Comprendre les notions clés

Réservoir de médias et de documents

Le réservoir regroupe toutes les tables spécialisées où les fichiers numériques sont stockés et décrits :

• Photothèque : pour les images
• Vidéothèque : pour les vidéos
• Documents : pour les fichiers bureautiques
• Sonothèque : pour les fichiers audio
• Archives numériques : pour les documents liés aux fonds d’archives

Chaque fichier y est décrit par une notice dédiée, qui peut ensuite être liée à une ou plusieurs autres notices dans Flora.

Connaître les formats de fichiers acceptés

Flora prend en charge les formats les plus courants :

Pavé de gestion de fichiers

Présent dans chaque notice du réservoir, il vous permet de téléverser et gérer vos fichiers en quelques clics.

Lien entre notices

Depuis une notice principale (bien, personne, événement…), vous pouvez créer un lien vers une notice du réservoir.

Pavé de visualisation des fichiers

Une fois le lien établi, les fichiers apparaissent automatiquement dans un pavé de visualisation intégré à la notice principale.
Pratique pour visualiser les médias sans quitter la fiche !

Pourquoi ne pas stocker directement les fichiers dans chaque table ?

Historiquement, Flora permettait d’attacher directement les fichiers numériques dans les notices des biens.

Mais cette méthode s’est révélée rapidement limitée :

• Impossible de décrire finement les fichiers (droits, auteurs, formats…)
• Difficulté à contrôler les droits d’accès et les usages
• Impossibilité de réutiliser un même fichier dans plusieurs notices

La solution : centraliser les fichiers dans des tables réservoirs dédiées.

Avantages du stockage centralisé :

• Une gestion indépendante des fichiers et de leurs métadonnées

• La possibilité de lier un même fichier à plusieurs notices (ex. une photo associée à la fois à un bien, à un événement et à une personne)

• Meilleure description des fichiers (auteur, date, droits…)

• Contrôle des accès et des droits par table

Liens, fichiers et notices : le fonctionnement en clair

Le système de gestion des fichiers dans Flora repose sur une articulation claire entre deux types de tables.

Découvrez leur parcours dans Flora grâce au schéma ci-après :

• À gauche, les tables documentées (Biens, Événements, Lieux, Personnes, etc.)
  → Ces notices ne contiennent pas les fichiers eux-mêmes, mais peuvent y faire référence via un lien documentaire.
• À droite, les tables du réservoir multimédia (Photothèque, Vidéothèque, Documents, Archives, etc.)
  → Ce sont elles qui hébergent les fichiers numériques ainsi que leurs données descriptives (titre, auteur, droits, format…).

Gérer les médias et les documents dans le réservoir

Dans Flora, chaque fichier (photo, vidéo, son, PDF…) est associé à une notice descriptive dans une table spécialisée du réservoir (Photothèque, Documents, Vidéothèque…).

Ces notices permettent de :

• Décrire le fichier (titre, auteur, droits, description…)

• Téléverser le fichier par glisser-déposer

• Accéder à des fonctions avancées (zoom sur image, capture d’un moment vidéo…)

Créer une notice descriptive dans une table du réservoir

1. Accédez à la table souhaitée (ex. : Photothèque)
2. Cliquez sur l’icône Créer une notice
3. Choisissez une grille de saisie adaptée
4. Complétez les données descriptives du fichier (titre, auteur, description, droits…)
5. Cliquez sur Enregistrer

Ajouter un fichier numérique

Après l’enregistrement de la notice :

• Glissez le fichier directement dans la zone prévue

• Ou utilisez le pavé de gestion de fichiers pour téléverser manuellement

Cas particulier : gérer les fichiers 3D

Version 4.5.25 et ultérieures

Flora ne permet pas le stockage direct des fichiers 3D.

Ces derniers sont hébergés sur Sketchfab, puis intégrés via un lien externe dans une notice de la Photothèque.

Les navigateurs web et systèmes d’exploitation comme Windows ne permettent pas encore d'afficher nativement les fichiers 3D. L’intégration via Sketchfab permet donc de contourner cette limite.

1. Créez une notice Photothèque pour le fichier 3D
2. Renseignez l’URL Sketchfab dans le champ prévu
3. Cliquez sur le bouton de visualisation pour ouvrir le modèle
4. Le modèle est consultable directement depuis Flora, dans une fenêtre dédiée, avec possibilité de rotation, zoom et manipulation.

Illustrer une notice principale avec un fichier d'une des tables réservoirs

Une fois le fichier créé dans le réservoir, vous pouvez le lier à toute autre notice (bien, entrée, personne…).

Le fichier apparaîtra alors :

• Dans la notice principale, via un pavé de visualisation
• Dans la notice du réservoir, via la liste des notices liées

1. Ouvrez la notice principale (ex. : bien) en mode modification
2. Dans le groupe de champs Documentation, sélectionnez le champ de lien
3. Renseignez le lien vers la notice du fichier
4. Cliquez sur Enregistrer
5. Le lien documentaire devient actif : le fichier s’affiche automatiquement dans le pavé de visualisation de la notice principale