Code source wiki de B. Fichiers bureautiques

Version 135.1 par Doriane Bautista le 2025/03/20 11:50
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1 **Sommaire**
2
3 {{toc/}}
4
5
6 = Avant propos =
7
8 == Définitions ==
9
10
11 Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.WebHome]]**.
12
13
14 == Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
15
16
17 Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
18
19 Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
20
21
22 == Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
23
24
25 Les noms des fichiers associés dans le réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
26
27 * le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
28 * les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
29 * le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
30 * la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
31
32 = Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
33
34
35 == Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
36
37
38 === Étape préalable ===
39
40
41 ==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
42
43 Exemple pour la table Autres Documents.
44
45 (% style="text-align:center" %)
46 [[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
47
48 Compléter la grille de saisie et enregistrer.
49
50 (% style="text-align:center" %)
51 [[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
52
53
54 Résultat :
55
56 (% style="text-align:center" %)
57 [[image:1742386828119-275.png||class="img-thumbnail"]]
58
59
60 === Rattacher le fichier numérique concerné ===
61
62
63 Exemple pour la table Autres Documents.
64
65 Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents du réservoir. Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le cadre situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
66
67 [[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
68
69
70 Résultat :
71
72 (% style="text-align:center" %)
73 [[image:1742370434559-410.png||class="img-thumbnail"]]
74
75
76 (% class="box infomessage" %)
77 (((
78 **Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
79 )))
80
81 === Erreur fréquente ===
82
83
84 ==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
85
86 Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
87
88 L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents et effectuer le glisser-déposer.**
89
90 (% style="text-align:center" %)
91 [[image:1742382344650-285.png||class="img-thumbnail"]]
92
93 == Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
94
95
96 === Étape préalable ===
97
98
99 ==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
100
101 (% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
102
103 (% style="text-align:center" %)
104 [[image:1742370044507-152.png||class="img-thumbnail"]]
105
106 Compléter la notice et enregistrer.
107
108 (% style="text-align:center" %)
109 [[image:1742370115405-433.png||class="img-thumbnail"]]
110
111
112 === Rattacher le fichier numérique concerné ===
113
114
115 Exemple pour la table Autres Documents.
116
117 (% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
118
119 (% style="text-align:center" %)
120 [[image:1742371473446-228.png||class="img-thumbnail"]]
121
122 (% class="wikigeneratedid" %)
123 Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
124
125 (% style="text-align:center" %)
126 [[image:1742370929430-797.png||class="img-thumbnail"]]
127
128
129 (% class="wikigeneratedid" %)
130 Une fenêtre s'ouvre : dans ajout unitaire, cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
131
132 (% style="text-align:center" %)
133 [[image:1742370998317-607.png||class="img-thumbnail"]]
134
135
136 (% style="text-align:center" %)
137 [[image:1742371114979-886.png||class="img-thumbnail"]]
138
139
140 Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
141
142 (% style="text-align:center" %)
143 [[image:1742371203806-126.png||class="img-thumbnail"]]
144
145
146 Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
147
148 (% style="text-align:center" %)
149 [[image:1742371337527-507.png||class="img-thumbnail"]]
150
151
152 (% class="wikigeneratedid" %)
153 Résultat :
154
155 (% style="text-align:center" %)
156 [[image:1742371433250-300.png||class="img-thumbnail"]]
157
158
159 = Visualiser les fichiers bureautiques =
160
161
162 Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
163
164
165 == Depuis une liste de résultats ==
166
167
168 Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
169
170 Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
171
172
173 Exemple pour la table Autres documents.
174
175 Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
176
177 (% style="text-align:center" %)
178 [[image:1742372043009-259.png||class="img-thumbnail"]]
179
180 (% style="text-align: center;" %)
181 //Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
182
183 Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
184
185 (% style="text-align:center" %)
186 [[image:1742372242746-712.png||class="img-thumbnail"]]
187
188 (% style="text-align: center;" %)
