Le dédoublonnage consiste à supprimer de(s) doublon(s) et transférer les notices liées vers la notice conservée. Aucune fusion n'est effectuée : seule la notice d'origine est conservée.

La fonction de dédoublonnage est disponibles dans la Bibliothèque, pour les références bibliographiques ainsi que pour les notices d'autorités UNIMARC (Auteur, Collectivité,Collection, Éditeur) et les notices d'autorités non hiérarchisées des biens (tables Personnes).

Pour la bibliothèque, les exemplaires, lignes de commande, prêts, réservations et mises à disposition des notices supprimées sont transférés à la notice conservée.Dans le cas d'un périodique, les numéros, les abonnements et l'état de collection sont également gérés.

Créer un panier de dédoublonnage

Sélectionner la notice à sauvegarder

Après avoir effectué une recherche, à partir d'une liste résultat, sélectionner la notice à dédoublonner ; c'est-à-dire celle qui sera conservée, et à laquelle seront rattachés les éléments associés aux doublons.

Créer le panier

Pour créer un nouveau panier, cliquer sur cette icône   dans la barre d'outil et cliquer sur Nouveau Panier.

Création d'un nouveau panier de dédoublonnage

Une fois créé, le libellé du panier reprend automatiquement le nom usuel de l'autorité à dédoublonner ou bien, le titre de la référence bibliographique à dédoublonner .

Exemple de libellé de panier de dédoublonnage

Alimenter le panier

Sélectionner la notice à supprimer ; c'est-à-dire celle qui sera ne sera pas conservée.

Dans la barre d'outils, cliquer sur l'icône , sélectionner le panier de dédoublonnage créé et cliquer sur Ajouter sur.

Ajout de notices au panier de dédoublonnage

Gérer les paniers de dédoublonnage

Une fois la notice à supprimée ajoutée sur la notice à conserver, se diriger dans le Menu Outils de l'espace Décrire pour supprimer la notice en doublon.

Lancer le dédoublonnage

Sélectionner le panier : la liste des notices intégrées est présentée.

Cocher les notices à supprimer dans la liste.

Cliquer sur le bouton  , puis sur le bouton Lancer le traitement dans la fenêtre qui s'ouvre.

Suppression de doublons dans le menu Outils

Chaque action de mise à jour, suppression et dédoublonnage est tracée dans la zone Modifications effectuées.

Un clic sur la disquette permet de télécharger le rapport de dédoublonnage dans des fichiers texte.

Points d'attention pour la Bibliothèque

Traiter un panier de dédoublonnage de monographies

Liste des modifications effectuées lors de la suppression du doublon :

• la mise à jour des fiches liées à la notice à supprimer
• exemplaires (ICOMM_ITEM)
• prêts (ICOMM_LOAN)
• mises à disposition et demandes de réservation (ICOMM_HOLD)
• lignes de commande (IORDER_LINE)
• notices du catalogue (UNIMARC)
• la suppression du(des) doublon(s)
• le rappel de la notice dédoublonnée.

Traiter les demandes de réservation et de mises à disposition

Si pour un lecteur donné, il existe déjà une demande de réservation (doublon) liée à la notice catalographique à dédoublonner avec les mêmes caractéristiques (Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) alors celle qui est liée à la notice à supprimer est également supprimée. Sinon, son champ de lien est mis à jour vers la notice catalogue à dédoublonner.

Traiter un panier de dédoublonnage de périodiques

Numéros de périodique

Dans la liste des modifications effectuées, on voit la mise à jour ou suppression des numéros de périodique liés à la notice catalographique à supprimer. Les numéros sont supprimés s'il existe déjà un numéro de périodique avec les mêmes caractéristiques (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) pour la notice à conserver. Sinon, le champ de lien est simplement mis à jour vers la notice catalographique à dédoublonner.

Les demandes de réservation ou mises à disposition liées à un numéro de périodique supprimé sont ensuite traitées de la manière suivante :

• Si pour un lecteur donné, il existe une demande de réservation liée au numéro de périodique (doublon) avec les mêmes caractéristiques (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) alors elle est supprimée. Sinon elle est mise à jour : le champ de lien est mis à jour vers le numéro de périodique à dédoublonner.
• Si le numéro de périodique a été mis à jour, la réservation n'est pas mise à jour, le lien vers la notice catalographique retenue étant établi au niveau du numéro.

État des collections

Les états des collections liés à la notice catalogue à supprimer sont traités de la manière suivante :

• S'il existe déjà un état de collection avec les mêmes caractéristiques (Site destinataire) pour la notice catalographique à dédoublonner, il est fusionné avec ce dernier puis supprimé.
• Si aucun état de collection avec les mêmes caractéristiques est lie a la notice catalographique à dédoublonner, le champ de lien est mis à jour vers la notice catalographique retenue.

Autres éléments

En ce qui concerne les exemplaires :

• S'il existe un exemplaire d'un numéro supprimé, son champ de lien est mis à jour vers le numéro de périodique retenu.
• Dans tous les cas, le lien vers la table UNIMARC est mis à jour vers la notice catalographique dédoublonnée.

De la même manière, un prêt lié à un numéro supprimé est mis à jour vers le numéro retenu.

Pour toutes les autres notices de l'application liées au numéro de périodique supprimé (doublon), les champs liés sont mis à jour vers le numéro de périodique dédoublonné. Il s'agit des mêmes éléments que pour les monographies avec en plus :

• Abonnements (ISUBSCRIPTION),
• Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE).