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Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

Versions 3.5 et ultérieures

Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).

Ils sont centralisés dans des notices spécifiques du réservoir de médias et de documents (comme la table Autres documents).

Cela permet de :

  • centraliser les fichiers,
  • les documenter précisément (titre, auteur, droits…),
  • les lier à plusieurs notices principales si besoin.

Avant de commencer

Rappel
Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrés directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
Ils sont centralisés dans des notices dédiées situées dans cette table réservoir de médias.

Format de fichiers compatibles

Flora accepte une large gamme de formats bureautiques, notamment :

  • PDF : .pdf
  • Microsoft Word : .doc, .docx
  • Microsoft Excel : .xls, .xlsx

Ces fichiers ne sont pas visualisables dans Flora : ils doivent être téléchargés pour être ouverts.

Règles de nommage des fichiers

Pour éviter les erreurs techniques :

  • Utilisez uniquement des minuscules et le caractère _ comme séparateur
  • Ne pas utiliser les ponctuations : , . ' !
  • N’utilisez jamais le caractère & (bloque l’affichage)
  • Limitez le nom de fichier à 20 caractères max

Intégrer un fichier bureautique dans Flora

Créer une notice dans une table réservoir

  1. Accédez à la table (ex. : Autres documents)
  2. Cliquez sur + pour créer une nouvelle notice
  3. Sélectionnez une grille de saisie
  4. Renseignez les champs descriptifs
  5. Enregistrez
  6. Votre notice est prête à accueillir son fichier !

Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents

Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents

Ajouter un fichier bureautique

Méthode simple : Glisser-déposer

  1. Ouvrez la notice
  2. Glissez votre fichier dans le pavé de gestion des fichiers (situé à droite, onglet Documents)

Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? Pas besoin de les importer un par un : Flora accepte le glisser-déposer multiple.
Pour gagner du temps :

  1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec CTRL + MAJ,
  2. Faites-les glisser directement dans Flora

Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents

Attention : ne pas glisser dans l’onglet Photos ou un autre onglet (Message d’erreur si fichier non-image).

Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos

Méthode avancée : ajout unitaire via fenêtre dédiée

  1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
  2. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout unitaire
  3. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier
  4. Cliquez sur Valider, puis sur Enregistrer

Icône dédiée à l'ajout de fichiers

Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques

Parcourir vos fichiers

Sélectionner le document souhaité

Valider l'ajout

Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document

Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique

Méthode avancée : ajout par lot via fenêtre dédiée

  1. Cliquez sur l’icône de gestion des fichiers (onglet Documents)
  2. Cliquez sur Ajouter, onglet ajout par lot
  3. Sélectionnez plusieurs fichiers du même type
  4. Cliquez sur Importer, Valider, puis Enregistrer

Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée

Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques

Mode ajout par lot

Sélection de plusieurs fichiers

Icône dédiée à l'import des fichiers

Import des fichiers en cours

Valider l'ajout par lot

Enregistrer l'ajout des documents

Intégrer des fichiers océrisés dans Flora

OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet d’indexer le contenu textuel d’un fichier PDF/image pour recherche plein texte.

L’ajout d’un fichier déjà océrisé s’effectue comme pour tout autre fichier bureautique, soit par glisser-déposer dans l’onglet Documents, soit via la fenêtre de gestion avancée des fichiers.

Indexation plein texte automatique :

  • Par glisser-déposer : l’indexation démarre automatiquement dès l’import.
  • Par gestion avancée : l’indexation est lancée automatiquement à la validation de l’ajout, si la table est configurée pour cela.

Intervenir sur les document bureautiques

Toutes les actions sur les fichiers bureautiques s’effectuent depuis leur notice descriptive dans la table réservoir concernée.

Organiser avec des sous-dossiers

Pourquoi créer des sous-dossiers ?

Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ? Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair !

La création de sous-dossiers est facultative mais permet :

  • Une meilleure lisibilité des documents liés à une notice,
  • Une navigation plus fluide en consultation (par exemple : Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.),
  • Une arborescence sans limite de niveaux.

Créer un sous-dossier

  1. Faites un clic droit sur le dossier Document
  2. Cliquez sur Ajouter un sous-dossier
  3. Saisissez le libellé du dossier souhaité
  4. Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !
  5. Glissez-déposez les fichiers dans le dossier correspondant.

Création d'un sous-dossier

Sous-dossier créé

Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers

Réorganiser l'arborescence des documents

Bon à savoir :

  • Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier
  • Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément (dossier ou fichier)
  1. Ouvrez la fenêtre de gestion avancée des fichiers
  2. Sélectionnez le fichier ou dossier à déplacer
  3. Utilisez les flèches
  4.  Cliquez sur Valider pour confirmer le nouvel ordre
  5.  Le nouvel agencement est immédiatement pris en compte pour la consultation.

Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers

Exemple de déplacement d'un fichier

Icône Valider

 

Renommer un fichier bureautique

Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !

  1. Dans le pavé de gestion des fichiers, rendez-vous dans l’onglet Documents
  2. Faites un clic droit sur le fichier concerné
  3. Sélectionnez Éditer
  4. Une zone de saisie s’ouvre : Vous pouvez alors renommer le document selon vos besoins.

Editer un fichier

Supprimer un fichier bureautique

Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :

  1. Rendez-vous dans le pavé de gestion des fichiers, onglet Documents
  2. Faites un clic droit sur le document à supprimer
  3. Cliquez sur Supprimer
  4. Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
  5. Cliquez sur OUI pour valider la suppression

Supprimer un fichier

Confirmation de suppression

Sommaire

  1. Avant de commencer
    1. Format de fichiers compatibles
    2. Règles de nommage des fichiers
  2. Intégrer un fichier bureautique dans Flora
    1. Créer une notice dans une table réservoir
    2. Ajouter un fichier bureautique
    3. Intégrer des fichiers océrisés dans Flora
  3. Intervenir sur les document bureautiques
    1. Organiser avec des sous-dossiers
    2. Renommer un fichier bureautique
    3. Supprimer un fichier bureautique

Aller plus loin

Icônes principales

  • : Créer / Ajouter documents
     
  • : Fenêtre de gestion des fichiers
     
  • : Valider les modifications
     
  • : Importer des fichiers par lot