189 //Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
190
191 == Depuis une notice ==
192
193
194 === Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
195
196
197 Exemple pour la table Unités d'archives.
198
199 Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
200
201 (% style="text-align:center" %)
202 [[image:1742372543453-964.png||class="img-thumbnail"]]
203
204
205 Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
206
207 * Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
208 * Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
209
210 Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
211
212 (% style="text-align:center" %)
213 [[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
214
215
216 (% class="box infomessage" %)
217 (((
218 **Attention, parfois le réservoir de médias et de documents peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le réservoir sera déployé par défaut.**
219 )))
220
221 (% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
222
223 (% style="text-align:center" %)
224 [[image:1742372626804-830.png||class="img-thumbnail"]]
225
226
227 Pour le masquer :
228
229 (% style="text-align:center" %)
230 [[image:1742372590825-927.png||class="img-thumbnail"]]
231
232
233 === Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et documents ===
234
235
236 Lorsque une notice principale est liée à une table du réservoir , il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale
237
238 Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
239
240 Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents
241
242 (% style="text-align:center" %)
243 [[image:1742373705137-166.png||class="img-thumbnail"]]
244
245
246 (% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
247
248 (% style="text-align:center" %)
249 [[image:1742372887358-150.png||class="img-thumbnail"]]
250
251
252 = Intervenir sur les fichiers bureautiques =
253
254
255 **Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et documents.**
256
257
258 == Télécharger un fichier bureautique ==
259
260
261 Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
262
263 Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
264
265 (% class="box infomessage" %)
266 (((
267 **Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
268 )))
269
270 (% style="text-align:center" %)
271 [[image:1742373012259-342.png||class="img-thumbnail"]]
272
273
274 == Créer un sous-dossier ==
275
276 (% class="box infomessage" %)
277 (((
278 **Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
279 )))
280
281 La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
282
283 Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
284
285 Depuis l'onglet Document :
286
287 Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
288
289 (% style="text-align:center" %)
290 [[image:1742375106265-683.png||class="img-thumbnail"]]
291
292 Résultat :
293
294 (% style="text-align:center" %)
295 [[image:1742375161455-329.png||class="img-thumbnail"]]
296
297 Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
298
299 Résultat :
300
301 (% style="text-align:center" %)
302 [[image:1742375491437-519.png||class="img-thumbnail"]]
303
304
305 == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
306
307
308 (% class="box infomessage" %)
309 (((
310 **Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
311 )))
312
313 L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
314
315 Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
316
317 Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
318
319 * Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
320 * Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
321
322 Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion des fichiers :
323
324 (% style="text-align:center" %)
325 [[image:1742375715691-212.png||class="img-thumbnail"]]
326
327
328 Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
329
330 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
331 * Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
332
333 (% style="text-align:center" %)
334 [[image:1742375762871-857.png||class="img-thumbnail"]]
335
336
337 (% class="wikigeneratedid" %)
338 Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
339
340 (% style="text-align:center" %)
341 [[image:1742375950542-801.png||class="img-thumbnail"]]
342
343
344 (% class="wikigeneratedid" %)
345 Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
346
347 (% style="text-align:center" %)
348 [[image:1742376034597-881.png||class="img-thumbnail"]]
349
350
351 == Modifier un fichier bureautique ==
352
353
354 Se positionner dans l'onglet Documents, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
355
356 (% style="text-align:center" %)
357 [[image:1742373210341-606.png||class="img-thumbnail"]]
358
359
360 Il est alors possible de renommer le document.
361
362 (% style="text-align:center" %)
363 [[image:1742373271113-620.png||class="img-thumbnail"]]
364
365
366 == Supprimer un fichier bureautique ==
367
368
369 Se positionner dans l'onglet Documents, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
370
371 (% style="text-align:center" %)
372 [[image:1742373109216-343.png||class="img-thumbnail"]]
373
374
375 Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
376
377 (% style="text-align:center" %)
378 [[image:1742373327909-582.png||class="img-thumbnail"]]
379
380
381 = Gérer des fichiers océrisés =
382
383
384 == Définitions ==
385
386
387 L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
388
389 Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
390
391 Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
392
393 * Bibliothèque (catalogue)
394 * Autres Documents
395 * Unités d'archives
396
397 == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
398
399
400 L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
401
402 Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
403
404 * L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
405 * Via la fenêtre de gestion des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
406
407 == Rechercher en texte intégral ==
408
409
410 Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
411
412
413 (% class="etape" id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" %)
414 === Recherche simple en texte intégral ===
415
416
417 Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
418
419 Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
420
421 Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
422
423 (% style="text-align:center" %)
424 [[image:1742377873928-725.png||class="img-thumbnail"]]
425
426 (% style="text-align: center;" %)
427 //Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
428
429
430 === La recherche générique en texte intégral ===
431
432
433 (% class="box infomessage" %)
434 (((
435 **Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
436 )))
437
438 La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
439
440 [[image:1742378613587-302.png||class="img-thumbnail" style="float:right"]]
441
442
443
444
445
446
447
448 Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
449
450 **Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
451
452 **Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
453
454 **Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
455
456 **Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
457
458
459 //Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
460
461 //Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
462
463
464 (% class="etape" id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" %)
465 == Visualiser la liste de résultats ==
466
467
468 La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
469
470 (% style="text-align:center" %)
471 [[image:1742378081082-829.png||class="img-thumbnail"]]
472
473 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
474 (% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
475
476
477 (% class="etape" id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" %)
478 === Visualiser le texte indexé ===
479
480
481 Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
482
483 Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
484
485 (% style="text-align:center" %)
486 [[image:1742378170505-778.png||class="img-thumbnail"]]
487
488 (% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
489 (% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
490
491
492 (% class="etape" id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" %)
493 === Visualiser le fichier natif ===
494
495
496 Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
497
498 (% style="text-align:center" %)
499 [[image:1742378265605-571.png||class="img-thumbnail"]]
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501 (% style="text-align: center;" %)
502 (% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
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505 (% class="etape" id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" %)
506 === Visualiser le score de pertinence ===
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508
509 La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
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511 Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
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514 (% style="text-align:center" %)
515 [[image:1742377933286-240.png||class="img-thumbnail"]]
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517 (% style="text-align: center;" %)
518 //Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//

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