibilité de croiser certains critères ou d'accéder à tous les liens entre les notices), il est nécessaire de basculer en mode "Recherche administrative".
Ex. Rechercher les œuvres créées au début du 20 siècle dont l’auteur a travaillé au Japon. Un assistant sur l’index permet de sélectionner les termes désirés plus facilement.
Ex. Rechercher les notices photos qui ne sont pas liés à des notices de biens.
Ex. Rechercher les notices de biens qui n'ont jamais été récolées.
Ex. Rechercher les notices de biens qui n'ont jamais eu d'évènement lié.
Recherche dans le contenu des fichiers océrisés
Objectif
Permettre une recherche en texte intégral dans le contenu des fichiers océrisés (issus d’un traitement OCR) associés aux notices. Cette recherche porte sur les documents eux-mêmes, et non uniquement sur les champs des notices.
Cette recherche permet d'accéder à des informations non saisies manuellement mais présentes dans les fichiers joints (scans de catalogues, archives, publications…) et de pouvoir croiser les recherches documentaires traditionnelles (titre, auteur…) avec le contenu textuel des pièces jointes.
Comment faire ?
Recherche simple en texte intégral
La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
Bibliothèque (Catalogue)
Autres documents
Unités d’archives
Dans le formulaire de recherche :
Repérez le champ "Contenu du document" ou équivalent.
Saisissez un ou plusieurs mots-clés.
Lancez la recherche pour afficher les notices liées à des fichiers contenant les termes recherchés.
Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque
Recherche générique en texte intégral (réservée aux administrateurs fonctionnels)
Accessible depuis l’espace de travail Administration.
Réservée aux utilisateurs du groupe Administrateur fonctionnel.
Combine les champs classiques d’une recherche experte avec un champ de recherche dans le texte des documents.
Options disponibles :
Termes du document : mots à rechercher dans le texte.
Recherche floue : active les variantes orthographiques ou typographiques (ex. roulet, roulette, rouletts).
Recherche par proximité : permet de chercher deux mots à une certaine distance l’un de l’autre dans le document.
Ex. Recherche floue sur "roulette" Résultat : roulette, roulettes, roulet, roulettsEx. Recherche avec distance (3 mots) sur "vélo" "roulette" avec distance = 3 Résultats : vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
: recherche globale