Le module de Régie des biens a été conçu pour permettre au musée de choisir la finesse de description scientifique, planification et suivi des évènement, type d'évènements en fonction des ressources du personnel affecté à ces opérations.

Il est donc possible de se contenter d'une saisie documentaire et historique à minima, pour gagner du temps en saisie

La planification des événements et la gestion des mouvements permettra une meilleur visibilité, un partage d'information en temps réels aux équipes (conservation, documentalistes, équipes régie...) où sont les biens, quand vont ils partir ou revenir...,  ainsi qu'un archivage automatique de toutes ces données de gestion.

Les grilles de saisie y sont donc très complètes mais il appartiendra à chaque musée d'établir sa propre charte de saisie en fonction des besoins réels. Ne saisir que des données que l'on veut partager ou conserver

Avant de rentrer dans le détail de la planification et du suivi des mouvements et évènements, il est recommandé de commencer par la saisie à minima des éléments suivants

• Historique des expositions et restaurations
• Constats d'état et données de conservation préventive
• Valeurs d'assurance (estimations)

A noter que depuis la version 3, il est possible de gérer les informations relatives aux expositions temporaires organisées dans les murs du musée

Le module de régie s'articule autour de plusieurs tables dédiées :

• Événements : prêts, expositions temporaires, dépôts, restaurations...
• Biens dans l'évènement (nouveauté v4) : table de liens entre les événements et les biens permettant de saisir des données propre à chaque bien dans l'évènement
• Mouvements : sortie (préalable à l'évènement), entrée (postérieur à l'évènement)
• Biens dans le mouvement : table de liens entre les mouvements et les biens permettant de saisir des données propre à chaque bien dans chaque mouvement ( un mouvement = un transport)

Les commissions (acquisition, prêt), dépôts de plaintes, mouvements internes (chantiers de collection, marquage, mise à disposition sur place...) seront eux aussi gérés dans la table des évènements, mais en règle général on ne gérera pas de mouvements pour les biens concernés. Seuls les liens entre biens et évènement seront crées, puis l'état d'avancement de l'évenement permettra de savoir s'il est en préparation, en cours  ou terminé

Le module de régie utilise aussi des tables partagées avec les autres utilisateurs de Flora

• Biens : tous les biens sont utilisable dans le module de régie
• Emplacements : pour gérer les localisations d'arrivée et de départ des mouvements
• Parcours thématiques : pour préparer la scénographie des expositions temporaires organisées par le musée
• Constats d'états
• Estimations - valeurs d'assurance

Le contenu de ces tables est brièvement décrit ici

Par rapport à une saisie purement documentaire et historique , la planification des évènements et mouvements apportera les avantages suivants

• partage des informations sur le planning des évènement et mouvements prévus
• gestion administrative de la préparation des évènements et mouvements
• gestion des emplacements d'arrivée et/ou de retour, avec lise à jour de la localisation actuelle du bien en temps réel pour toujours "savoir où sont les biens"

Les grilles de saisie comportent de nombreux champs, il appartiendra à chaque musée de choisir le niveau de précisions de saisie en fonction des besoins

A noter que lors de la validation de l'exécutions des mouvements de retour (entrée), l'historique des expositions et restaurations se mettra à jour automatiquement dans les champs Evenements et restauration de la notice bien comme si vous aviez fait une saisie manuelle rétrospective

Comment faire pour gérer

1. A savoir avant de commencer
2. Les localisations par lot et avec historique
3. Les prêts pour expositions
4. Les restaurations
5. Les dépôts
6. Les exports GAM3 (uniquement pour les musées nationaux)
7. les expositions temporaires organisées par le musée
8. Les déménagements avec mouvement de transfert
9. les états d'avancements de l'évènement et de ses mouvements (sorties - entrées)
10. Les demandes de marquage, photo...
11. Demandes de travaux (reproductions,copies...)
12. Les commissions
13. Les radiations
14. Mettre en place un plan de sauvegarde des biens culturels

Questions réponses

1. c'est quoi un type d'évènement
2. Destinataires et fonctions pour les dépôts
3. commente gérer les changements de nom des organismes